Die STATIK-Methode ist ein Prozess in acht Schritten, die Sie nicht zwingend chronologisch, sondern als eine Art Checkliste für die erfolgreiche Implementierung eines Kanban-Systems verwenden können. Möglicherweise liegen bereits Ergebnisse für einen Schritt aus anderen Quellen (z.B. Workshops, Marktforschung) vor, die Sie direkt verwenden können. Jeder Schritt ist darauf ausgelegt, Ihnen ein tieferes Verständnis für Ihren Service und dessen Umfeld zu vermitteln. Die Ergebnisse eines Schrittes dienen als wichtige Grundlage für den jeweils nächsten.

Wichtig zu verstehen ist, dass diese Schritte nicht nur einmalig beim Aufsetzen des Kanban-Systems zu durchlaufen sind, sondern einen Prozess zur wiederkehrenden Überprüfung und kontinuierlichen Verbesserung darstellen.

Der hier vorgestellte Aufbau von STATIK basiert auf den Publikationen von Mike Burrows und David Anderson. Näheres dazu im Abschnitt "Herkunft".

Als Unterstützung können Sie optional den von mir entwickelten Canvas verwenden, den Sie zusammen mit dem PDF der Methode in einer ZIP-Datei herunterladen können. Genauso können Sie die Ergebnisse der einzelnen Schritte auf Flipcharts, Moderationswänden oder bei Remote-Arbeitsgruppen auf virtuellen Whiteboards festhalten.

Bild 1 zeigt die erste Seite des STATIK-Canvas, mit einer schematischen Visualisierung des Ablaufs. Die acht Schritte sind:

1. Verstehen Sie Ihre Kundschaft!
2. Ermitteln Sie die Quellen der Unzufriedenheit!
3. Bestimmen Sie die Anforderungen!
4. Analysieren Sie Ihre Lieferkapazität!
5. Designen / modellieren Sie den Workflow!
6. Legen Sie die Service-Klassen fest!
7. Definieren Sie das Kanban-System!
8. Kommunizieren und diskutieren Sie das Ergebnis!

Vorab 3 Begriffsklärungen zum besseren Verständnis

Kanban-System: Ein visuelles System zur Verwaltung von Arbeitsabläufen. Es benutzt Karten, Spalten und kontinuierliche Verbesserung, um die Arbeit zu visualisieren und den Arbeitsfluss zu steuern. Dabei existieren Regeln und Vorgaben, Serviceklassen und Kadenzen (festgelegte Zeiträume). Das Kanban-System dient dazu, die Arbeit auf das Teamkapazität abzustimmen, um Überlastungen zu vermeiden. Es hilft, Engpässe in einem Prozess zu identifizieren und zu lösen.

Kanban Board: Eine physische oder digitale Arbeitsfläche, die den Fluss der Arbeit in einem Kanban-System visualisiert. Ein Kanban-Board ist in Spalten unterteilt, die verschiedene Phasen des Arbeitsablaufs darstellen, z.B. "zu tun", "in Arbeit" und "fertig". Jede Karte auf dem Board repräsentiert eine Aufgabe und wird von Spalte zu Spalte bewegt, um ihren Fortschritt durch den Prozess zu zeigen.

Kanban-Service: Eine Dienstleistung, die z.B. eine Organisationseinheit bereitstellt. Es kann intern (z.B. der IT-Support innerhalb einer Firma) oder extern (z.B. ein Kundenservicecenter) sein. Ein Kanban-Service verwendet ein Kanban-System, um den Fluss der Arbeit zu verwalten und die Servicequalität, Effizienz und Reaktionsfähigkeit kontinuierlich zu verbessern.

Beispiel Arbeitsorganisation in einem Software-Unternehmen

Als einfaches, aber durchgehendes Beispiel betrachten wir das Scrum Team eines kleinen Software-Unternehmens. Das Team besteht aus sechs Menschen, die zusammen eine kleine App im Bereich eLearning entwickeln. Die tägliche Arbeit organisieren die Entwicklerteams des Unternehmens mit Kanban-Boards, aber es gab dabei immer wieder Missverständnisse und Störungen im Ablauf, die zu Unzufriedenheiten bei den Kunden führten. Das Scrum Team unseres Beispiels entscheidet, sein Kanban-Board mit Hilfe der STATIK-Methode zu optimieren, nachdem es in einer Retrospektive auf diese Technik gestoßen ist.

Schritt 1: Entwickeln Sie ein Verständnis für Ihre Kundschaft!

Zweck dieses Schritts

• Wir brauchen ein gemeinsames Verständnis von den Bedürfnissen der Kundschaft. Nur so können wir entsprechende Optimierungen im Sinne des "Warums" aus Kundenperspektive vornehmen.
• Um die richtigen Verbesserungen vorzunehmen, müssen wir verstehen, wieso und wie unser Service in das große Ganze der Kundschaft passt.
• Kunden und Kundinnen sind nur bereit, für Serviceleistungen Geld auszugeben, die ihr "Warum" erfüllen, d.h. zu ihrem "Purpose" beitragen.

Das ermittelte Warum bzw. den Purpose der Kundschaft gilt es, beständig im Auge zu behalten.

Vorgehen

Als erstes müssen Sie Ihre Kundschaft verstehen. Sie müssen verstehen, was Ihren Service für die Kunden und Kundinnen wertvoll macht. Welche Bedürfnisse und Erwartungen haben sie? Was ist ihnen wichtig? Die Beantwortung der Frage kann unterschiedlich erfolgen. Sie können z.B. Kundenbefragungen durchführen. Eine andere Möglichkeit ist es (wenn Sie die Informationen bekommen können) durch Modelle Ihre Kundschaft und deren Zweck zu verstehen. Basierend darauf erhalten Sie einen konkreten Blick auf die Dinge. Beachten Sie dabei immer die folgenden Aspekte:

• Wenn Sie selbst glauben, für die Kundschaft sei etwas wichtig, bedeutet das noch nicht, dass dies auch der Realität entspricht.
• Wenn der Kunde oder die Kundin sagt, Ihr Service sei besonders wertvoll, ist das bereits ein guter Indikator. Diese Aussage deckt aber nicht automatisch die gesamte Perspektive ab.
• Wenn Sie weitere unabhängige Perspektiven hinzuziehen können, die das Warum Ihrer Kundschaft greifbar und belegbar machen und wie wertvoll Ihr Service ist, dann sind das sehr wertvolle, zusätzliche Informationen.

Dieser Schritt wird in Abhängigkeit von der Reife eines Teams oder eines Services oft zu Beginn weggelassen, da die Kundenperspektive und die Kundenbedürfnisse bereits vielfach erfasst wurden. Es ist dennoch sinnvoll, diesen Schritt zumindest mit der Übernahme der Ergebnisse bewusst zu gehen.

Methoden / Werkzeuge

Je nach Kontext können Sie hier mit Tools, wie dem Golden-Circle-Modell nach Simon Sinek, dem Business Model Canvas nach Osterwalder und Pigneur oder auch dem Value Proposition Canvas arbeiten (für das Warum der Kundschaft). Diese Modelle sind nicht abschließend und vollumfänglich und können unterschiedlich je nach Kontext angepasst werden. Achten Sie immer darauf, wie Sie Ihrem Warum (oder dem der Kundschaft) näherkommen können.

Weitere Perspektiven liefern uns Interviews und objektive Kennzahlen, die wir für uns verwenden können. Hierfür gibt es zahlreiche Vorgehensweisen und Methoden, wie z.B. Be Your Customer!, Get Out of the House, Befragung, Kano-Modell, Personas, User Response Analysis oder Nine Whys (Liberating Structures). Diese sind für jeweils spezifische Kontexte und Settings ausgelegt – suchen Sie sich das für Sie passende Modell aus, kombinieren Sie oder passen Sie das Vorgehen auf Ihren Bedarf an.

Eintrag im STATIK-Canvas – Feld ″Purpose of the Product / Service″

Im Canvas können Sie nun bereits das erste Feld ausfüllen. Halten Sie Ihre Erkenntnis einfach im "Purpose of the Product / Service" fest. Reicht der Platz nicht aus, verweisen Sie auf weitere Dokumente und zögern Sie nicht, bei Bedarf Ihr eigenes Template von diesem Template abzuleiten.

Beispiel: aktiv zum Lernen animieren

Der eLearning-Anbieter möchte Lernprozesse nachhaltiger gestalten und Teilnehmende befähigen, selbstbestimmt zu lernen. Das "Warum" liegt darin, Lernerfolge zu erhöhen und Abbruchquoten zu senken. Die App soll dazu beitragen, dass Lernen wieder Teil des Alltags wird – nicht nur eine Pflichtaufgabe. Das Team hält diese und weitere Ideen im STATIK-Canvas fest.

In selben Zug tragen die Teammitglieder auch den Namen des Services, die Version und die Autoren und Autorinnen ein.