ONEPOINT Projects – Anlaufpunkt für alle Projektarten

Mit der Projektmanagement-Software ONEPOINT Projects haben Anwender nicht nur die Wahl zwischen „klassisch“ und „agil“, sondern sie können beide Varianten auch in hybriden Projekten und Programmen miteinander kombinieren. Neu in der aktuellen Version 19 sind die bordeigenen Funktionen für agiles Arbeiten. Auch Jira lässt sich per Schnittstelle einbinden. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen.

ONEPOINT Projects – Anlaufpunkt für alle Projektarten

Mit der Projektmanagement-Software ONEPOINT Projects haben Anwender nicht nur die Wahl zwischen „klassisch“ und „agil“, sondern sie können beide Varianten auch in hybriden Projekten und Programmen miteinander kombinieren. Neu in der aktuellen Version 19 sind die bordeigenen Funktionen für agiles Arbeiten. Auch Jira lässt sich per Schnittstelle einbinden. Dr. Mey Mark Meyer hat sich die aktuelle Version für Sie angesehen.

Agile Methoden gehören zu den etablierten Standards im PM-Werkzeugkasten moderner Projektorganisationen. Diverse Tools konzentrieren sich voll und ganz auf diesen Bereich und stellen dafür spezielle Funktionen zur Verfügung. Nicht immer ist agiles Vorgehen allerdings das Nonplusultra. Häufig hat auch eine traditionelle Vorausplanung des Projekts mittels Terminplan und Abhängigkeiten ihre Berechtigung. So gesteuerte Projekte müssen ebenso wie agil gesteuerte Projekte in das Projektportfolio passen und in Multiprojekt-Auswertungen berücksichtigt werden.

ONEPOINT Projects verbindet Multiprojektmanagement, agil gesteuerte Projekte sowie bewährt vorausgeplante „klassische“ Projekte in einem einzigen Werkzeug. Für agile Projekte wurde dazu bislang die weitverbreitete Software „Jira“ angebunden. Die aktuelle Version 19 von ONEPOINT Projects bietet für die Planung mittels Taskboards und nach Scrum zusätzlich auch eigene Funktionen. Anwender haben damit nicht nur die Wahl zwischen „klassisch“ und „agil“, sondern können beide Varianten auch in hybriden Projekten und Programmen miteinander kombinieren.

Agil arbeiten mit Bordmitteln

Wer mit ONEPOINT Projects agil arbeiten möchte, kann Epics und Storys im Backlog formulieren und die Aufwände z.B. als Storypoints schätzen. Auch Mitarbeiter lassen sich bereits einplanen, sofern das Team diese Aufgabe später nicht selbst übernehmen soll. Anschließend erfolgt die Planung, bei der die Elemente des Backlogs mit der Maus den einzelnen Sprints zugeordnet werden (Bild 1). Zugeordnete Storys zeigt die Software dann auf einem Taskboard an. Die Spalten dort entsprechen derzeit immer einem bestimmten Fertigstellungsgrad (Nicht gestartet, 25%, 50%, 75%, Fertig). Die Möglichkeit, eigene Spaltenbezeichnungen zu wählen (z.B. Nicht gestartet, Konzeption, Umsetzung, Test, Fertig), würde die Funktion abrunden.

Zusätzlich zu einer Jira-Schnittstelle bietet ONEPOINT Projects auch eingebaute Funktionen für agiles Projektmanagement
Bild 1: Zusätzlich zu einer Jira-Schnittstelle bietet ONEPOINT Projects auch eingebaute Funktionen für agiles Projektmanagement

Mit der Sprintplanung entsteht automatisch auch die Ressourcenplanung: Anhand der Aufwandsschätzungen kann ONEPOINT Projects aus den bisherigen Sprints die Velocity berechnen. Das hilft, die erwartete Teambelastung zu ermitteln oder umgekehrt den für ein Team realistischen Sprintumfang abzuschätzen. Die langfristige Planung von Sprints und Ressourcen entspricht so zwar nicht der reinen Lehre im agilen Projektmanagement, aber genau darin liegt die Stärke von ONEPOINT Projects: Die Software ermöglicht auch eine gemischte, „hybride“ Vorgehensweise, bei der z.B. Sprints stärker als eigentlich üblich vorausgeplant werden. In einem ansonsten klassisch geplanten Programm kann ein agiles Projekt dann als Projektphase eingefügt werden.

Agiles Projektmanagement mit Jira

Mit den bordeigenen Funktionen der Software lässt sich bereits gut agil arbeiten. Für weitergehende Anforderungen, z.B. Workflows, kann Jira genutzt werden, für das eine standardisierte Schnittstelle existiert. Auch für Organisationen, die Jira bereits als Tool für agiles Projektmanagement einsetzen, bietet die Verbindung mit ONEPOINT Projects Vorteile: Viele Anwender können in ihrer gewohnten Umgebung weiterarbeiten und es entsteht dennoch ein integrierter Überblick über das gesamte Projektportfolio. Während Jira vorrangig die Perspektive auf Produkte und einzelne Projekte bedient, liefert ONEPOINT Projects zusätzlich eine Reihe von Funktionen für das Multiprojektmanagement, wie z.B. Projektanträge, Ressourcenplanungen und Portfolio-Übersichten.

Zusammenspiel von ONEPOINT Projects und Jira

Für das Zusammenspiel zwischen Jira und ONEPOINT Projects gibt es eine klare Rollenverteilung: Jira ist für die Projekt-Ideensammlung, die Projektdurchführung und die Fortschrittserfassung bei agilen Projekten zuständig. Um alles andere kümmert sich ONEPOINT Projects.

Anwender erstellen Projektaufgaben zunächst in ONEPOINT Projects. Dann wird die Planung mit einem passenden Jira-Projekt verbunden. Dadurch entsteht für jede Aktivität in ONEPOINT Projects ein entsprechendes Jira-Issue. Die Projektstruktur wird dabei nicht übernommen, sodass die Liste von Issues in Jira frei gegliedert und unterteilt werden kann. Die ursprüngliche Struktur bleibt in ONEPOINT Projects erhalten und kann dort weiter für Auswertungen genutzt werden. Eine bidirektionale Schnittstelle zwischen beiden Systemen sorgt dafür, dass die Informationen jeweils auf dem aktuellen Stand sind.

Bei der Synchronisation ist Jira für den Bearbeitungsstatus und die erfassten Projektzeiten maßgebend, während ONEPOINT Projects Fälligkeitstermine, Planaufwände und auch eingeplante Ressourcen bestimmt. So können alle Projekte in einer unternehmensweiten Ressourcenplanung berücksichtigt werden. Wie detailliert die Top-Down-Vorgaben sind und wie viel Freiheit das agile Team in der Planung hat, wird dadurch entschieden, dass mehr oder weniger detaillierte Pläne in ONEPOINT Projects erstellt werden.

Klassisch und agil voll integriert

In der Praxis finden sich fast überall gemischte Projektportfolios mit agilen und klassischen Projekten. Oft werden die Methoden auch innerhalb eines einzelnen Projekts kombiniert, weil sich einige Projektphasen oder Arbeitspakete hervorragend mit agilen Methoden umsetzen lassen, andere jedoch eine genauere Vorausplanung benötigen. So könnte beispielsweise die Hardware-Konstruktion einem Gate-Ansatz folgen und die zugehörige Software agil entwickelt werden. Die frühe Planung eines Bauvorhabens mag von agilen Ansätzen profitieren, während die Realisierungsphase konkrete Terminpläne erfordert.

Projektplanung

ONEPOINT Projects setzt auf einfach zu bedienende Projektplanungs-Funktionen und deckt die wichtigsten Projektmanagement-Methoden ab. Dazu gehört ein Gantt-Diagramm für die einfach gehaltene Terminplanung, die zumindest die Vorwärtsplanung beherrscht. Die wichtigsten Termine des Projekts verdeutlicht die neue Timeline (Bild 2). Auch eine Dokumentenablage und sogar ein grafischer Projektstrukturplan stehen zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt die Software systematisches Risiko-Management durch eine grafische Risikoanalyse.

Typische Risiken können auf diese Weise In Projektvorlagen berücksichtigt werden, die dann für potentielle neue Projektideen als Risiko-Checkliste dienen. Auch der Projekt-Steckbrief mit den wichtigsten Eckdaten zum Projekt lässt sich direkt im Programm pflegen.

Die neue Timeline stellt den Terminplan präsentationstauglich dar
Bild 2: Die neue Timeline stellt den Terminplan präsentationstauglich dar

Ressourcen- und Kostenmanagement

Die Ressourcenplanung erfolgt mehrstufig, wobei die Mitarbeiter zunächst dem Gesamtprojekt zugewiesen und erst dann für konkrete Vorgänge im Projekt eingeplant werden. Dadurch ist das Projektteam immer übersichtlich definiert. Den Projektfortschritt bewerten die Projektleiter selbst oder sie lassen ihn aus den Zeitrückmeldungen des Teams berechnen. Auch ein grundlegendes Skill-Management ist an Bord. Die Abstimmung zwischen Projektmanagern und Ressourcen-Verantwortlichen unterstützt die Software durch einen einfach gehaltenen Workflow.

Zur Kostensteuerung lassen sich Planwerte und Ist-Buchungen mit konfigurierbaren Kostenarten erfassen. Diese Angaben können direkt in ONEPOINT Projects eingegeben oder z.B. alternativ über die SAP-Schnittstelle aus der Finanzbuchhaltung übernommen werden. Die Software erstellt aus den Werten übersichtliche Soll-Ist-Vergleiche und setzt die Zahlen ins Verhältnis zur erbrachten Leistung.

Die Budgetierungsfunktionen sind einfach gehalten: Ein „Budget-Meter“ informiert darüber, ob die Planung innerhalb des Gesamtbudgets eines Projekts liegt. Wie ein Fortschrittsbalken füllt es sich nach und nach bei zunehmenden Plan-Kosten. Wird das Budget überschritten, kennzeichnet das Programm den nicht gedeckten Anteil in deutlichem Rot. Wer im Projektverlauf genauere Aussagen wünscht, kann die Plan- und Istwerte detailliert in einer Earned-Value-Analyse betrachten.

Gerade beim Ressourcen- und Kostenmanagement wird deutlich, welche Vorteile eine integrierte Planung aller Projekte bietet: Unabhängig davon, ob ein Projekt mit einem Gantt-Terminplan, dem Taskboard in ONEPOINT Projects oder in Jira gesteuert wird, kann die Ressourcenplanung ein durchgängiges Bild vermitteln und auch die Kosten der Projekte laufen an einem zentralen Ort zusammen.

Übersicht im hybriden Portfolio

Für Multiprojekt- und Portfoliomanager ist es wichtig, mehrere Projekte gleichzeitig im Blick behalten zu können. Dabei helfen Projektlisten sowie verdichtete Informationen und Kennzahlen in Portfolio-Dashboards, die jeweils eine Gruppe von Projekten auswerten. So wird auf einen Blick deutlich, wie hoch z.B. die Gesamtkosten aller Projekte am Standort sind oder in welcher Phase sich die wichtigsten IT-Projekte gerade befinden.

Die Bedienung ist intuitiv: Anwender markieren die gewünschte Projektgruppe in einem Strukturbaum am linken Bildschirmrand und wählen dann auf einem Reiter die gewünschte Auswertung, etwa die Gesamt-Übersicht (Bild 3) oder eine Projektliste. Neu ist dabei eine KPI-Übersicht. Sie deckt neben Finanzen und Terminen auch methodische Aspekte ab, etwa wann der letzte Statusbericht für ein Projekt erstellt wurde. Hier wäre sicher auch die Information interessant, wie alt der letzte aktuelle Statusbericht in allen Projekten des Portfolios maximal ist, um Projekte mit ausstehenden Berichten schnell zu erkennen.

Portfolio-Dashboards fassen die wichtigsten Projekt-Kennzahlen, hier für alle Projekte, zusammen
Bild 3: Portfolio-Dashboards fassen die wichtigsten Projekt-Kennzahlen, hier für alle Projekte, zusammen

Projektstatusberichte

Die Statusberichtsfunktion von ONEPOINT Projects beschränkt sich nicht darauf, die Daten zusammenzufassen und grafisch aufzubereiten, die das Programm in seiner Datenbank abspeichert hat. Projektleiter können und sollen die Daten im Bericht vielmehr auch mit Kommentaren ergänzen und so ihre eigene Einschätzung abgeben. Kommentartexte können mit einfachen Formatierungen, wie etwa Aufzählungspunkten, strukturiert werden. Sind alle Angaben komplett, gibt der Anwender seinen Bericht frei und "unterschreibt" diesen damit quasi (Bild 4).

Wer für eine Vielzahl von Projekten verantwortlich ist, wird oft nicht die Zeit haben, jedes einzelne Projekt auf Planungsebene zu betrachten. Portfolio-Listen und entsprechende Dashboards sind nützlich, um eine Übersicht über die gesamte Projektlandschaft zu bekommen. Etwas mehr Informationen zu einem einzelnen Projekt erhalten Stakeholder dann aus den Statusberichten der Projektleitung, ohne dass sie dafür die gesamten Detailauswertungen analysieren müssten. Schließlich sind die Statusberichte „offiziell“ durch die Projektleitung bestätigt.

Statusberichte fassen die Einschätzung der Projektleitung zusammen
Bild 4: Statusberichte fassen die Einschätzung der Projektleitung zusammen

Portfolioplanung und Szenarios

Übersichten und Auswertungen helfen bei der Portfoliosteuerung und sind nützlich, um die Gesamtsituation einschätzen zu können und den Blick auf eventuell kritische Projekte zu lenken. Um ein Portfolio zusammenzustellen, muss das PMO allerdings erst einmal entscheiden, welche Projektideen überhaupt realisiert werden sollen. Zu diesem Zweck bietet ONEPOINT Projects einige grundlegende Funktionen.

Mit dem sogenannten "Kriterien-Werkzeug" erstellt das PMO einen Kriterienkatalog zur Projektbewertung, etwa um die Priorität zu bestimmen oder den strategischen Nutzen einzuschätzen. Anwender können ihre Projektidee dann später anhand der einzelnen Kriterien bewerten. Dafür gibt es jeweils eine Skala mit den Stufen eins bis neun oder „hoch“, „mittel“ und „niedrig“.

Mit dem Kriterien-Werkzeug können auch gleich die Kennzahlen vorgegeben werden, die zur Steuerung laufender Projekte dienen. Dank automatischer Kriterien können nämlich auch vorhandene Daten der Projekte für eine Bewertung genutzt werden, z.B. die Ist-Kosten eines Projekts im Vergleich zu seinen Plankosten. Die Bewertung aktualisiert sich dann im Projektverlauf automatisch.

Um neue Projektideen zu erfassen, wird der Projektsteckbrief ausgefüllt, anschließend werden die Kriterien-Bewertungen komplettiert und eventuell entsteht auch bereits eine erste Grobplanung. Sofern dabei auch Ressourcen berücksichtigt werden sollen, hilft eine neue Szenariofunktion dabei, laufende Projekte zusammen mit neuen Projektideen in verschiedenen Varianten zu bündeln (Bild 5). Dann kann analysiert werden, welche Auswirkungen die Entscheidung für oder gegen bestimmte Projekte auf die Auslastung von Ressourcen hat. Innerhalb der Szenarien können Projekte auch verschoben werden, um zum Beispiel auf Engpässe zu reagieren. Wenn die Entscheidung gefallen ist, eine Projektidee umzusetzen, wechselt das Vorhaben in die Ausführungsphase. Den Phasenwechsel unterstützt die Software wahlweise auch mit einem einfach gehaltenen Genehmigungs-Workflow.

Mit Szenarien werden mögliche Änderungen am Projektportfolio zunächst analysiert
Bild 5: Mit Szenarien werden mögliche Änderungen am Projektportfolio zunächst analysiert

Systemvoraussetzungen und Lizenzbedingungen

ONEPOINT Projects lässt sich auf dem eigenen Server oder als Mietlösung (Software-as-a-Service) betreiben. Die Anwender benötigen in beiden Fällen lediglich einen aktuellen Webbrowser auf ihrem Rechner. Der notwendige Tomcat-Applikationsserver für den Betrieb auf einem eigenen Server steht für alle gängigen Betriebssysteme zur Verfügung. Bei den Datenbanken lässt ONEPOINT Projects die Wahl zwischen Microsoft SQL, Oracle und PostgreSQL.

Das Lizenzmodell der ONEPOINT Projects Enterprise-Edition richtet sich nach der Anzahl der Benutzer und dem Funktionsumfang der verwendeten Version. Der kostenfreie Tarif für bis zu vier Benutzer ermöglicht kleinen Teams einen Einstieg mit den wichtigsten Grundfunktionen. Den vollen Funktionsumfang inklusive der Schnittstellen zu Jira, Confluence, Exchange und SAP bietet der Enterprise-Tarif, der mit rund 36 Euro pro Benutzer und Monat zu Buche schlägt. Wer auf die Schnittstellen verzichten kann, muss lediglich rund 29 Euro monatlich für den Professional-Tarif einplanen. Außer der kostenfreien Variante sind alle Tarife sowohl für den eigenen Server als auch als Cloud-Angebot verfügbar.

Fazit

Durch seine Funktionsvielfalt eignet sich ONEPOINT Projects gut für die Koordination hybrider Projektportfolios sowie für die Planung und Steuerung der darin enthaltenen Projekte. Dies gilt umso mehr, seit auch Funktionen für agiles Projektmanagement hinzugekommenen sind. Die Stärke der Software liegt vor allem darin, bewährte PM-Methoden in einfacher Form abzudecken, statt aufwändige, tiefgehende Spezialfunktionen zu bieten. Durch diese Konzentration auf zentrale Funktionen wirkt die Software verständlich und intuitiv. Wer weitergehende Funktionalitäten will, z.B. für anspruchsvolle Budgetierungs-Workflows oder agiles Projektmanagement, kann externe Systeme anbinden. Insbesondere für SAP-ERP und Jira stehen entsprechende Schnittstellen zur Verfügung. ONEPOINT Projects wird dadurch zu einem zentralen Informationspunkt für das Projektmanagement.

Auch für PMO und Multi-Projektmanager finden sich etliche interessante Funktionen, z.B. die projektübergreifenden Auswertungen, die Funktionen für Projektanträge mit Steckbriefen, die Kriterien zur Projektbewertung und die Szenariofunktion zur Portfolio-Ressourcenplanung. Mit ihnen lässt sich ein Projektportfolio mittlerer Größe gut planen und steuern, was die Software insbesondere für mittelständische Unternehmen interessant erscheinen lässt.

Durch die Jira-Integration ist die Software auch für Projekte im F&E- sowie IT-Umfeld interessant, wo sich die agilen Funktionen gut einsetzen lassen. Unternehmen die bereits intensiv mit Jira arbeiten, erhalten durch ONEPOINT Projects mit seiner Jira-Schnittstelle eine einfache Möglichkeit, ihre Projekte in einen größeren Portfolio-Zusammenhang einbinden zu können.

Kontakt

ONEPOINT Projects GmbH, Dietrich-Keller-Straße 24/6, 8074 Raaba-Grambach (Graz), Austria, Tel: +43 (316) 267267‑0, Fax: +43 (316) 267267‑99, Mail: [email protected]‑projects.com, www.onepoint-projects.com

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