Folien ansteuern und zoomen PowerPoint – Technik-Tipps für erfolgreiche Bildschirmpräsentationen

Eine vom Publikum gewünschte Folie nochmals zeigen oder Details vergrößert darstellen – eine gelungene PowerPoint-Präsentation erfordert nicht nur eine gute Vorbereitung, sondern auch, das Programm technisch zu beherrschen. Mit den von Dieter Schiecke vorgestellten Techniken sind Sie vorbereitet, um souverän auf Publikumswünsche eingehen zu können.

Management Summary

Folien ansteuern und zoomen PowerPoint – Technik-Tipps für erfolgreiche Bildschirmpräsentationen

Eine vom Publikum gewünschte Folie nochmals zeigen oder Details vergrößert darstellen – eine gelungene PowerPoint-Präsentation erfordert nicht nur eine gute Vorbereitung, sondern auch, das Programm technisch zu beherrschen. Mit den von Dieter Schiecke vorgestellten Techniken sind Sie vorbereitet, um souverän auf Publikumswünsche eingehen zu können.

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Das haben Sie sicher schon bei sich selbst oder bei anderen erlebt: Die Folien für die Präsentation wurden sorgfältig und mit viel Zeitaufwand vorbereitet. Die Inhalte sind strukturiert und bebildert. Der vorzutragende Text ist klar. Eigentlich dürfte bei der Präsentation nichts schiefgehen. Doch dann kommt aus dem Publikum die Bitte, eine bestimmte Folie noch einmal zu zeigen oder ein wichtiges Detail zu vergrößern. Jetzt geht es nicht mehr um die gut vorbereiteten Inhalte, sondern schlicht um das technische Beherrschen von PowerPoint.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie sich für solche Situationen wappnen, indem Sie sich auch technisch fit machen.

Während der Präsentation einzelne Folien gezielt ansteuern

Dass im Dialog mit dem Publikum bestimmte Folien noch einmal gezeigt werden, ist nicht ungewöhnlich. Doch wie oft haben Sie in solchen Fällen schon erlebt, dass die Vortragenden – mehr oder weniger "zielsicher" – damit beginnen, ihre Präsentation zu durchsuchen? Im schlimmsten Fall werden alle Folien im Schnellverfahren durchgeklickt.

Auf die Zuschauer wirkt das wenig professionell. Der oder die Vortragende büßt in diesem Moment unweigerlich einen Teil seiner bzw. ihrer Kompetenz und Souveränität ein. Das muss nicht sein, denn PowerPoint bietet mehrere Möglichkeiten, um während der Bildschirmpräsentation bestimmte Folien gezielt aufzurufen.

Möglichkeit 1: Ganz einfach mit der Foliennummer zum Ziel

Geben Sie während der Bildschirmpräsentation einfach die Nummer der gewünschten Folie ein und drücken Sie die Enter-Taste. Schon landen Sie auf der entsprechenden Folie. Für Folie 9 geben Sie 9 und Enter ein, für Folie 14 tippen Sie 1 und 4 ein und bestätigen mit Enter.

Doch woher wissen Vortragende, welche Nummer die jeweils gewünschte Folie hat? Die Lösung ist analog: Drucken Sie die Präsentation vorher als Gliederung aus. So haben Sie die gesamte Präsentation und die Foliennummern jederzeit vor sich. Bei Bedarf genügt ein kurzer Blick auf die Gliederung und schon wechseln Sie per Tastatur sicher und souverän zur gewünschten Folie.

So drucken Sie die Gliederung als praktisches Inhaltsverzeichnis aus

Die Ansicht Gliederung ist nicht nur ideal, um den Vortrag zu strukturieren, sondern eignet sich auch als Fahrplan durch die Folien der Präsentation. So verlieren Sie auch bei Zwischenfragen nicht den roten Faden.

Standardmäßig zeigt die Ansicht Gliederung alle Texte an, die in den Platzhaltern Titel und Inhalt eingegeben wurden. Bilder, frei positionierte Textfelder sowie andere Objekte erscheinen dagegen nicht in der Gliederungsansicht. Für das auszudruckende Inhaltsverzeichnis brauchen Sie keine vollständige Gliederung, sondern nur eine Kurzfassung, die Folientitel und Foliennummern zeigt. Dazu passen Sie die Ansicht Gliederung wie folgt an:

  • Wechseln Sie in die Gliederungsansicht (Ansicht / Gliederungsansicht).
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Gliederungstext und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Gliederung reduzieren / Alle Ebenen reduzieren (Bild 1). Damit blenden Sie alles Unwesentliche aus. Nur Folientitel und Foliennummern bleiben übrig.
Folientitel und Foliennummern

Bild 1: Mit zwei Mausklicks reduzieren Sie die Gliederung auf das Wesentliche – die Folientitel und Foliennummern

Die so angepasste Gliederung ist die perfekte Basis, um Ihren Folienfahrplan auszudrucken:

  • Wählen Sie Datei / Drucken und anschließend unter "Einstellungen" statt Ganzseitige Folien die Option Gliederung (Bild 2).
  • Klicken Sie auf Drucken.
Druckoption Gliederung

Bild 2: Wählen Sie statt Ganzseitige Folien die Druckoption Gliederung

Möglichkeit 2: Gezielt, aber für alle sichtbar nach einer Folie suchen

Der folgende Weg ist weniger elegant, erspart Vortragenden aber das unschöne Durchblättern der Präsentation auf der Suche nach einer bestimmten Folie. So geht’s:

  • Klicken Sie während der Bildschirmpräsentation mit der rechten Maustaste auf die Folie.
  • Wählen Sie dann im Kontextmenü den Befehl Gehe zu Folie (PowerPoint 2010) bzw. Alle Folien zeigen (neuere PowerPoint-Versionen). Im ersten Fall öffnet PowerPoint ein Untermenü mit den verfügbaren Folien. Klicken Sie dort die gewünschte an. Im zweiten Fall zeigt PowerPoint alle Folien als anklickbare Miniaturbilder an. Mit einem Klick gelangen Sie zur gewünschten Folie.

Möglichkeit 3: Gezielt, aber unsichtbar zur gewünschten Folie wechseln

Bewertungen und Kommentare

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Kommentare 3

Alle Kommentare (3)

Philipp
Hartmann

Powerpoint - Präsentationen

 

Martin
Rohner

Ich verstehe nicht, wie man heute noch ohne die Referentensicht präsentieren kann, ausser man kennt diese noch nicht. Ich erachte die Vorteile damit als so vielfältig: Vorschau auf die nächste Folie, Notizen werden angezeigt, Folienwahl und Lupe wie oben beschrieben... möchte ich persönlich nicht mehr missen. Danke für den Artikel!

 

Ewald
Grohar-Krassnig

Vielen Dank für diesen Artikel. So einfach und doch so wirkungsvoll.