Projektaudits mit Mehrwert Hurra, endlich wieder ein Audit!

Teil 2:
So gestalten Auditierte und Auditor:innen mehrwertige Audits
Hurra, endlich wieder ein Audit!

Auditor:innen und Auditierte tragen wesentlich zum Nutzen von Projektaudits für Projekt und Projektteam bei. Dazu müssen sie sich gemeinsam für den Projekterfolg verantwortlich fühlen und sich respektieren. Mit 2 Checklisten!

Management Summary

Projektaudits mit Mehrwert Hurra, endlich wieder ein Audit!

Teil 2:
So gestalten Auditierte und Auditor:innen mehrwertige Audits
Hurra, endlich wieder ein Audit!

Auditor:innen und Auditierte tragen wesentlich zum Nutzen von Projektaudits für Projekt und Projektteam bei. Dazu müssen sie sich gemeinsam für den Projekterfolg verantwortlich fühlen und sich respektieren. Mit 2 Checklisten!

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Im ersten Teil dieses Beitrags zeigten wir Ihnen anhand von fünf Auditbeispielen, wie das einzelne Projekt, seine Mitarbeitenden und die gesamte Organisation von Projektaudits profitieren können, die auf Verbesserung ausgerichtet sind.

Was bedeutet das nun für Sie? Was können Sie – als Auditierte:r oder als Auditor:in – aus den Beispielen für Ihr nächstes Projektaudit lernen? Im Wesentlichen stellen sich die folgenden Fragen:

  • Wie sollten die Beteiligten in einem Audit agieren, um den maximalen Mehrwert für sich und das Projekt herauszuholen?
  • Wie kann ich als Auditor oder Auditorin den Auditierten ihre Ängste und Befürchtungen nehmen?
  • Wie begebe ich mich als Auditierte oder Auditierter auf Augenhöhe mit dem Auditor oder der Auditorin und bekomme die Unterstützung und Beratungsleistung, die ich mir wünsche?

Betrachten wir zunächst die Auditorenrolle.

Welchen Anteil haben Sie als Auditor:in am Auditerfolg?

Die Beispiele in Teil 1 haben Ihnen gezeigt, welchen Vorteil vor allem Projekte aus einem Projektaudit ziehen können. Voraussetzung dafür ist aber, dass das Audit auf den Projektnutzen ausgelegt ist und Sie als Auditor oder Auditorin sich Ihrer eigenen Rolle im Audit bewusst sind. Nur so kann dieser Mehrwert erreicht werden.

Was können Sie also tun, um ein erfolgreiches Verbesserungsaudit durchzuführen?

Auditor:innen als Zuhörerende

Schauen wir uns dazu ein kurzes Beispiel an: Ein junger Projektleiter hatte in seinem ersten Projekt sein erstes Audit. Schon im Vorfeld war er sehr nervös und fragte die Auditorin, wie er sich am besten vorbereiten könne. Die Auditorin beruhigte ihn: Wenn er sich in seinem Projekt gut auskenne und wüsste, wo die wichtigsten Dokumente abgelegt sind, könne nichts schief gehen.

Das Audit selbst leitete sie mit einer Erläuterung zu ihren Intentionen und ihrer eigenen Rolle ein. Dabei verwies sie darauf, dass das Wort "audire" aus dem Lateinischen stammt und "(an-)hören" bedeutet. Sie sei also eigentlich eine Zuhörerin, die den Projektmitarbeitenden zuhöre und Verständnisfragen stelle. Daraufhin merkte sie, wie die Anspannung im Raum deutlich nachließ. Das Audit selbst war dann ein entspanntes Gespräch auf Augenhöhe, bei dem auch viel gelacht wurde.

Auditor:innen sind keine Ordnungshüter!

Dieses Beispiel zeigt, dass ein Auditor oder eine Auditorin sich nicht als "Ordnungspolizei" verstehen sollte, wenn er oder sie wirklich an die tiefliegenden Probleme im Projekt kommen möchte. Die meisten Projektleitungen wissen sehr wohl, wo ihre Baustellen sind. Wenn sie sich jedoch zu sehr belehrt fühlen, werden sie bewusst oder unbewusst versuchen, die kritischen Themen zu umgehen oder zu verbergen.

Suchen Sie als Auditor oder Auditorin deshalb nicht nur nach Abweichungen, sondern auch nach Best Practices und Erfolgen. Loben Sie die Auditierten, wenn Sie herausragende Vorgehensweisen feststellen. Diese sollten auch anderen Projekten im Unternehmen sichtbar gemacht werden.

So stellen Sie die berühmte "gleiche Augenhöhe" her

Für den Einstieg in ein Audit lohnt es sich, eine kurze, standardisierte Agenda zu verwenden, um in ein lockeres Gespräch starten zu können. Diese sollte in etwa 15 Minuten dauern und die im Folgenden beschriebenen Elemente umfassen.

Wenn sich die am Audit Beteiligten noch nicht kennen, ist eine Vorstellungsrunde zum gegenseitigen Kennenlernen obligatorisch. Hören Sie dabei aktiv zu und suchen Sie nach Gemeinsamkeiten, um für den weiteren Verlauf des Audits eine Art Teamgeist zu entwickeln, ganz nach dem Motto: Wir verfolgen gemeinsam das Ziel, das Projekt erfolgreich zu machen!

Stellen Sie anschließend Ihre Vorgehensweise im Audit und Ihre Rolle als Auditor oder Auditorin vor. Erläutern Sie dabei vor allem Ihren Auftrag und Ihre Ziele. Sprechen Sie offen an, wenn Konformitätsprüfungen (siehe Teil 1 dieses Beitrags) erforderlich sind. Weisen Sie darauf hin, welche Informationen in den Auditbericht einfließen werden und wie mögliche Abweichungen und Empfehlungen behandelt werden. Erläutern Sie außerdem, dass der Auditbericht vor der Finalisierung von den Auditierten geprüft werden darf und wer den finalisierten Bericht erhalten wird.

Indem Sie selbst Transparenz und Bewusstsein für sensible Informationen zeigen, ermutigen Sie die Auditierten ebenfalls zu voller Transparenz.

Erst, wenn diese offene Gesprächsatmosphäre hergestellt ist, kann es mit dem Audit losgehen. Zum Einstieg eignet sich z.B. die Aufforderung an die Projektleitung, das Projekt vorzustellen und zu erzählen, was denn gerade besonders gut im Projekt läuft.

Auditor:innen als Coaches und Consultants

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Fünf Beispiele, wie ein Audit die Projektleitung glücklich macht

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