Projektberechnung und Visualisierung mit Microsoft Excel

Teil 2: Projektkosten berechnen und steuern
Neben der Planung und Kontrolle von Terminen spielt die Übersicht über die Kosten eine große Rolle. Hier hat Microsoft Excel wohl seine größten Vorteile gegenüber spezialisierter Projektmanagement-Software und wird deshalb auch gern und oft eingesetzt. Dieter Schiecke stellt im zweiten Teil dieser Serie Techniken vor, die typische Probleme lösen.

Neben Planung und Kontrolle von Terminen und Fristen spielt die Übersicht über die Kosten eine ebenso große Rolle. Hier hat Excel wohl seine größten Vorteile gegenüber spezialisierter Projektmanagement-Software und wird deshalb auch gern und oft eingesetzt. In diesem Teil werden wieder einzelne Techniken vorgestellt, die typische Probleme lösen und die Sie somit je nach Bedarf in Ihre Projektarbeit einfließen lassen können.

Eine Struktur für die Kostenkontrolle aufbauen

Egal, wie viele Projekte bei Ihnen parallel laufen, in den meisten Fällen ist es sinnvoll, die wesentlichen Kennzahlen zum Projekt von den Detailinformationen zu trennen. Nicht nur optisch, sondern auch auf verschiedene Datenblätter verteilt. So behalten Sie die Übersicht in der Flut der Fakten und Zahlen. In Bild 1 sehen Sie die Struktur der Datenablage und der Informationsflüsse unseres Beispiels:

  • Die Kosten zu den einzelnen Projekten werden in getrennten Blättern erfasst. Die Erfassung der Daten erfolgt dabei je nach Länge des Projekts und Anzahl der Kostenvorgänge beispielsweise monatlich oder jährlich.
  • Die kumulierten Kosten und alle weiteren wichtigen Projektdaten stehen in dem so genannten Projekt-Stammblatt. Hier können Sie z.B. auch die in Teil 1 vorgestellten Techniken und Funktionen anwenden, um Termine und Fristen zu berechnen. Hinzu kommen Informationen wie Budget, Anzahl der Mitarbeiter, Verantwortliche usw.
  • Die wesentlichen Daten zu jedem Projekt werden schließlich in einer Übersicht zusammengefasst. Sie soll nicht nur den ganz schnellen Überblick, sondern auch eine exakte Bewertung des aktuellen Statuses zu jedem einzelnen Projekt liefern.

Bild 1: Struktur der Kostenkontrolle

Kostenblätter anlegen

Das Anlegen von Kostenblättern sollte keine Schwierigkeiten bereiten. Meist werden dort chronologisch die Kosten zeilenweise untereinander erfasst und mit den Informationen zu Kostenstelle, Kostenart, usw. versehen. Zu empfehlen wäre hier, die Ergebnisse und Berechnungen in den Kopf des Blatts zu stellen, also beispielsweise Budget, Summe bisheriger Kosten, Saldo, aktuelle Auslastung des Budgets in Prozent, maximale Ausgabe.

Projektblätter erfassen

Zu jedem Projekt werden nun die Kosten aus den Kostenblättern zusammengefasst und zwar im so genannten Projektblatt. Hier sind auch die weiteren Informationen zum Projekt. In diesem Blatt findet bereits eine erste Verdichtung der Einzelinformationen statt (siehe Bild 2).

Bild 2: Die Stammdaten für ein Projekt im Kopf des Projektblattes

Bevor Sie jedoch die Blätter zu einzelnen Projekten anlegen, werfen Sie noch einen Blick auf Bild 3, damit Sie sehen, welche Daten dann in der Übersicht verfügbar sein sollen. Im Bild werden die Felder Arbeitstage bis Status angezeigt. Hier wird dann also eine Verknüpfung zwischen Projektblatt und Übersicht angelegt.

Das erste Projektblatt anlegen

Zum Anlegen des Projektblatts gehen Sie wie folgt vor:

  • Benennen Sie im ersten Schritt das Blatt entsprechend um, indem Sie unten links im Blattregister auf das entsprechende Blatt doppelklicken, den Projektnamen eintippen und mit Enter bestätigen.
  • Bereiten Sie dann die Spaltenüberschriften für Zeile 3 und Zeile 7 - wie in Bild 2
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