Projektberechnung und Visualisierung mit Microsoft Excel

Teil 5:
Automatische Balkenlänge und Zeitleiste

Im letzten Teil dieser Serie beschreibt Dieter Schiecke die Abbildung der Projektdauer basierend auf dem Einsatz von Tabellenfunktionen und der Bedingten Formatierung. In dieser komfortablen Variante werden, entsprechend der Projekttermine, die Balken für die Zeitleiste automatisch gebildet.

Projektberechnung und Visualisierung mit Microsoft Excel

Teil 5:
Automatische Balkenlänge und Zeitleiste

Im letzten Teil dieser Serie beschreibt Dieter Schiecke die Abbildung der Projektdauer basierend auf dem Einsatz von Tabellenfunktionen und der Bedingten Formatierung. In dieser komfortablen Variante werden, entsprechend der Projekttermine, die Balken für die Zeitleiste automatisch gebildet.

Diese letzte Variante für die Abbildung der Dauer von Projekten basiert auf dem Einsatz von Tabellenfunktionen und der Bedingten Formatierung. Im Unterschied zu der Variante aus Teil 3 wird diesmal die Zeitleiste oberhalb der Projektbalken erst in dem Moment generiert, wenn die Daten vom Beginn und Ende eines Projekts eintragen werden. Die Balken selbst werden diesmal auch automatisch gebildet und richten sich ebenfalls nach den eingegebenen Projektterminen für Beginn und Ende. Die umständliche manuelle Bestimmung der Zeitachse für das gestapelte Balkendiagramm aus Teil 4 kann damit entfallen. Insgesamt eine komfortablere Lösung, allerdings ist dafür mehr Vorarbeit erforderlich. Ein Aufwand, der sich aber angesichts der Flexibilität und einfachen Bedienbarkeit der Lösung lohnt.

Bild 1: Nach dem Eintragen der Projektdaten erscheinen Zeitleiste und Projektbalken.

Die Ausgangssituation

Nachdem bereits die Daten für das erste Projekt eingetragen wurden (Bild 1), erstellt Excel automatisch am oberen Rand eine zweizeilige Zeitleiste mit Tagesdatum. Darunter wird jeweils am Wochenanfang die entsprechende Zahl der Kalenderwoche eingefügt und ein Balken für die Länge des Projekts generiert.

Die Lösungsanforderungen

Für die grafische Projektdarstellung ist die Eingabe von drei Daten zu jedem Projekt in den Spalten B bis D erforderlich: Start und Ende des Projekts sowie die Bezeichnung.

Die Projektdarstellung soll dann folgende Aufgaben erfüllen (Bild 2):

  • Generieren einer dynamischen Zeitleiste in Zeile 2, die sich am niedrigsten Datumswert in Spalte C und am höchsten Datumswert in Spalte D orientiert.
  • Anzeige der Kalenderwochenzahl zu Wochenbeginn in Zeile 3.
  • Flexible Darstellung der Balken zu jedem Projekt in Abhängigkeit von den Terminen für Start und Ende.
  • Anzeige des aktuellen Tages in Zeile 4.

Wichtig: In der Lösung wird davon ausgegangen, dass beginnend ab Zeile 7 die Projektdaten eingegeben werden und dabei die Datumsangaben in Spalte C aufsteigend sortiert sind. Mit anderen Worten: Das erste eingegebene Projekt hat das früheste Startdatum und die folgenden Projekte beginnen nicht vor diesem Datum. Denn für eine übersichtliche Darstellung der Projekte sind sie chronologisch nach Starttermin geordnet. Die Lösung funktioniert aber auch, wenn Sie die Daten nicht chronologisch eingeben.

Bild 2: Übersicht darüber, welche Anforderungen die Lösung erfüllen soll und welche Funktionen zum Einsatz kommen.

Die Zeitleiste dynamisch einrichten

Der Beginn der Zeitleiste

Die Zeitleiste soll in der zweiten Zeile in Spalte E beginnen. Angesichts der genannten Voraussetzung zur Datumsabfolge in Spalte C reicht es aus, wenn Sie in E2 den Startwert für das erste Projekt übernehmen, also auf C7 Bezug nehmen mit der Formel =C7.

Sie können die Formel jedoch auch flexibler gestalten und den kleinsten Datumswert in Spalte C mit der Formel =MIN(C7:C15) ermitteln. Natürlich muss der Bereich nicht nur bis zur Zeile 15 reichen, sondern kann auch weitere Zeilen einschließen.

Wenn in C7 noch kein Datum steht, ergibt sich mit beiden genannten Formeln für Zelle E2 das Ergebnis "0" (Null).

Drei Techniken, um Nullwerte nicht anzuzeigen

Damit diese Null nun in E2 (und dann auch allen weiteren Zellen der Zeile 2) nicht erscheint, können Sie eine der nachfolgenden drei Möglichkeiten einsetzen. Diese sehen Sie auch in Bild 3 noch einmal von oben nach unten dargestellt.

  • Verwenden Sie ein benutzerdefiniertes Zahlenformat, das Werte, die gleich Null sind, nicht anzeigt.
    Es lautet: [=0]_; _TTT*_TT.MM. (die Unterstriche stehen für Leerzeichen).
  • Auch die zweite Möglichkeit basiert auf einem Zahlenformat. Es lautet [>0]_TT*_TT.MM.;;; (auch hier stehen die Unterstriche für Leerzeichen)
    Diesmal werden nur Werte, die größer Null sind, dargestellt. Alle anderen Werte und selbst Texte werden nicht angezeigt, was durch die drei Semikola definiert wird.
  • Und schließlich können Sie auch generell die Anzeige von Nullwerten für das aktuelle Blatt abschalten, indem Sie über dem Menübefehl Extras/Optionen in der Registerkarte Ansicht das entsprechende Kontrollkästchen deaktivieren.

Bild 3: Drei Wege, Nullwerte auszublenden.

Die Fortsetzung der Zeitleiste

Die Formel für die Folgezellen der Zeitleiste (ab Spalte F in Zeile 2) hat nun drei Bedingungen abzuprüfen:

  • Ist für das erste Projekt bereits ein Startdatum vergeben, steht also in C7 ein Datum?
  • Entspricht der Datumswert in der Vorgängerzelle mindestens dem kleinsten Startwert in Spalte C?
  • Liegt der Datumswert in der Vorgängerzelle zeitlich vor dem größten Endwert aus Spalte D?

Bewertungen und Kommentare

(nur angemeldete Benutzer)

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
Gesamt
Bewertungen 1

Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Anleitung zur Terminplanung

Es muss nicht immer Kaviar sein! Auch mit einer Standardsoftware lassen sich praktikable Lösungen für die Berechnung und Visualisierung von Projektdaten erstellen. Dieter Schiecke zeigt im ersten Teil dieser mehrteiligen Serie, wie man mit …

Teil 2:
Projektkosten berechnen und steuern
Neben der Planung und Kontrolle von Terminen spielt die Übersicht über die Kosten eine große Rolle. Hier hat Microsoft Excel wohl seine größten Vorteile gegenüber spezialisierter Projektmanagement-Software und wird deshalb auch gern und oft …
Teil 3:
Projektdauer visualisieren mit einfachen Balken

Nach der Berechnung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen geht es jetzt darum, die Dauer von Projekten oder einzelnen Phasen visuell attraktiv und übersichtlich aufzubereiten. Auch hier lassen sich mit Microsoft Excel schnell Lösungen …

Teil 4:
Projektdauer visualisieren per Balkendiagramm

Im vorletzten Teil dieser Serie zeigt Dieter Schiecke, wie Sie mit Microsoft Excel per Diagramm eine Übersicht über zeitliche Abläufe erstellen.

Teil 6:
Übersichtliche grafische Gliederung von Projekten

Wie sich in Microsoft Excel die Dauer eines Projekts grafisch abbilden lässt, haben wir bereits in einer mehrteiligen Artikelfolge beschrieben. Dass sich das Ergebnis noch komfortabler gestalten lässt, zeigte uns einer unserer Leser – er …

Alle anzeigen