Projektberechnung und Visualisierung mit Microsoft Excel

Teil 5:
Automatische Balkenlänge und Zeitleiste

Im letzten Teil dieser Serie beschreibt Dieter Schiecke die Abbildung der Projektdauer basierend auf dem Einsatz von Tabellenfunktionen und der Bedingten Formatierung. In dieser komfortablen Variante werden, entsprechend der Projekttermine, die Balken für die Zeitleiste automatisch gebildet.

Projektberechnung und Visualisierung mit Microsoft Excel

Teil 5:
Automatische Balkenlänge und Zeitleiste

Im letzten Teil dieser Serie beschreibt Dieter Schiecke die Abbildung der Projektdauer basierend auf dem Einsatz von Tabellenfunktionen und der Bedingten Formatierung. In dieser komfortablen Variante werden, entsprechend der Projekttermine, die Balken für die Zeitleiste automatisch gebildet.

Diese letzte Variante für die Abbildung der Dauer von Projekten basiert auf dem Einsatz von Tabellenfunktionen und der Bedingten Formatierung. Im Unterschied zu der Variante aus Teil 3 wird diesmal die Zeitleiste oberhalb der Projektbalken erst in dem Moment generiert, wenn die Daten vom Beginn und Ende eines Projekts eintragen werden. Die Balken selbst werden diesmal auch automatisch gebildet und richten sich ebenfalls nach den eingegebenen Projektterminen für Beginn und Ende. Die umständliche manuelle Bestimmung der Zeitachse für das gestapelte Balkendiagramm aus Teil 4 kann damit entfallen. Insgesamt eine komfortablere Lösung, allerdings ist dafür mehr Vorarbeit erforderlich. Ein Aufwand, der sich aber angesichts der Flexibilität und einfachen Bedienbarkeit der Lösung lohnt.

Bild 1: Nach dem Eintragen der Projektdaten erscheinen Zeitleiste und Projektbalken.

Die Ausgangssituation

Nachdem bereits die Daten für das erste Projekt eingetragen wurden (Bild 1), erstellt Excel automatisch am oberen Rand eine zweizeilige Zeitleiste mit Tagesdatum. Darunter wird jeweils am Wochenanfang die entsprechende Zahl der Kalenderwoche eingefügt und ein Balken für die Länge des Projekts generiert.

Die Lösungsanforderungen

Für die grafische Projektdarstellung ist die Eingabe von drei Daten zu jedem Projekt in den Spalten B bis D erforderlich: Start und Ende des Projekts sowie die Bezeichnung.

Die Projektdarstellung soll dann folgende Aufgaben erfüllen (Bild 2):

  • Generieren einer dynamischen Zeitleiste in Zeile 2, die sich am niedrigsten Datumswert in Spalte C und am höchsten Datumswert in Spalte D orientiert.
  • Anzeige der Kalenderwochenzahl zu Wochenbeginn in Zeile 3.
  • Flexible Darstellung der Balken zu jedem Projekt in Abhängigkeit von den Terminen für Start und Ende.
  • Anzeige des aktuellen Tages in Zeile 4.

Wichtig: In der Lösung wird davon ausgegangen, dass beginnend ab Zeile 7 die Projektdaten eingegeben werden und dabei die Datumsangaben in Spalte C aufsteigend sortiert sind. Mit anderen Worten: Das erste eingegebene Projekt hat das früheste Startdatum und die folgenden Projekte beginnen nicht vor diesem Datum. Denn für eine übersichtliche Darstellung der Projekte sind sie chronologisch nach Starttermin geordnet. Die Lösung funktioniert aber auch, wenn Sie die Daten nicht chronologisch eingeben.

Bild 2: Übersicht darüber, welche Anforderungen die Lösung erfüllen soll und welche Funktionen zum Einsatz kommen.

Die Zeitleiste dynamisch einrichten

Der Beginn der Zeitleiste

Die Zeitleiste soll in der zweiten Zeile in Spalte E beginnen. Angesichts der genannten Voraussetzung zur Datumsabfolge in Spalte C reicht es aus, wenn Sie in E2 den Startwert für das erste Projekt übernehmen, also auf C7 Bezug nehmen mit der Formel =C7.

Sie können die Formel jedoch auch flexibler gestalten und den kleinsten Datumswert in Spalte C mit der Formel =MIN(C7:C15) ermitteln. Natürlich muss der Bereich nicht nur bis zur Zeile 15 reichen, sondern kann auch weitere Zeilen einschließen.

Wenn in C7 noch kein Datum steht, ergibt sich mit beiden genannten Formeln für Zelle E2 das Ergebnis "0" (Null).

Drei Techniken, um Nullwerte nicht anzuzeigen

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