Projektberechnung und Visualisierung mit Microsoft Excel

Teil 6:
Übersichtliche grafische Gliederung von Projekten

Wie sich in Microsoft Excel die Dauer eines Projekts grafisch abbilden lässt, haben wir bereits in einer mehrteiligen Artikelfolge beschrieben. Dass sich das Ergebnis noch komfortabler gestalten lässt, zeigte uns einer unserer Leser – er erweiterte die vorhandene Lösung kurzerhand um einige nützliche Funktionen. Mit welchem Trick sich Projekte, Teilaufgaben und Meilensteine farbig unterscheiden lassen und wie einzelne Vorgänge zur besseren Übersicht ein- und ausgeblendet werden können, lesen Sie in diesem Beitrag von Jürgen Stagge. Damit Sie die fertige Lösung sofort ausprobieren können, stellen wir sie Ihnen als Datei zur Verfügung.

Projektberechnung und Visualisierung mit Microsoft Excel

Teil 6:
Übersichtliche grafische Gliederung von Projekten

Wie sich in Microsoft Excel die Dauer eines Projekts grafisch abbilden lässt, haben wir bereits in einer mehrteiligen Artikelfolge beschrieben. Dass sich das Ergebnis noch komfortabler gestalten lässt, zeigte uns einer unserer Leser – er erweiterte die vorhandene Lösung kurzerhand um einige nützliche Funktionen. Mit welchem Trick sich Projekte, Teilaufgaben und Meilensteine farbig unterscheiden lassen und wie einzelne Vorgänge zur besseren Übersicht ein- und ausgeblendet werden können, lesen Sie in diesem Beitrag von Jürgen Stagge. Damit Sie die fertige Lösung sofort ausprobieren können, stellen wir sie Ihnen als Datei zur Verfügung.

Teil 5 der Serie "Projektberechnung und Visualisierung mit Microsoft Excel" beschreibt die Vorgehensweise, mit der sich in Excel automatisch Zeitleisten und Balken erzeugen lassen, sobald die Daten für Beginn und Ende eines Projekts eingegeben wurden. Dieser Artikel zeigt, wie sich die vorhandene Lösung erweitern lässt, damit sich einzelne Vorgänge ein- und ausblenden lassen und Projekte, Teilaufgaben oder Meilensteine farbig differenziert dargestellt werden.

Aufgabenstellung

Ein Projekt gliedert sich in der Regel in einzelne Aktivitäten, die zur Erfüllung des Projektauftrages notwendig sind. Außerdem bilden Meilensteine vertragliche Bestandteile oder projektbedingte Zwänge. Damit sich das Projekt und seine wesentlichen Bestandteile, die Aktivitäten und Meilensteine, in der Darstellung voneinander unterscheiden, sind diese abhängig von ihrer Dauer grafisch differenziert darzustellen. Außerdem soll in der Zeitleiste Vergangenheit einschließlich des aktuellen Datums farbig markiert werden. Alternative Formeln für die Zellen in der Zeitleiste berücksichtigen wahlweise die Darstellung der arbeitsfreien Wochenenden in der Zeitleiste. Enthält die Darstellung mehrere Projekte, soll eine Gliederungsmöglichkeit dabei helfen, die Übersicht zu wahren.

Notwendige Erweiterungen

Um die gewünschte Darstellung zu erreichen, muss die in Teil 5 der Serie vorgestellte Lösung folgendermaßen erweitert werden:

  • Einfügen einer Spalte "Kateg."(Kategorie). In der Kopfzelle dieser Spalte soll ein Kommentar darüber informieren, welche Kategorien zur Verfügung stehen.
  • Einfügen einer Spalte "Vorgang".
  • Einfügen einer Spalte "Dauer" des Vorganges.
  • Der Endtermin eines Vorgangs wird automatisch aus dem Beginn und der Dauer ermittelt.
  • Farbig differenzierte Balken für die Dauer von Vorgängen, abhängig von Kategorie und Anfangstermin.
  • Farbig differenzierte Zeitleiste, um die Vergangenheit einschließlich des aktuellen Datums hervorzuheben.
  • Entwickeln alternativer Formeln für die Zellen der Zeitleiste, abhängig davon, ob (arbeitsfreie) Wochenenden dargestellt werden sollen.
  • (Manuelle) Einführung einer Gliederungshierarchie je Einzelprojekt.

Bild 1: Ausgangspunkt und angestrebtes Ergebnis.

Spalten ergänzen

Um die drei zusätzlich benötigten Spalten einzufügen, setzen Sie den Zeiger auf eine beliebige Zelle in der Spalte "Beginn" des ursprünglichen Arbeitsblatts (Bild 1). Ein Klick auf den Menüpunkt Einfügen / Spalte erzeugt eine neue Spalte links von der ursprünglichen. Wiederholen Sie den Vorgang noch zweimal und ergänzen Sie in den leeren Spalten die Überschriften "Kateg.", "Vorgang" und "Dauer".

Der Kommentar in der Zelle "Kateg." soll sicherstellen, dass die Abkürzungen der Vorgangskategorien auf immer gleiche Art und Weise geschrieben werden. Das Kommentarfeld erzeugen Sie, indem Sie die Zelle markieren und auf den Menüpunkt Einfügen / Kommentar klicken. Tragen Sie in dem farbig unterlegten Textfeld die Abkürzungen für die Kategorien der Vorgänge ein: "P = Projekt", "A = Aktivität" und "M = Meilenstein" ein und passen Sie die Größe des Textfelds über die Markierungspunkte im Rahmen entsprechend an. Nach Verlassen der Zelle zeigt ein rotes Dreieck in der rechten oberen Ecke, dass ein Kommentar hinterlegt ist. Er wird sichtbar, sobald der Mauszeiger auf der Zelle steht.

Formeln in der Spalte "Ende"

Das Ende eines Vorgangs wird durch Beginn und Dauer bestimmt und lässt sich durch eine einfache Formel automatisch ermitteln. Tragen Sie dazu in Zelle G5 ein: =WENN(ISTZAHL($E5);$E5+$F5-1;""). Die Dauer muss in Kalendertagen eingegeben werden, da die Zeitleiste (Zeile 2) nicht nur die Arbeitstage, sondern die volle Woche darstellt. In der betrieblichen Praxis werden gelegentlich Vorgangsdauern in Kalenderwochen (KW) angegeben. Dann ändert sich die Formel in =WENN(ISTZAHL($E5);7*$E5+$F5-1;""). Bitte beachten Sie, dass die Formel ein unrealistisches Datum für das Projektende ausgibt, solange zwar die Dauer, aber noch nicht der Beginn eingegeben wurde.

Um den wichtigen "Ende"-Termin deutlich zu kennzeichnen, wird er farbig hinterlegt. Aktivieren Sie dazu die Zelle G5 und klicken Sie auf den Menüpunkt Format / bedingte Formatierung. Da die Bedingung durch eine Formel gegeben ist, wird in dem ersten Feld der Eintrag "Formel ist" gewählt (Bild 2). In das zweite Feld wird die Bedingung eingetragen, die wahr sein muss, wenn die Formatierung entsprechend erfolgen soll: =ISTZAHL($E5). Um Hintergrund- und Schriftfarbe einzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Format.... und wählen Sie auf der Seite Muster die Hintergrundfarbe, und auf der Seite Schrift / Farbe die Farbe für die Schrift.

Bild 2: Bedingte Formatierung für die Spalte "Ende".

Um in diesen Zellen die Abkürzung des Wochentags zu erhalten, markieren Sie die gewünschten Zellen in der Spalte "Ende" und wählen im Kontextmenü (rechte Maustaste) Zellen formatieren / Zahl / Benutzerdefiniert das Format TTT*_TT.MM. (der Unterstrich steht im Text für das Leerzeichen).

Zeitbalken farbig unterscheiden

Damit die Zeitbalken farbig differenziert dargestellt werden, wird die aus Teil 5 bekannte bedingte Formatierung der Balkenzellen um die Abhängigkeit von der Kategorie ergänzt. Markieren Sie zunächst die Zelle H5 und erweitern Sie die Markierung um die gewünschte Anzahl Zellen nach unten und nach rechts.

Über den Menübefehl Format / bedingte Formatierung erhalten Sie das Bild wie in Teil 5 beschrieben. Der rote Balken soll die Dauer des gesamten Projektes darstellen, also der Vorgangskategorie "P" entsprechen. Es muss also die Bedingung ergänzt werden, dass in der Zelle C5 der Buchstabe "P" stehen soll. Die fertige Formel sieht dann folgendermaßen aus: =UND(ISTZAHL($F5);H$2>=$F5;H$2

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Teil 5:
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