Projektberechnung und Visualisierung mit Microsoft Excel

Teil 6:
Übersichtliche grafische Gliederung von Projekten

Wie sich in Microsoft Excel die DauerDauerDauer ist die Zeitdifferenz zwischen Endzeitpunkt und Anfangszeitpunkt einer Aktivität (z.B. Aufgabe, Vorgang, Projekt). Dauern können in kalendarischen Zeiteinheiten oder in Einheiten der Arbeitszeit angegeben sein. eines Projekts grafisch abbilden lässt, haben wir bereits in einer mehrteiligen Artikelfolge beschrieben. Dass sich das Ergebnis noch komfortabler gestalten lässt, zeigte uns einer unserer Leser – er erweiterte die vorhandene Lösung kurzerhand um einige nützliche Funktionen. Mit welchem Trick sich Projekte, Teilaufgaben und Meilensteine farbig unterscheiden lassen und wie einzelne Vorgänge zur besseren Übersicht ein- und ausgeblendet werden können, lesen Sie in diesem Beitrag von Jürgen Stagge. Damit Sie die fertige Lösung sofort ausprobieren können, stellen wir sie Ihnen als Datei zur Verfügung.

Projektberechnung und Visualisierung mit Microsoft Excel

Teil 6:
Übersichtliche grafische Gliederung von Projekten

Wie sich in Microsoft Excel die DauerDauerDauer ist die Zeitdifferenz zwischen Endzeitpunkt und Anfangszeitpunkt einer Aktivität (z.B. Aufgabe, Vorgang, Projekt). Dauern können in kalendarischen Zeiteinheiten oder in Einheiten der Arbeitszeit angegeben sein. eines Projekts grafisch abbilden lässt, haben wir bereits in einer mehrteiligen Artikelfolge beschrieben. Dass sich das Ergebnis noch komfortabler gestalten lässt, zeigte uns einer unserer Leser – er erweiterte die vorhandene Lösung kurzerhand um einige nützliche Funktionen. Mit welchem Trick sich Projekte, Teilaufgaben und Meilensteine farbig unterscheiden lassen und wie einzelne Vorgänge zur besseren Übersicht ein- und ausgeblendet werden können, lesen Sie in diesem Beitrag von Jürgen Stagge. Damit Sie die fertige Lösung sofort ausprobieren können, stellen wir sie Ihnen als Datei zur Verfügung.

Teil 5 der Serie "Projektberechnung und VisualisierungVisualisierungVisualisierung ist die bildliche oder grafische Darstellung eines Sachverhalts, der zunächst in einer anderen medialen Form vorliegt, meist als Text oder als Daten. mit Microsoft Excel" beschreibt die Vorgehensweise, mit der sich in Excel automatisch Zeitleisten und BalkenBalkenEin Balken ist ein Darstellungselement der Netzplantechnik im Balkendiagramm. Es ist ein meist rechteckiger Vorgangsknoten, dessen horizontale Ausdehnung ein Maß für die verstrichene Zeit des Vorgangs ist. Seine in Richtung des Zeitstrahls frühere Begrenzung symbolisiert den Vorgangsstart, seine spätere Begrenzung das Vorgangsende. erzeugen lassen, sobald die Daten für Beginn und Ende eines Projekts eingegeben wurden. Dieser Artikel zeigt, wie sich die vorhandene Lösung erweitern lässt, damit sich einzelne Vorgänge ein- und ausblenden lassen und Projekte, Teilaufgaben oder Meilensteine farbig differenziert dargestellt werden.

Aufgabenstellung

Ein Projekt gliedert sich in der Regel in einzelne Aktivitäten, die zur Erfüllung des Projektauftrages notwendig sind. Außerdem bilden Meilensteine vertragliche Bestandteile oder projektbedingte Zwänge. Damit sich das Projekt und seine wesentlichen Bestandteile, die Aktivitäten und Meilensteine, in der Darstellung voneinander unterscheiden, sind diese abhängig von ihrer Dauer grafisch differenziert darzustellen. Außerdem soll in der Zeitleiste Vergangenheit einschließlich des aktuellen Datums farbig markiert werden. Alternative Formeln für die Zellen in der Zeitleiste berücksichtigen wahlweise die Darstellung der arbeitsfreien Wochenenden in der Zeitleiste. Enthält die Darstellung mehrere Projekte, soll eine Gliederungsmöglichkeit dabei helfen, die Übersicht zu wahren.

Notwendige Erweiterungen

Um die gewünschte Darstellung zu erreichen, muss die in Teil 5 der Serie vorgestellte Lösung folgendermaßen erweitert werden:

Bild 1: Ausgangspunkt und angestrebtes Ergebnis.

Spalten ergänzen

Um die drei zusätzlich benötigten Spalten einzufügen, setzen Sie den Zeiger auf eine beliebige Zelle in der Spalte "Beginn" des ursprünglichen Arbeitsblatts (Bild 1). Ein Klick auf den Menüpunkt Einfügen / Spalte erzeugt eine neue Spalte links von der ursprünglichen. Wiederholen Sie den Vorgang noch zweimal und ergänzen Sie in den leeren Spalten die Überschriften "Kateg.", "Vorgang" und "Dauer".

Der Kommentar in der Zelle "Kateg." soll sicherstellen, dass die Abkürzungen der Vorgangskategorien auf immer gleiche Art und Weise geschrieben werden. Das Kommentarfeld erzeugen Sie, indem Sie die Zelle markieren und auf den Menüpunkt Einfügen / Kommentar klicken. Tragen Sie in dem farbig unterlegten Textfeld die Abkürzungen für die Kategorien der Vorgänge ein: "P = Projekt", "A = Aktivität" und "M = Meilenstein" ein und passen Sie die Größe des Textfelds über die Markierungspunkte im Rahmen entsprechend an. Nach Verlassen der Zelle zeigt ein rotes Dreieck in der rechten oberen Ecke, dass ein Kommentar hinterlegt ist. Er wird sichtbar, sobald der Mauszeiger auf der Zelle steht.

Formeln in der Spalte "Ende"

Das Ende eines Vorgangs wird durch Beginn und Dauer bestimmt und lässt sich durch eine einfache Formel automatisch ermitteln. Tragen Sie dazu in Zelle G5 ein: =WENN(ISTZAHL($E5);$E5+$F5-1;""). Die Dauer muss in Kalendertagen eingegeben werden, da die Zeitleiste (Zeile 2) nicht nur die Arbeitstage, sondern die volle Woche darstellt. In der betrieblichen Praxis werden gelegentlich Vorgangsdauern in Kalenderwochen (KW) angegeben. Dann ändert sich die Formel in =WENN(ISTZAHL($E5);7*$E5+$F5-1;""). Bitte beachten Sie, dass die Formel ein unrealistisches Datum für das ProjektendeProjektendeDas Projektende ist der Termin , zu dem der Lenkungsausschuss ein Projekt für abgeschlossen erklärt. ausgibt, solange zwar die Dauer, aber noch nicht der Beginn eingegeben wurde.

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Es muss nicht immer Kaviar sein! Auch mit einer Standardsoftware lassen sich praktikable Lösungen für die Berechnung und Visualisierung von Projektdaten erstellen. Dieter Schiecke zeigt im ersten Teil dieser mehrteiligen Serie, wie man mit …

Teil 2:
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Teil 3:
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Nach der Berechnung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen geht es jetzt darum, die Dauer von Projekten oder einzelnen Phasen visuell attraktiv und übersichtlich aufzubereiten. Auch hier lassen sich mit Microsoft Excel schnell Lösungen …

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Teil 5:
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