Projekte zur Kosteneinsparung: effizient und effektiv

Eigentlich ideal: ein Projekt, das sich nicht nur selbst finanziert, sondern auch die Linienorganisation optimiert und die Kosten senkt. Dennoch regen sich gegen Projekte zur Kosteneinsparung oft Widerstände in der Belegschaft, weil die Mitarbeiter sich kontrolliert und überprüft fühlen. Achim Engels stellt in seinem Beitrag ein von ihm entwickeltes Phasenmodell vor, mit dem es möglich ist, ein effizientes und professionelles Kostenmanagement in mittelständischen Unternehmen umzusetzen und Vorbehalte gegen das Projekt auszuräumen.

Kosteneinsparungsprojekte sind im Vergleich zu den meisten anderen Projekten etwas Besonderes: Sie erwirtschaften ihr Budget selbst und optimieren die Linienorganisation. Sie lenken den Blick auf unspektakuläre, aber effiziente Maßnahmen, mit denen die Kosten eines Unternehmens gesenkt werden können. Sie bringen allen Projektbeteiligten Vorteile. Dennoch stoßen sie auf Widerstände. Die Beschäftigung mit dieser Projektart ist deshalb lehrreich für den Umgang mit häufigen Problemen im Projektalltag. In diesem Artikel lesen Sie, wie sich ein effizientes und professionelles Kostenmanagement bei einem mittelständischen Unternehmen mit begrenzten Ressourcen realisieren lässt. Der Fokus liegt dabei auf den "sonstigen betrieblichen Aufwendungen", die je nach Branche 10% bis 20% vom Umsatz eines Unternehmens ausmachen.

Was sind Kosteneinsparungsprojekte?

Aus Unternehmenssicht sind Projekte - wie z.B. Produktentwicklungen - meist Investitionen, deren Return on Invest eventuell erst Jahre nach dem Projektabschluss liegt. Projekte zur Reduzierung der Betriebskosten hingegen finanzieren sich unmittelbar durch ihr eigenes Ergebnis. Eine zweite Besonderheit solcher Kosteneinsparungsprojekte liegt darin, dass sie sich zwar mit Angelegenheiten der Linienorganisation beschäftigen, ihre Effizienz aber in der Projektmanagement-Methodik begründet ist.

Kosteneinsparungsprojekte sind also Vorhaben, die

  • die Reduktion von Sach- und Dienstleistungskosten eines Unternehmens zum Gegenstand haben
  • den Einsatz des eigenen Personals optimieren
  • und dadurch den Ertrag des Unternehmens steigern

Dabei gelten folgende Rahmenbedingungen:

  • Qualität und Serviceniveau sind beizubehalten oder zu steigern
  • Es gibt weder Personalabbau noch Verlängerung von Arbeitszeiten

Ziel: vom Kostendruck befreien und finanzielle Spielräume schaffen

Die größte Aufmerksamkeit der Unternehmensführung liegt auf dem Erzielen von Umsatz. Die Betriebskosten stehen selten im Brennpunkt der Wahrnehmung. Die Motivation für den Start eines Kosteneinsparungsprojekts ergibt sich deshalb häufig durch äußere Anlässe: Ein Wettbewerber bietet seine Produkte oder Dienstleistungen günstiger an, ein Hauptkunde fordert Preisreduktionen oder die Shareholder erwarten bessere Ergebnisse. Den größten "Gewinn" erzielen Unternehmen, die ohne äußeren Druck ihre Kosten optimieren, denn sie können selbst entscheiden, ob sie die Einsparungen für Investitionen, Gewinnsteigerung oder Reduktion der eigenen Preise verwenden.

Einsparungen durch professionelles Kostenmanagement

In den von uns abgewickelten Kostenmanagement-Projekten liegen die Einsparpotenziale insgesamt zwischen 0% und mehr als 50%, typisch ist ein Bereich zwischen 10% und 30%, bezogen auf die analysierten Kostenbereiche.

Diese Einsparungen werden in mehr als der Hälfte der Fälle mit den bisherigen Lieferanten

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