Projekterfahrungen mit Mikroartikeln schnell und einfach austauschen

Mit dem Schreiben von Mikroartikeln haben Sie die Möglichkeit, schnell und dennoch strukturiert persönliche Projekt-Erfahrung zu dokumentieren. Diese Lessons-learned-Methode erlaubt es Ihnen auch, Ihre Erfahrungen zu reflektieren und in knapper, leicht lesbarer Form anderen Mitarbeitern im Projekt (und darüber hinaus) zur Verfügung zu stellen. Anhand eines Beispiels zeigt Ihnen Elisabeth Wagner, wie Sie Mikroartikel erstellen und welche Regeln Sie dabei berücksichtigen müssen. Als Projektmanager können Sie so das gemeinsame Lernen im Team gezielt beschleunigen.

 

Projekterfahrungen mit Mikroartikeln schnell und einfach austauschen

Mit dem Schreiben von Mikroartikeln haben Sie die Möglichkeit, schnell und dennoch strukturiert persönliche Projekt-Erfahrung zu dokumentieren. Diese Lessons-learned-Methode erlaubt es Ihnen auch, Ihre Erfahrungen zu reflektieren und in knapper, leicht lesbarer Form anderen Mitarbeitern im Projekt (und darüber hinaus) zur Verfügung zu stellen. Anhand eines Beispiels zeigt Ihnen Elisabeth Wagner, wie Sie Mikroartikel erstellen und welche Regeln Sie dabei berücksichtigen müssen. Als Projektmanager können Sie so das gemeinsame Lernen im Team gezielt beschleunigen.

 

Das Erfassen von Lessons Learned ist eine anerkannte und weitverbreitete Methode, die im Projekt gemachten Erfahrungen zu dokumentieren, damit sie diesem und weiteren Projektteams helfen, Projekte künftig besser zu managen.

Eine strukturierte Methode, wie Sie als Projektmanager oder als Projektmitarbeiter Ihre persönlichen Erlebnisse festhalten und diesen Erfahrungsschatz mit anderen teilen können, ist das Schreiben von Mikroartikeln.

Geballtes Erfahrungswissen auf maximal einer Seite

Die Organisationsberaterin Susanne Mingers und der Systemtheoretiker Helmut Willke entwickelten das Konzept des Mikroartikels Ende der 90er Jahre als ein Instrument des systemischen Wissensmanagements. Es soll dem Einzelnen helfen, sich persönliche Lernerfahrung bewusst zu machen, zu dokumentieren und anderen zugänglich zu machen.

Mikroartikel sind, wie der Name schon sagt, "kleine Artikel". In ihnen beschreiben Sie persönliche Lessons Learned, und zwar nach einer vorgegebenen Struktur, möglichst kurz und prägnant, ggf. auch mal durch eine Grafik veranschaulicht. Sie dürfen über alles schreiben, aber nicht länger als eine Seite – eine gut lesbare Seite wohlgemerkt, also keinen Text, der in Schriftgröße 6 Punkt abgefasst ist.

Zweifacher Nutzen

Dabei profitieren Sie davon, dass Sie Ihre Erfahrungen bewusst machen und durch die Reflexion und schriftliche Dokumentation viel nachhaltiger im Gehirn verankern als durch das bloße Erleben.

Die Kollegen, die Ihre Mikroartikel lesen, haben die Möglichkeit, aus Ihren Erfahrungen zu lernen, ohne sie selbst machen zu müssen. Wenn Sie Mikroartikel als Lessons-learned-Methode im Projekt einsetzen, können Sie als Projektmanager das gemeinsame Lernen im Team gezielt beschleunigen.

Kurz und klar strukturiert

Ob Sie beim Schreiben eines Mikroartikels einfach nur der vorgegebenen Struktur folgen oder Ihre Erfahrung in einem entsprechenden Formular festhalten, ist Geschmackssache. Wesentlich sind die Kürze des Artikels und der einheitliche Aufbau, der folgende Punkte enthält:

  • Thema
  • Sachverhalt/Story
  • Einsichten XE "Einsichten" /Lessons Learned XE "Lessons Learned"
  • Folgerungen
  • Anschlussfragen

Beispiel Mikroartikel

Hier das Beispiel eines Mikroartikels eines Projektmitarbeiters, das bei der Vorbereitung des Roll-outs eines neuen CRM-Systems in einem internationalen Unternehmen entstanden ist (Tabelle 1).

Tabelle 1: Mikroartikel (Beispiel).
Mikroartikel
Thema
Wenn die Botschaft nicht beim Empfänger ankommt – Probleme in der Kommunikation mit den Auslandsniederlassungen
Sachverhalt
Nachdem wir für unser neues CRM-System die erforderlichen Funktionen beschrieben und einen Dienstleister für die Umsetzung ausgewählt hatten, ging es nun darum, das Datenvolumen zu ermitteln, das zur Migration anstand.

Bereits kurz nach Projektstart hatten wir die Leiter der 15 Auslandsniederlassungen per E-Mail darüber informiert, dass wir in diesem Monat ihre Vertriebsmitarbeiter wegen der Anzahl der Datensätze in ihrem lokalen CRM ansprechen und auch einige Fragen dazu klären wollten.

Als ich nun per E-Mail ein Formular an die Vertriebsmitarbeiter verschickte, mit der Bitte, uns u.a. die Zahl der Firmen und der einzelnen Kontakte mitzuteilen und die Frage zu beantworten, ob und wie die Kunden priorisiert seien, war es, als hätte ich "E-Mail-Bomben" an die Kollegen verschickt: Ich bekam keine einzige vernünftige Antwort. Aus sechs Auslandsniederlassungen erhielt ich gar keine Rückmeldung, von den übrigen neun die erboste Rückfrage, was das denn nun solle. Tenor: Von einem neuen CRM-System hätte man noch nie etwas gehört und auch keinerlei Interesse daran.

Ich überprüfte zunächst, dass die Informationen damals korrekt per E-Mail an die Leiter der Auslandsniederlassungen rausgegangen sind. Auch informierte ich unseren Projektleiter, der zunächst auch keine Erklärung für diese Reaktionen hatte.
Einsicht
Die Kommunikation mit den ausländischen Niederlassungen ist definitiv falsch gelaufen. Wir haben ein riesiges Akzeptanzproblem bezüglich unseres neuen CRM-Systems, das sehr wahrscheinlich zu einer gravierenden Terminverzögerung unseres CRM-Projekts führen wird.
Folgerungen
Wenn wir im Projekt Zuarbeit von anderen, noch dazu räumlich weit entfernen Kollegen in den Auslandsniederlassungen benötigen, reicht es nicht, eine E-Mail an deren Vorgesetzte zu schicken. Wir müssen uns vergewissern, dass die Information auch wirklich bei den Kollegen (!) angekommen ist, und dafür ggf. auch andere Kommunikationskanäle nutzen. In den Informationen muss der Nutzen, den das Projekt für die Kollegen stiftet, deutlich werden und auch, dass das oberste Management das Projektziel unterstützt, um so die Basis für die Akzeptanz und die Bereitschaft zur Zuarbeit zu schaffen.
Anschlussfragen
Welche Kommunikationswege können wir nutzen, um mit den Kollegen in unseren Auslandsniederlassungen verbindliche Absprachen zu treffen und von diesen benötigte Informationen sicher zu erhalten? Wie können wir im Unternehmen die Niederlassungen bei der Vereinbarung von Projektzielen stärker einbinden?

Regeln für die Einführung im Projektalltag

Die in den Mikroartikeln zusammengefassten Lessons Learned können Sie innerhalb des Unternehmens in zwei Zusammenhängen nutzen: zum einen, um Erfahrungen innerhalb des Projektteams zu teilen, zum anderen, um dieses Wissens an alle Mitarbeiter des Unternehmens weiterzugeben.

Wenn Sie als Projektmanager den Gebrauch von Mikroartikeln im Projektteam einführen wollen, sollten Sie folgende vier Regeln beachten:

  1. Sinnvolle Anlässe: Legen Sie gemeinsam mit dem Projektteam fest, zu welchen Themen und bei welcher Gelegenheit ein Mikroartikel sinnvoll ist. Mögliche Themen sind u.a. Erfahrungen mit der Schätzung von…

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