

Wer Daten in Excel verwaltet, arbeitet in der Praxis oft auch mit größeren Listen. Die Pflege solcher Listen wird allerdings mit zunehmender Größe und Komplexität der Daten immer schwieriger. Denn anders als in Datenbanken passen sich in Excel die Zellverweise in den Auswertungsformeln nicht automatisch an, wenn sich die Größe oder Form der Liste ändert. Dadurch ist es erforderlich, Argumente und Zellverweisen in Formeln, PivotTable-Bereichen und Diagrammen zu kontrollieren, was bei umfangreichen Listen viel Zeit kostet und ein hohes Fehlerrisiko birgt – denn Excel ermöglicht ab Version 2007 immerhin Tabellenblätter mit bis zu 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten.
Um auch umfangreiche Listen gut handhaben zu können, stellt Excel ab Version 2007 ein neues Werkzeug zur Verfügung: Listen können mit wenigen Klicks in "Tabellen" umgewandelt werden, für die neue und wesentlich einfachere Kalkulations- und Analysetechniken zur Verfügung stehen. Dieser Beitrag erklärt die Funktionsweise von Tabellen und zeigt, welche Vorteile diese im praktischen Einsatz haben.
Bild 1: Unübersichtlich und schwer zu kontrollieren: Zellverweise auf große externe Listen, wie hier am Beispiele eines SAP-Projektberichts.
"Tabellen" bieten gegenüber herkömmlichen Listen einige wesentliche Vorteile:
Bevor Sie diese Vorteile nutzen können, müssen Sie Ihre Liste zunächst in eine "Tabelle" umwandeln. Wie das geht, zeigt dieses erste Beispiel, das Sie in der Beispieldatei im Tabellenblatt "Projekte2013" finden. Die Liste in Bild 2 beginnt mit einer Kopfzeile, die Daten entsprechen dem Datentyp der Spalte – d.h. die Datumsspalten enthalten nur Datumswerte, in der Zahlenspalte befinden sich nur numerische Werte.
Bild 2: Projekliste
Bild 3: Excel analysiert die Liste und schlägt den Datenbereich automatisch vor.
Bild 4: Die neue Tabelle und Tabellenformatvorlagen
Die Tabelle ist jetzt fertig erstellt. Neue Einträge schreiben Sie einfach in die nächste freie Zeile. Mit jedem Eintrag erweitert sich die Tabelle automatisch um eine Zeile. Das Tabellenformat passt sich dabei an, die Zelle wird entsprechend eingefärbt. Enthalten einzelne Spalten der Tabelle Formeln, werden diese automatisch auf die neu angefügte Zeile kopiert.
Mit der Umwandlung des Listenbereichs in eine Tabelle hat diese einen Namen bekommen. Wenn Sie auf Tabellentools / Entwurf klicken, sehen Sie diesen Namen in der Gruppe Eigenschaften links oben. Er passt sich automatisch an die Tabellendimension an, was für spätere Auswertungen besonders hilfreich ist. Sie können den Tabellennamen jederzeit ändern. Für die Namensgebung in Tabellen gelten die gleichen Richtlinien wie für Bereichsnamen: Das erste Zeichen muss ein Buchstabe sein, Zellbezüge und Leerzeichen sind nicht erlaubt, die maximale Länge beträgt 255 Zeichen. Verwenden Sie am besten nach den Namenskonventionen für Tabellen den Vorsatz "tbl", damit Sie Tabellennamen von Bereichsnamen unterscheiden können:
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Oliver Dattner
24.07.2013