

Projektdaten, wie z.B. Termine, Arbeitspakete oder Kosten werden oft als Listen in Excel gepflegt, um sie bequem auswerten zu können. Ändert sich allerdings der Umfang einer solchen Liste, müssen zur Datenanalyse oft die Zellverweise von Formeln, Pivot-Tabellen und Diagrammen mühevoll von Hand an den neuen Zellbereich angepasst werden. Seit Version 2007 bietet Excel mit den "Tabellen" jedoch ein deutlich komfortableres Werkzeug. Ignatz Schels zeigt in diesem Beitrag, wie Sie mit Tabellen und strukturierten Verweisen arbeiten und welche Vorteile diese bei der Bearbeitung und Analyse der Daten bieten.
Projektdaten, wie z.B. Termine, Arbeitspakete oder Kosten werden oft als Listen in Excel gepflegt, um sie bequem auswerten zu können. Ändert sich allerdings der Umfang einer solchen Liste, müssen zur Datenanalyse oft die Zellverweise von Formeln, Pivot-Tabellen und Diagrammen mühevoll von Hand an den neuen Zellbereich angepasst werden. Seit Version 2007 bietet Excel mit den "Tabellen" jedoch ein deutlich komfortableres Werkzeug. Ignatz Schels zeigt in diesem Beitrag, wie Sie mit Tabellen und strukturierten Verweisen arbeiten und welche Vorteile diese bei der Bearbeitung und Analyse der Daten bieten.
Wer Daten in Excel verwaltet, arbeitet in der Praxis oft auch mit größeren Listen. Die Pflege solcher Listen wird allerdings mit zunehmender Größe und Komplexität der Daten immer schwieriger. Denn anders als in Datenbanken passen sich in Excel die Zellverweise in den Auswertungsformeln nicht automatisch an, wenn sich die Größe oder Form der Liste ändert. Dadurch ist es erforderlich, Argumente und Zellverweisen in Formeln, PivotTable-Bereichen und Diagrammen zu kontrollieren, was bei umfangreichen Listen viel Zeit kostet und ein hohes Fehlerrisiko birgt – denn Excel ermöglicht ab Version 2007 immerhin Tabellenblätter mit bis zu 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten.
Um auch umfangreiche Listen gut handhaben zu können, stellt Excel ab Version 2007 ein neues Werkzeug zur Verfügung: Listen können mit wenigen Klicks in "Tabellen" umgewandelt werden, für die neue und wesentlich einfachere Kalkulations- und Analysetechniken zur Verfügung stehen. Dieser Beitrag erklärt die Funktionsweise von Tabellen und zeigt, welche Vorteile diese im praktischen Einsatz haben.
Die Bezeichnung "Tabelle" ist etwas irreführend, da Excel-Anwender unter dem Begriff "Tabelle" das ganze Tabellenblatt verstehen. Wer zukünftig mit der neuen Listentechnik arbeitet, muss deshalb die Begriffe "Tabelle" und "Tabellenblatt" klar voneinander trennen.
Bild 1: Unübersichtlich und schwer zu kontrollieren: Zellverweise auf große externe Listen, wie hier am Beispiele eines SAP-Projektberichts.
"Tabellen" bieten gegenüber herkömmlichen Listen einige wesentliche Vorteile:
Bevor Sie diese Vorteile nutzen können, müssen Sie Ihre Liste zunächst in eine "Tabelle" umwandeln. Wie das geht, zeigt dieses erste Beispiel, das Sie in der Beispieldatei im Tabellenblatt "Projekte2013" finden. Die Liste in Bild 2 beginnt mit einer Kopfzeile, die Daten entsprechen dem Datentyp der Spalte – d.h. die Datumsspalten enthalten nur Datumswerte, in der Zahlenspalte befinden sich nur numerische Werte.
Bild 2: Projekliste
Bild 3: Excel analysiert die Liste und schlägt den Datenbereich automatisch vor.
Bild 4: Die neue Tabelle und Tabellenformatvorlagen
Die Tabelle ist jetzt fertig erstellt. Neue Einträge schreiben Sie einfach in die nächste freie Zeile. Mit jedem Eintrag erweitert sich die Tabelle automatisch um eine Zeile. Das Tabellenformat passt sich dabei an, die Zelle wird entsprechend eingefärbt. Enthalten einzelne Spalten der Tabelle Formeln, werden diese automatisch auf die neu angefügte Zeile kopiert.
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Oliver Dattner
24.07.2013