Projektron bezeichnet seine Projektmanagement-Software als "Business Coordination Software", weil sie weit über die üblichen Funktionen des Einzel- und Multiprojektmanagements hinausgeht. Als Software für projektorientierte Unternehmen konzipiert, bietet das Programm einerseits die Standardfunktionen zur Projektplanung, wobei die Bereiche Ressourcen und Finanzen einen besonderen Schwerpunkt bilden. Zusätzlich hilft BCS allerdings auch bei vielen Aufgaben im Projektalltag, von der Besprechungsorganisation bis zu Aufgabenlisten und Wiedervorlagen. Projektorientierte Dienstleister können aus den Projektplanungen komplette Angebote erstellen und Projekte entsprechend dem Projektfortschritt abrechnen.

Viermal im Jahr aktualisiert Projektron seine Software, wobei neue Versionen neben Optimierungen im Bereich Bedienoberfläche und IT-Sicherheit vor allem eine kontinuierliche Evolution der bereits umfangreichen Funktionalität bringen. Auch die aktuelle Version 26.1 punktet mit einer hohen Zahl von Detailverbesserungen und der technologischen Optimierung von Grafiken und Bedienoberfläche. Zudem hat der Hersteller im vergangenen Jahr seine Entwicklungsorganisation neu aufgestellt und die Entwicklungskapazität erweitert.

Projektbäume und Karteireiter

Beim Start im Browser fallen zuerst die verschiedenen Arbeitsbereiche in der Kopfzeile des Programmfensters auf. Dazu gehören etwa "Projekte" für die Projektplanung und -steuerung sowie "Intern" für die Verwaltung des eigenen Teams. Unter "Mein Bereich" finden Teammitglieder persönliche Übersichten von Projekten, Aufgaben und sonstigen Planungselementen. Jeder Bereich ist in mehrere Ansichten unterteilt. Unter "Projekte" finden sich z.B. Ansichten für die Projektsta-mdaten, den Strukturplan, den Teamplan und den Terminplan mit einer Gantt-Ansicht. Wer die aktuelle Ansicht behalten, aber unterschiedliche Planungsobjekte betrachten möchte, verwendet die Navigationsleiste am linken Fensterrand. Damit lässt sich z.B. schnell durch die Terminpläne oder Statusberichte verschiedener Projekte blättern.

Projektron arbeitet kontinuierlich daran, die Bedienoberfläche nicht nur optisch zu modernisieren, sondern sie konsistenter und effizienter zu machen. Dahinter steckt mehr als Feinschliff: Vereinheitlichte Icons, klarer definierte Drop-down-Mechaniken, konsistente Kontextmenüs und gleichartige Bedienmuster über verschiedene Ansichten hinweg reduzieren Einarbeitungsaufwand und Bedienfehler. Drop-down-Menüs öffnen sich nun über ein einheitliches Icon, und Kontextmenüs enthalten unabhängig vom Aufrufort, etwa im Strukturbaum oder direkt in einer Ansicht, stets die gleichen Einträge zu einem Thema. In Tabellen lassen sich per Mauszeiger mehrere Zellwerte markieren; BCS zeigt dann automatisch deren Summe an. Auch optisch wurden einzelne Bereiche überarbeitet, etwa durch neue Dashboard-Grafiken.

Gerade in einer über Jahre gewachsenen, funktional sehr breiten Unternehmenssoftware sind solche systemweiten Vereinheitlichungen keineswegs selbstverständlich. Statt lediglich neue Funktionen aufzusetzen, investiert Projektron damit sichtbar auch in die Konsistenz und Alltagstauglichkeit der bestehenden Oberfläche.

Je nach Benutzerrolle steht Teammitgliedern inzwischen eine umfangreiche Sammlung von Ansichten zur Verfügung. Favoriten lassen sich mit einem Stern markieren, was die Orientierung im Arbeitsalltag erleichtert.

Wer regelmäßig mit BCS arbeitet, wird sich schnell zurechtfinden. Für diejenigen, die das Programm nur gelegentlich nutzen, gibt es Assistenten, etwa zum schrittweisen Anlegen eines Projekts (Bild 1). Auch hier bringt die neue Version Vorteile: Die Software zeigt die einzelnen Schritte jetzt übersichtlich am linken Fensterrand inklusive Bearbeitungsstand an. Dadurch lassen sie sich auch in abweichender Reihenfolge abarbeiten und jederzeit kurz unterbrechen. Zudem passen sich die Assistenten jetzt an den Projekttyp an: Anders als ein Kundenprojekt benötigt ein internes Projekt möglicherweise keine Abrechnungsinformationen. Wer routiniert im Umgang mit dem Programm ist, nutzt vereinfachte Dialogfenster zur schnellen Erfassung der wichtigsten Eckdaten und umgeht die Assistenten komplett.

Methodenmix für die Projektplanung

Für die Terminplanung unterstützt BCS das klassische Balkendiagramm. Zusätzlich gibt es eine Kalenderansicht für besondere Projekttermine wie die wöchentliche Statusbesprechung oder das tägliche Scrum-Meeting. Über eine Schnittstelle lassen sich Termine bei Bedarf mit Microsoft Exchange, Outlook oder Google Calendar abgleichen. Die Termine fließen ebenso wie die Projektaktivitäten und Urlaube der Beteiligten in deren Auslastungsplanung ein.

Für die agile Produktentwicklung gliedert der Produktstrukturplan die Produkte in einzelnen Komponenten, denen Backlog-Elemente zugeordnet werden. Diese Elemente bildet BCS technisch als Tickets ab, die den entsprechenden Sprints zugeordnet werden. Die Sprints wiederum erscheinen im Terminplan des Projekts als gleichmäßig lange Balken.

Wer hybrid arbeiten will, kann die Tickets der Backlog-Elemente beliebigen Projektstrukturelementen seiner Terminplanung zuordnen, z.B. einem einzelnen Arbeitspaket. Ein Arbeitspaket verfügt, wie jede Aktivität im Terminplan, über ein eigenes Taskboard, in dem die Teams ihre Tickets selbst organisieren (Bild 2).

Die Taskboards eignen sich damit sowohl als Sprint-Boards in Scrum-Projekten als auch für hybride Projekte. So bleiben die Detailaufgaben größerer Arbeitspakete sichtbar, ohne den Terminplan unnötig fein strukturieren zu müssen. In kleinen Projekten kann ein Taskboard auch als einzige Planungsansicht für alle Aufgaben dienen. Dadurch lassen sich auch gemischte Portfolios aus klassischen und agilen Projekten unterschiedlichster Größe gut in BCS managen.

Ein Projekt-ERP für die Ressourcen- und Finanzplanung

Ein Business Coordination System für Projektumgebungen muss besonders im Ressourcenmanagement leistungsfähig sein, ob es nun um Kosten oder Teammitglieder geht. BCS deckt deshalb einfache Teamlisten mit Projektbeteiligten und Rollen ebenso ab wie eine detaillierte Aufgabenplanung und sogar die Berücksichtigung einzelner Kalendertermine.

In frühen Projektphasen plant man typischerweise mit Platzhaltern, z.B. für eine ganze Abteilung. So lässt sich der langfristige Ressourcenbedarf ermitteln und mit der verfügbaren Kapazität abgleichen. Vor der Projektdurchführung werden die Platzhalter dann durch namentlich benannte Teammitglieder ersetzt. Dabei unterstützt ein Workflow, mit dem Ressourcenanfragen bei den betreffenden Fachvorgesetzten gestellt werden, wahlweise für die komplette Ausführungszeit einer Aktivität oder nur für die kommenden Wochen.

In Projekten mit fest einzuplanenden Terminen, etwa bei einer Inbetriebnahme vor Ort, lassen sich im "Einsatzplan" einzelne Tage planen. BCS berücksichtigt dabei wie üblich den Ressourcenbedarf für die gesamte Aufgabe, z.B. zehn Personentage für die Schulungen bei der Inbetriebnahme, verteilt über sechs Wochen. Zusätzlich zum gesamten Plan-Aufwand dokumentiert die Software aber auch, dass davon z.B. bereits sechs Tage konkret für Schulungstermine vor Ort abgestimmt wurden und wann diese Termine genau stattfinden.

Auf Wunsch rechnet BCS ressourcentreu und passt Projekttermine an die verfügbare Ressourcenkapazität an. In der Praxis dürften jedoch die grafischen Kapazitätsanalysen der Software nützlicher sein, um drohende Überlastungen früh zu erkennen und entsprechend umzuplanen (Bild 3). In größeren Organisationen unterstützt das Skill-Management dabei, Ressourcen anhand der benötigten Fähigkeiten zu finden und früh zu erkennen, welche Skills in Zukunft benötigt und im Unternehmen eventuell noch ausgebaut werden müssen.

Personalkosten ermittelt BCS wie fast jede andere Software auch aus der Ressourcenplanung. Die Besonderheit: Wer für anstehende Projektaktivitäten den Arbeitsaufwand abschätzt und die Rollen der eingeplanten Teammitglieder dokumentiert, kann daraus direkt Projektangebote erstellen. Sogenannte Funktionssätze regeln die Abrechnung von Projektdienstleistungen. Sie legen fest, in welcher Rolle Ressourcen jeweils an Projektaktivitäten arbeiten und mit welchen Verrechnungssätzen diese Rollen im Projekt vergütet werden.

Außer den Personalkosten lassen sich im sogenannten Sachkostenplan auch Reisen, Material oder Fremdleistungen berücksichtigen. BCS bietet sogar eine Artikelverwaltung, die Stückpreise berücksichtigt, um z.B. Kosten für benötigte Softwarelizenzen oder Prototypen einzuplanen. Bei der späteren Rechnungsstellung berücksichtigt BCS nicht nur die geleisteten Stunden, sondern auch Sachkostenpositionen, im Projekt verwendete Artikel mit Verkaufspreisen sowie erfasste Reisekosten.

Zur betriebswirtschaftlichen Steuerung dienen Umsatzprognosen, die abrechenbare Aufwände, Kosten, bereits abgerechnete Leistungen und Anzahlungen auswerten. Prognostizierte Restaufwände werden mit hinterlegten Auftragswerten verglichen. Im Finanzbereich geht BCS damit, ganz im Sinne einer "Business Coordination Software", deutlich über typische PM-Software hinaus.

Häufig werden die Rechnungsinformationen schließlich über Schnittstellen an die Finanzbuchhaltung oder ein ERP-System übertragen. BCS kann die Rechnungsstellung jedoch auch vollständig selbst übernehmen und unterstützt dazu Standards wie XRechnung und ZUGFeRD (E-Rechnung). Sogar der Empfang elektronischer Rechnungen ist möglich. Für projektorientierte Dienstleister deckt BCS damit zentrale ERP-Funktionen wie CRM, Angebotswesen, Auftragsverwaltung, Leistungserfassung und Kostenplanung ab.

BCS orientiert sich begrifflich zwar eher an den externen Aufträgen von Dienstleistern. So ist z.B. konsequent von "Auftragswerten" die Rede, mit denen Plan- und Ist-Kosten verglichen werden. Die Begrifflichkeiten sind allerdings leicht anpassbar. Wer eher interne Projekte steuert und mit Projektbudgets arbeitet, kann auch Buchungskreise für Projektgruppen, Projekte und alle Ebenen des Projektstrukturplans hinterlegen und so die innerbetriebliche Leistungsverrechnung abbilden.

Teamarbeit im Projektalltag

Die Zusammenarbeit im Projektalltag unterstützt BCS mit Funktionen wie Teamkalender für Projekttermine, Checklisten, Wiedervorlagen zur Erinnerung und den bereits erwähnten Tickets (Bild 4). Tickets eignen sich nicht nur als Mittel zur Kommunikation für den Projekt-Helpdesk, sondern lassen sich auch als Aufgaben in einem vorab festgelegten oder spontan gestalteten Prozess von Teammitglied zu Teammitglied weitergeben. Das Team kann sich mithilfe der Tickets abstimmen, indem es Kommentare ergänzt, Dokumente hochlädt und Entscheidungen festhält. So lässt sich manche E-Mail vermeiden.

Insbesondere für IT-Organisationen kann es interessant sein, Tickets nicht nur projektbegleitend, sondern als zentrales Arbeitsinstrument zu verwenden. Im Arbeitsbereich "Services" lassen sich sogar Support- und Beratungsleistungen vollständig ticketbasiert organisieren: von der Erfassung von Anfragen über deren Bearbeitung bis zur Abrechnung der erbrachten Leistungen.

Zu der im IT-Umfeld oft eingesetzten Software Jira gibt es eine bidirektionale Schnittstelle. Projektverantwortliche behalten so Fortschritt, Aufwand und Projektstruktur in BCS im Blick, während Entwicklungsteams weiterhin in Jira und damit in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung arbeiten.

Eine der Alltagsaufgaben in Projekten ist die Organisation von Besprechungen. BCS bietet dazu neben seinem Terminkalender auch eine Agenda-Funktion. Das Team sammelt damit schon im Vorfeld einer Besprechung offene Themen, bei Bedarf mit Priorität, zuständigen Personen und geschätzter Dauer. Für eine Besprechung im BCS-Kalender werden anschließend die zu besprechenden Themen ausgewählt (Bild 5). Bei Regelterminen, z.B. dem wöchentlichen Statusmeeting, berücksichtigt BCS automatisch auch Standard-Tagesordnungspunkte.

Während des Termins zeigt der Präsentationsmodus nacheinander die einzelnen Agendapunkte an, sodass sich Entscheidungen und Ergebnisse dazu direkt eintragen lassen. Auch daraus entstehende Wiedervorlagen, Folgetermine oder neue Aufgaben für die Projektbeteiligten werden hier festgehalten. Nach der Besprechung kann das Protokoll mit wenigen Klicks direkt aus BCS als PDF-Datei versendet werden.

KI-Unterstützung für automatische Zusammenfassungen

Im Projektalltag unterstützt BCS die Teams zudem mit einer Reihe von KI-Funktionen. So beantwortet die klassische Hilfe jetzt frei formulierte Fragen zur Bedienung direkt anhand der Dokumentation (Bild 6). An mehreren Stellen hilft KI zudem dabei, umfangreiche Inhalte schneller zu erfassen, etwa durch automatische Zusammenfassungen von User-Storys, Tickets, PSP-Elementen oder anderen Objekten. Das erleichtert besonders in größeren Projekten den Überblick über Diskussionen, Bearbeitungsstände und Entscheidungen.

Was für viele Unternehmen entscheidend sein dürfte: Die KI-Funktionen sind nicht auf reine Cloud-Dienste beschränkt, sondern die zugrunde liegenden KI-Modelle können auch lokal betrieben und somit in datenschutzsensiblen Umgebungen eingesetzt werden.

Die PMO-Perspektive: das Multiprojektmanagement

Die vielseitigen Dashboards und Listen in BCS vermitteln Stakeholdern einen Überblick über die verschiedenen Projekte. Speziellere Auswertungen für einzelne Projektgruppen, Programme oder das gesamte Projektportfolio lassen sich mithilfe der Reporting-Engine erstellen, die auf der Open-Source-Lösung BIRT basiert. In vielen Fällen reichen die Standardansichten jedoch bereits aus. Wird im Navigator z.B. ein Programm mit allen zugehörigen Projekten ausgewählt, zeigt die Gantt-Ansicht automatisch sämtliche Aktivitäten dieser Projekte an. Entsprechend spiegeln auch die Finanz-Dashboards die Gesamtsummen aller ausgewählten Projekte wider.

In der Projektliste (Bild 7) finden sich die wichtigsten Eckdaten der Projekte und die jeweils aktuellen Statusanmerkungen. Die Projektleitungen signalisieren mit einem Kommentar und einer Projektampel die eigene Einschätzung und ergänzen so die harten Zahlen, die BCS berechnet.

Neben Portfolio-Auswertungen bietet BCS auch Funktionen, um das Portfolio zu gestalten: Fragenkataloge für Projektanträge ermöglichen zudem qualitative Bewertungen, etwa zum strategischen Nutzen oder zum Risikograd von Projektideen. In den Dashboards lassen sich die berücksichtigten Projekte durch Filter eingrenzen, was einfache Portfoliosimulationen ermöglicht. So kann z.B. die Auswirkung eines zusätzlichen Projekts auf die Ressourcensituation analysiert werden. Falls automatisierte Freigaben gewünscht sind, lassen sich diese mit der integrierten Workflow-Engine konfigurieren. Nach Projektabschluss hilft die Projektarchivierung dabei, das Portfolio übersichtlich zu halten und historische Daten weiterhin verfügbar zu machen.

Typische Workflows wie die Genehmigung erfasster Projektstunden oder der Ablauf eines Urlaubsantrags sind bereits hinterlegt. Individuelle Prozesse lassen sich in BCS jetzt mittels der Camunda-Workflow-Engine mit einem grafischen Designer nach den Regeln der BPMN-Spezifikationssprache modellieren (Bild 8).

Für die Beteiligten erscheinen Prozessaufgaben aus den Workflows als Liste im persönlichen Überblick, etwa die ausstehende Prüfung der von einem Teammitglied zurückgemeldeten Stunden. Mit einem Klick wird der jeweilige Prozessschritt geöffnet und bearbeitet, z.B. um falsch verbuchte Stunden mit einem kurzen Kommentar abzulehnen.

Technik, Sicherheit und Lizenzen

BCS läuft in jedem modernen Browser. Die Software kann entweder auf eigenen Systemen installiert oder als Software-as-a-Service (SaaS) genutzt werden. Beim SaaS-Betrieb erfolgt das Hosting standardmäßig in Deutschland, was für viele Organisationen im Hinblick auf Datenschutz und regulatorische Anforderungen relevant ist. Über Schnellkonfigurationsschalter lassen sich die benötigten Funktionen gezielt auswählen.

Auch technisch entwickelt der Hersteller die Software kontinuierlich weiter: Die Grafiken der Dashboards wurden unlängst auf das D3-Framework umgestellt, immer mehr Module nutzen React-Komponenten. Was auf dem Papier nach technischen Details klingt, bringt im Alltag ein moderneres Design und eine interaktivere Bedienoberfläche.

Datensicherheit spielt in der Cloud wie auf dem eigenen Server eine entscheidende Rolle. Ein spezielles Team bei Projektron prüft die Software kontinuierlich auf mögliche Schwachstellen gegenüber gängigen Angriffsmethoden. Auch etliche größere Kunden unterziehen die Software entsprechenden Tests durch die eigene IT-Sicherheit. Zudem verfügt das Unternehmen über Zertifizierungen und Prüfverfahren wie ISO 27001 und TISAX, die hohe Anforderungen an Informationssicherheit und Cloud-Betrieb stellen.

BCS bietet eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, bei der die Anmeldung am System auf einem gesonderten Gerät, etwa einem Smartphone, bestätigt werden muss. Mit modernen Passkeys ist die Anmeldung ohne klassische Passwörter möglich. Außerdem unterstützt BCS zentrale Identitätsdienste wie Microsofts Azure Active Directory. Notwendige Zugangsdaten für externe Systeme, etwa für Schnittstellen, liegen in einem verschlüsselten Passwort-Tresor.

Das Lizenzmodell folgt einem fein abgestuften Rollenmodell. So gibt es z.B. Lizenzen für die Projektleitung, für Teammitglieder oder auch nur zur reinen Anwesenheitserfassung.

Fazit

BCS richtet sich an Multiprojekt-Umgebungen, insbesondere mit personalintensiven Projekten. Entsprechend bietet die Software weitreichende Funktionen für das Ressourcenmanagement, bis hin zur taggenauen Einsatzplanung. Alternativ unterstützt sie auch eine Planung, die auf mehr Eigenverantwortung der Teams setzt. Dafür stehen Ressourcen-Platzhalter und Taskboards für Arbeitspaket-Teams zur Verfügung, die dabei helfen, zunächst nur ganze Gruppen für Aufgaben einzuplanen und das Team später selbst entscheiden zu lassen, wer die Aufgabe konkret übernimmt.

Die Finanzfunktionen sprechen mit Projektangeboten und der Abrechnung von Projektaufwänden zwar vor allem Organisationen an, die externe Projektdienstleistungen erbringen. Sie eignen sich aber ebenso zur internen Leistungsverrechnung in größeren Unternehmen und um intern vorgegebene Projektbudgets im Blick zu behalten.

Funktionalitäten wie CRM-Adressverwaltung, Dokumentenablage, Reisekostenabrechnung und Urlaubsverwaltung decken Bereiche ab, die zwar nicht unmittelbar zum Projektmanagement gehören, in projektorientierten, kleinen bis mittelgroßen Unternehmen jedoch oft in engem Bezug dazu stehen. In manchen Fällen kann BCS hier sogar Spezialsoftware ersetzen. Bei sehr hohen Anforderungen in diesen Bereichen bietet BCS zumindest immer eine gute Ausgangsbasis für Schnittstellen zu entsprechenden Spezialprodukten.

Für das PMO empfiehlt sich BCS als Tool für den kompletten Projektlebenszyklus. Es ermöglicht, nach verschiedenen Projektmanagement-Standards wie IPMA (GPM), PMI und PRINCE2 oder Scrum zu arbeiten. Die Funktionen für Projektanträge und Projektbewertungen tragen dazu bei, einheitliche PM-Prozesse umzusetzen.

Kontakt

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