Hinderliche Verhaltensmuster in Projekten

Reportismus - Wenn das Berichtswesen zur Dokumentenflut ausartet

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Projekt ist das menschliche Verhalten. Bestimmte, meist unbewusste Handlungsweisen – so genannte Verhaltensmuster – sind jedoch für den Projektfortschritt hinderlich und können letztendlich zum Scheitern eines Projekts führen. Ein ausuferndes Berichtswesen, das die eigentliche Projektarbeit lähmt, ist z.B. eine häufig anzutreffende Folge solcher Muster. Chris Rupp und Christian Pikalek beschreiben in diesem Artikel, welche Ursachen für diesen so genannten "Reportismus" verantwortlich sind, wie man ihn frühzeitig erkennt und was man tun kann, um ihn von Anfang an wirkungsvoll zu vermeiden.

Unsere gesamte Welt folgt bestimmten Mustern. Sie finden sich z.B. im Aufbau unserer DNS, auf den Bezügen von Möbelstücken, in der Verteilung von Mobilfunkantennen oder in unseren Fingerabdrücken. Neben diesen materiellen Mustern existieren auch Muster im menschlichen Verhalten, so genannte Verhaltensmuster. Diese werden von Psychologen als meist unbewusst eingeübte Handlungsweisen gedeutet, deren Wiederholung dem handelnden Individuum in einer bestimmten Situation das Gefühl von Sicherheit oder Akzeptanz vermittelt.

Der Faktor Mensch beeinflusst den Erfolg eines Projekts wie kein anderer. Jeder einzelne Projektbeteiligte ist eine Person mit Stärken und Schwächen und vertritt zumindest zu einem gewissen Teil seine eigenen Interessen. Daraus folgt, dass Verhaltensmuster ein Projekt auch behindern, ja sogar zum Scheitern bringen können. Schädliche Verhaltensmuster zeigen sich beispielsweise in einer übertriebene Sparsamkeit auf Seiten des Auftraggebers oder in unrealistischen Versprechen des Analytikers.

Selbstverständlich existieren nicht nur negative, d.h. den Erfolg gefährdende Verhaltensmuster, sondern auch positive Beispiele. Da diese jedoch kein Problem darstellen, soll sich dieser Beitrag vor allem auf das Verstehen, Erkennen und Lösen von hinderlichen Mustern konzentrieren.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen anhand eines typischen Beispiels, wie ein solches Verhaltensmuster den Projektfortschritt verhindern kann. Das vorgestellte Muster bezeichnen wir als "Reportismus" oder auch "Managerismus" (Bild 1).

Bild 1: Reportismus: Das Berichtswesen artet zur Dokumentenflut aus.

Ein (fast) fiktives Beispiel

Dokumentenpflege bremst Projektarbeit

1. Phase: Am Anfang war alles gut, ...

Unser imaginäres Projekt beginnt mit einem Kick-off-Meeting. Der Projektmanager und seine fünf Projektmitarbeiter erstellen zusammen die Ziele des Projekts, klären die Rahmenbedingungen, die zur Verfügung stehende Zeit, die Ressourcen, mögliche Risiken, etc. All diese Punkte werden im Vorgehen berücksichtigt. Es wird verbindlich festgelegt, für welches Problem oder für welche Fragestellung welches administrative Dokument von den Projektbeteiligten zu erstellen und zu pflegen ist. Das Team einigt sich auch auf ein Berichtswesen. Zur Ressourcen- und Fortschrittskontrolle sollen die einzelnen Bereichsverantwortlichen dem Projektmanager einmal wöchentlich den aktuellen Stand ihrer Arbeitspakete mitteilen. Auf diese Weise ist der aktuelle Projektfortschritt immer transparent. So weit so gut!

2. Phase: ... dann fängt es so langsam an ...

Die ersten drei Wochen des Projekts verlaufen ohne Zwischenfälle, d.h. die Bereichsverantwortlichen melden wie vereinbart wöchentlich den aktuellen Stand ihrer Arbeitspakete. Doch dann erhalten alle Beteiligten eine E-Mail ihres Projektmanagers:

"Hallo zusammen,
im Ordner xy habe ich eine Excel-Datei "Anwesenheit.xls" erstellt, in

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