Projekte im Industrieanlagenbau

Risiken vermindern mit präventivem Claimsmanagement

Können Projektleistungen nicht zum vertraglich vereinbarten Termin umgesetzt werden, muss der Auftragnehmer oft Verzugsstrafen zahlen. Selbst wenn er für die Verzögerung nicht direkt verantwortlich ist, wird sein Projektertrag dadurch stark reduziert. Für Auftragnehmer ist es deshalb wichtig, ein solides Claimsmanagement zu betreiben, und die Risiken abzuwälzen oder zu minimieren. Volker Stroh stellt wichtige Methoden und Instrumente des zeitlichen Claimsmanagements vor. Der Schwerpunkt liegt auf präventiven Ansätzen; operative Fragen werden ebenfalls beleuchtet.
Projekte im Industrieanlagenbau

Risiken vermindern mit präventivem Claimsmanagement

Können Projektleistungen nicht zum vertraglich vereinbarten Termin umgesetzt werden, muss der Auftragnehmer oft Verzugsstrafen zahlen. Selbst wenn er für die Verzögerung nicht direkt verantwortlich ist, wird sein Projektertrag dadurch stark reduziert. Für Auftragnehmer ist es deshalb wichtig, ein solides Claimsmanagement zu betreiben, und die Risiken abzuwälzen oder zu minimieren. Volker Stroh stellt wichtige Methoden und Instrumente des zeitlichen Claimsmanagements vor. Der Schwerpunkt liegt auf präventiven Ansätzen; operative Fragen werden ebenfalls beleuchtet.

In Projekten des Industrieanlagenbaus entscheidet ein professioneller Umgang mit Vertragsstörungen über den wirtschaftlichen Erfolg oder Misserfolg eines Projekts. Um den Projektertrag abzusichern, ist es deshalb wesentlich, ein solides Claimsmanagement zu betreiben und auf diese Weise Risiken abzuwälzen oder zu minimieren. Im Folgenden werden wichtige Methoden und Instrumente des zeitlichen Claimsmanagements vorgestellt. Der Schwerpunkt liegt auf präventiven Ansätzen; operative Fragen werden aber ebenfalls beleuchtet.

Termintreue entscheidet über Gewinn oder Verlust

Im Maschinen- und Anlagenbau basieren Projekte auf einem Kundenauftrag und folgen einem Vertrag. Dieser ist eine Vereinbarung über ein festgelegtes Leistungs- und Liefersoll, das in einer bestimmten Zeit und zu einem bestimmten Preis erbracht werden muss. Strukturiert man die Risiken des Projekts in dieser Systematik, erhält man

  • Risiken bezüglich des Leistungs- und Liefersolls
    z.B. bei einer Neuentwicklung die Zusage einer technischen Verfügbarkeit, die evtl. nicht in der versprochenen Höhe gewährleistet werden kann.
  • Zeitrisiken
    z.B. hohe Verzugsstrafen bei Terminüberschreitungen.
  • Kosten- und Erlösrisiken
    z.B. hohe Preisschwankungen für Zulieferteile bei einem Festpreis-Vertrag.

Der zunehmende internationale Wettbewerb hat nicht nur zu einem stärkeren Preisdruck im Maschinen- und Anlagenbau geführt, sondern auch die zeitlichen Risiken in seinen Projekten deutlich anwachsen lassen. Das schlägt sich nieder in sinkenden Durchlaufzeiten, höheren Verzugshaftungen und einer nachlassenden Kulanz der Vertragspartner beim Geltendmachen von Schadensersatzansprüchen oder Vertragsstrafen. Damit wird es zunehmend wichtiger, den Zeitplan im Projekt zu kontrollieren.

Claimsmanagement (auch Vertrags-, Contract-, Nachforderungs- oder Claim-Management) befasst sich primär mit dem Geltendmachen oder Abwehren von Ansprüchen, die nicht vertraglich zwischen den Parteien geregelt waren. Diese Ansprüche entstehen aus Abweichungen des tatsächlichen (Ist) vom geplanten (Soll) Projektverlauf und haben zum Teil erhebliche Folgen für den Kosten- und Zeitrahmen des Projekts. Die wichtigsten Aufgaben im Rahmen des Claimsmanagements sind deshalb, alle Abweichungen geplant und kontrolliert vorauszusehen, zu beobachten, festzustellen und zu dokumentieren.

Aus Sicht des Claimsmanagements entscheidet vorrangig der Faktor Zeit über das Projektergebnis. Der Zeitfaktor wirkt sich einerseits direkt aus, weil Einzahlungen des Kunden, aber auch eigene Schadensersatz- oder Strafzahlungen oft an Projekttermine geknüpft sind. Andererseits ist der Einfluss indirekt, weil der größte Anteil der Kosten, die aus Störungen des geplanten Projektverlaufs resultieren, zeitabhängig ist. Die Prävention von Terminverzögerungen und - falls dies nicht gelingt - der erfolgreiche Umgang mit daraus entstehenden Ansprüchen auf Verlängerung der Leistungszeit (Zeitclaims) sind somit wesentliche Elemente, um Risken zu begrenzen und den Projektertrag zu sichern.

Störung 1: Inkrafttreten des Vertrags

Eigentlich war das Projekt bei Mega-Oil gut angelaufen. Der Anlagenbauer Raffi & Niert (R&N) hatte die Ertüchtigung der Erdölaufbereitung in Kasachstan technisch und wirtschaftlich sauber geplant, die Zusammenarbeit und die Schnittstellen zwischen den Projektpartnern waren klar und auch der Zeitplan machte einen soliden Eindruck.

Allerdings stellte sich heraus, dass die Erteilung der Baugenehmigung doch keine "reine Formsache" war, wie Mega-Oil in den Auftragsgesprächen versichert hatte. Die kasachische Umweltschutzbehörde erteilte die Genehmigung nur unter strengen Bodenschutz-Auflagen. Deren Erfüllung war technisch gesehen zwar kein Problem, würde jedoch mindestens zwei Wochen zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen. Ärgerlich für R&N war allerdings, dass der Vertrag bereits am 1. März in Kraft getreten und die Abnahme für den 15. November desselben Jahres vorgesehen war.

Den Zeitplan unter Kontrolle bringen

Beim Projektleiter von R&N schrillten nun die Alarmglocken. Wenn sich schon der Beginn der Bauarbeiten verzögerte, würde der gesamte Zeitplan des Projekts aus den Fugen geraten. Strafzahlungen auf die Verspätung von "Meilensteinen" hatte der Vertrieb in den Vertragsverhandlungen zwar verhindern können, jedoch war für jeden Tag, um den sich die Abnahme verzögerte, ein pauschalierter Schadensersatz von 0,1% des Auftragswerts vereinbart worden. Plötzlich bestand für das gesamte Projekt ein hohes Zeitrisiko. Wurde der Abnahmetermin nicht eingehalten, könnte der geplante Projektertrag schnell aufgezehrt werden.

Ein Projektleiter in einer solchen Situation sollte zunächst bestrebt sein, den Projektzeitplan unter Kontrolle zu bekommen - getreu der Claimsmanagement-Maxime "Bekomme ich die Zeit in den Griff, habe ich auch die Kosten im Griff." Er muss versuchen, den Abnahmezeitpunkt um mindestens die zu erwartende Verzögerung nach hinten zu verschieben, also einen "Zeitclaim" für wenigstens zwei Wochen durchzusetzen. Dafür müssen zunächst drei Dinge geprüft werden:

  • die "Risikosphären"
  • der Zeitplan
  • der kritische Pfad
Risikosphären: Wer trägt das Risiko?

Zunächst hat der Projektleiter zu klären, wer überhaupt das Risiko verzögerter Behördengenehmigungen tragen muss. Manchmal sind diese so genannten "Risikosphären" im Vertrag definiert. Mögliche Formulierungen lauten z.B. "Risiken des Auftraggebers sind ... Kontaminierung der Baustelle, Streiks, durch den Auftraggeber selbst oder durch von ihm benannte Unterauftragnehmer durchgeführte Arbeiten, usw.". Findet sich nichts dergleichen in den Vereinbarungen, sollte der Projektleiter versuchen, diese…

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