Risikoanalyse in vier Schritten

Gefahr erkannt - Gefahr gebannt. Was für den Alltag zutrifft, gilt im Wesentlichen auch für das Projektmanagement. Wer Risiken erkennt und senkt, erhöht die Chancen einer erfolgreichen Projektdurchführung. In ihrem Tipp erläutert Regina Wolf die vier wichtigsten Schritte der Risikoanalyse.

Die realistische Einschätzung von Risiken ist eine wesentliche Grundlage für den Projekterfolg. Vor jedem Projekt sollte deshalb eine gründliche Risikoanalyse erfolgen. Auf diese Weise ist es möglich, Gefahrenpotenziale schon im Vorfeld zu erkennen und entsprechende Präventivmaßnahmen zu ergreifen. In der Regel wird die Risikoanalyse vom Projektmanager durchgeführt.

Risiken beurteilen in vier Schritten

Schritt 1: Definition der Risikofelder
Überlegen Sie zu Beginn, welche Risiken überhaupt existieren. In der Regel sind vor allem folgende Punkte für den Erfolg eines Projekts ausschlaggebend:

  • Know-how-Träger: Um ein schlagkräftiges Projektteam aufzustellen, müssen Sie geeignete Know-how-Träger finden. Stellen Sie fest, welche Funktionen ausgefüllt werden müssen und welche Personen dafür in Frage kommen. Bei der Zusammenstellung von Projektteams ist das wichtigste Kriterium die Erfahrung. Lassen Sie sich Referenzen vorlegen. Kompetente und erfahrene Mitarbeiter werden Ihnen die größte Hilfe sein. Fehlt Ihnen für die Projektdurchführung das Fachpersonal, ist das ein absolutes K.o.-Kriterium.
  • Der Termin: Prüfen Sie, ob Ihr Projekt terminkritisch ist. Muss das Projekt bis zu einem bestimmten Datum durchgeführt worden sein oder ist der Abschluss zeitlich variabel? Arbeiten Sie beispielsweise an einem neuen Rechnungswesen-System, kann dieses oftmals nur zum Ende des Geschäftsjahres eingeführt werden. Die zeitliche Planung muss hier besonders exakt sein.
  • Die Kommunikation: Häufig ergeben sich Probleme, weil die Geschäftsführung Veränderungen durchsetzen möchte, die von den Mitarbeitern nicht mitgetragen werden. Prüfen Sie also, ob evtl. Akzeptanzprobleme bestehen. Ist das der Fall, müssen Sie damit rechnen, dass die Mitarbeiter dem Projekt ihre Unterstützung verweigern oder es im Extremfall aktiv blockieren.
  • Die Qualität: Soll im Rahmen eines Projekts beispielsweise ein neu entwickeltes Software-Produkt zum Einsatz kommen, haben Sie keine Möglichkeit, das Produkt vorab zu überprüfen. Die Wahl des Software-Herstellers ist deshalb besonders wichtig. Stellen Sie sich also folgende Fragen: Kennen Sie den Hersteller? Welche Erfahrungen haben Sie bei früheren Kooperationen mit ihm gemacht? Erkundigen Sie sich auch bei Ihren Kollegen, die bereits ähnliche Projekte abgewickelt haben, und fragen Sie sie nach ihren Erfahrungen. Wägen Sie diese Informationen ab und treffen Sie dann Ihre Entscheidung.
  • Zielerweiterungen: Im Laufe eines Projekts kommen häufig neue Anforderungen von Seiten des Auftraggebers hinzu. Diese so genannten Zielerweiterungen können Sie viel Zeit und Geld kosten, wenn sie nicht gesondert behandelt werden. Klären Sie deshalb vor Beginn des Projekts eindeutig ab, welches Ergebnis mit welchen Mitteln (Personal, Budget) bis zu welchem Zeitpunkt erreicht werden soll. Wünscht der Auftraggeber während der Projektabwicklung zusätzliche Leistungen, dann weisen Sie ihn darauf hin, dass es sich hierbei um eine Zielerweiterung handelt und dass erweiterte Anforderungen mehr Budget bzw. mehr Zeit benötigen.

Schritt 2: Einstufung der Risiken
Prüfen Sie, wie wahrscheinlich es ist, dass die von Ihnen genannten Risiken eintreten. Hierzu ein kleines Beispiel: Haben Sie vier Ingenieure, die über die notwendige fachliche Kompetenz verfügen, um einen bestimmten Teilaspekt des Projekts durchzuführen, besteht ein Risiko von 25 %, dass ein Ingenieur ausfällt und Ihnen das Know-how für diese Aufgabe NICHT zur Verfügung steht.

Schritt 3: Bewertung der Auswirkungen
Bewerten Sie wie groß die Auswirkungen sein werden, wenn ein Risiko eintritt. Selbst wenn ein Risiko als hoch eingestuft wird und es sich realisiert, kann es sein, dass die Auswirkungen für das Projekt eher gering sind. Umgekehrt kann ein sehr kleines Risiko bei Eintritt das gesamte Projekt gefährden.

Schritt 4: Risiken senken
Führen Sie geeignete Maßnahmen durch, um die Risiken zu senken. Verfügen Sie beispielsweise über wenig Experten mit projektrelevantem Fachwissen, kümmern Sie sich rechtzeitig um die Akquise oder Ausbildung von Personal. Legen Sie besonderes Augenmerk auf die Reduzierung und Beseitigung von Risiken, die bei Eintritt schwer wiegende Folgen haben.

Auftraggeber über Risiken informieren

Setzen Sie den Auftraggeber über die bestehenden Risiken in Kenntnis. Der Auftraggeber ist gemeinsam mit Ihnen für das Projekt verantwortlich. Er muss von seiner Seite aus die Voraussetzungen dafür schaffen, dass die Projektabwicklung ohne Komplikationen erfolgen kann. Ist das Personal des Auftraggebers beispielsweise gegen die Projektdurchführung und

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