Erst die Prozesse dann die Software

So finden Sie die passende PM-Software

Teil 1:
Vom Softwarewunsch zur Longlist
Sie benötigen eine neue Projektmanagement-Software und möchten diese am liebsten möglichst schnell und ohne größeren Aufwand beschaffen? Dr. Mey Mark Meyer warnt vor voreiligen Kaufentscheidungen, die zu erheblichen Komplikationen bei der Software-Einführung führen können. Stattdessen empfiehlt er ein systematisches Auswahlverfahren, um sich die spätere Arbeit zu erleichtern und zu besseren Projektergebnissen zu gelangen. Wie genau Sie dabei vorgehen und eine erste Vorauswahl treffen, erfahren Sie im ersten Teil dieses Zweiteilers.
Erst die Prozesse dann die Software

So finden Sie die passende PM-Software

Teil 1:
Vom Softwarewunsch zur Longlist
Sie benötigen eine neue Projektmanagement-Software und möchten diese am liebsten möglichst schnell und ohne größeren Aufwand beschaffen? Dr. Mey Mark Meyer warnt vor voreiligen Kaufentscheidungen, die zu erheblichen Komplikationen bei der Software-Einführung führen können. Stattdessen empfiehlt er ein systematisches Auswahlverfahren, um sich die spätere Arbeit zu erleichtern und zu besseren Projektergebnissen zu gelangen. Wie genau Sie dabei vorgehen und eine erste Vorauswahl treffen, erfahren Sie im ersten Teil dieses Zweiteilers.

Wer Projektmanagement-Software sucht, dem steht heute eine Vielzahl an Lösungen zur Auswahl. Zudem werden die angebotenen Produkte immer leistungsfähiger. Sie entwickeln sich zu umfassenden Multiprojektmanagement-Paketen, die neben Portfoliomanagement und Projektmanagement immer häufiger auch die operative Zusammenarbeit im Projektteam abdecken.

Im Projektmanagement geht es allerdings nicht nur um Selbstorganisation für Alltags-Aufgaben oder um unabhängige Einzelprojekte. Mit einer PM-Software sollen üblicherweise einheitliche Prozesse für Projekte und Projektportfolios unterstützt werden. Nur dann sind nämlich sinnvolle Multiprojektauswertungen möglich. Daher ist die Einführung einer PM-Software immer auch ein Organisationsprojekt, bei dem die Software ein zentraler Teil ist. Eine systematische Auswahl, die den PM-Prozessen und PM-Methoden folgt, ist somit unabdingbar.

Die positive Nachricht: Eine systematische Auswahl verursacht kaum zusätzlichen Aufwand. Denn viele der vermeintlich aufwändigen Aufgaben, die dabei anfallen, sind für die spätere Implementierung ohnehin erforderlich. Sie möglichst früh anzugehen bietet sogar einen entscheidenden Vorteil: So können z.B. Fragen zum PM-Konzept geklärt werden, bevor die Antworten womöglich schon durch die Fähigkeiten einer ausgewählten Softwarelösung begrenzt sind.

Bild 1: Das Fundament der Software-Auswahl mit den einzelnen Detailstufen.
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Eine solche sorgfältige Auswahl umfasst im Wesentlichen drei Schritte, die für die Entscheidung notwendig sind. In Bild 1 sind diese Schritte entsprechend ihrer Reihenfolge abgebildet: Die Basis für einen Auswahlprozess ist die Prüfung der vorhandenen Prozesse und Methoden. Ein Auswahlteam sollte darauf aufbauend die Anforderungen ermitteln und formulieren. Diese Vorüberlegungen bilden schlussendlich die Grundlage für die spätere Software-Auswahl.

Dieser Beitrag skizziert ein solches Vorgehen, das sich bereits in zahlreichen Auswahlprojekten bewährt hat.

Systematische Auswahl statt Lotterie

Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Entscheidung für eine PM-Software spontan fällt: Am Rande einer Tagung oder auf einer Messe stößt man auf einen Software-Anbieter, man kommt ins Gespräch, schaut sich die optisch ansprechende Software an und ist von der Referenzliste beeindruckt. Nach einer Präsentation vor Kollegen und einem Blick auf die Lizenzpreisliste fällt dann die Entscheidung für dieses Tool. Nun bleibt nur noch eine kleine Frage offen: "Was genau machen wir mit der Software?“.

Um diese Frage zu beantworten wird dann überlegt, wie man das bestehende Projektmanagement optimal mit der Software unterstützen kann. Eventuell müssen dafür bestimmte Vorgehensweisen geändert werden. Auch so eine spontane, schnelle Software-Auswahl erspart einem also nicht die Überlegung, was mit der Software ganz konkret erreicht werden soll. Daher kann man diese Fragen ebenso gut an den Anfang des Auswahl-Prozesses stellen, um so schon vorab herauszufinden, welche Software bereits im Standard möglichst gut passt.

Bild 2: Bei der systematischen Auswahl werden vor der Produktsuche bestehende Prozesse überprüft und Anforderungen ermittelt.
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Bild 2 zeigt die Schritte auf dem Weg vom Wunsch nach einer PM-Software zum geeigneten Produkt. Dabei wird bewusst zwischen der Anforderungsermittlung (Schwerpunkt dieses ersten Beitragsteils) und der Auswahl (Teil 2 des Beitrags) unterschieden. Erst wenn die Anforderungen allen klar sind, folgt die Suche nach Produkten.

Standort-Bestimmung

Wenn Sie also den Auftrag für ein Projekt zur Auswahl einer PM-Software erhalten (z.B. als Verantwortlicher eines PMO), widerstehen Sie dem Druck, möglichst schnell eine Liste von Produktkandidaten liefern zu wollen. Wie jedes ordentliche Projekt benötigt auch ein Auswahlprojekt zunächst klare Ziele. Diese Ziele müssen anschließend detailliert werden, damit daraus die Anforderungen formuliert werden können. Schlussendlich ist die Software kein Selbstzweck, sondern nur Mittel zum Zweck.

Bevor Sie damit beginnen, konkrete Anforderungen an die Software zu formulieren, sollten Sie vorab bestimmte Eckdaten festlegen:

  • Stellen Sie eine Zieldefinition auf und besprechen Sie diese mit den Stakeholdern:
    Was soll durch die neue Software anders werden? Warum ist dies positiv?

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Von der Longlist zum Kaufabschluss
Die Anforderungen an die neue PM-Software sind ermittelt, eine Longlist mit möglichen Produkten ist erstellt – nun geht es darum, die Liste stufenweise weiter einzugrenzen, um schließlich zu einer Kaufentscheidung zu gelangen. Dr. Mey Mark Meyer …

Alle Kommentare

Kai
Neumann
Pfeil von Kosten auf Erlöse, nicht von Time2Market
Guten Tag, Herr Neumann, danke für Ihr Feedback! Ich bin nicht ganz sicher, ob ich das richtig verstanden habe: Von Time2Market sollte eher nur ein Pfeil auf "Steigerung Erlöse" als auch auf "Senkung Kosten" gehen? Da haben Sie vermutlich recht. Ein wesentlicher Nutzen wäre ja, dass man früher (eventuell als Erster?) am Markt wäre und damit attraktivere Preise durchsetzen kann, als dies der Fall wäre, wenn man spät in einen Markt mit zahlreichen Wettbewerbern einträte. Vielleicht sind auch Effekte denkbar, die zu geringeren Kosten führen? Im Moment fällt mir da spontan auch nur wenig ein und so bin ich geneigt zuzugeben, dass ich diesen Bezug wohl etwas unbedacht eingezeichnet habe. ABER: Das hier war nur ein abstraktes Beispiel und dennoch diskutieren wir über die Zusammenhänge und Wirkmechanismen. In unseren Beratungsprojekten sind diese Diskussionen meist sehr interessant. Dabei könnte sich auch (um im Beispiel zu bleiben) ergeben, dass Time-to-Market unwichtig ist und sich auch sonst nur wenige Vorteile einer termingerechten Projektabwicklung finden. Dafür finden wir in der Diskussion vielleicht noch viel mehr Aspekte für die Bedeutung der Produktqualität. Das hätte dann Einfluss auf die Bedeutung für die PM-Prozesse und damit das Tool: Brauchen wir eventuell eher Gate-Unterstützung oder die Einbindung von Test-Tools für den Status von Arbeitspaketen anstelle einer ausgereiften Termin- und Ressourcenplanung? Oder ist in unserem Fall beides wichtig? Genau diese Diskussionen lösen Wirkungsketten aus. Leider fast nie eindeutig und klar, aber nahezu immer viel klarer als "Eine Software hilft uns". Wie eindeutig die Diskussionsergebnisse aber am Ende sind - in jedem Fall helfen Sie, Methoden, Prozesse und Tool genauer zuzuschneiden und sich stärker auf die wesentlichen Punkte konzentrieren zu können. Beste Grüße Mey Mark Meyer
Hallo Herr Meyer Großartig, danke für die Erläuterung. Mein Gedanke war (sehr kurz formuliert vom Mobiltelefon, nun aber vom Rechner), dass Time2Market Kosten senkt, und daher nicht direkt mit dem Erlös zu verbinden wäre, sondern eben über Kosten läuft. Ihre Erläuterung mit den Preisen ist aber ein perfektes Beispiel, für eine außerdem direkte Verbindung. Da habe ich zu kurz gedacht. Auf Kosten der Einfluss wäre vielleicht die kürzere Entwicklungszeit. Wir helfen unseren Kunden recht häufig, mit qualitativen Ursache-Wirkungsmodellen die optimale Lösung (Produkt, Konfiguration, Spezifikation) zu ermitteln. Daher sprach mich das Modell sofort an. Besten Dank wie Gruß Kai Neumann
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