So gehen Sie mit Änderungswünschen des Kunden richtig um

Änderungswünsche des Kunden während des laufenden Projekts kommen häufig vor. Diese bergen oft Stolpersteine, zum Beispiel wenn sich eine vermeintlich kleine Änderung im Nachhinein als aufwändig herausstellt. Eine vorschnelle Zusage kann der Projektleiter schwer oder gar nicht mehr zurücknehmen. Petra Berleb zeigt in diesem Tipp, auf was Sie bei Änderungswünschen achten sollten.

In Projekten kommt es immer wieder zu Änderungswünschen von Seiten des Auftraggebers. Denn obwohl vor dem Projektstart der Umfang und das Ziel klar definiert wurden, entdeckt der Kunde mit fortschreitender Projektdauer laufend neue Möglichkeiten, die sich "doch mal eben" in das System einbauen ließen. Oder er stellt immer wieder neue Anforderungen, die nicht vereinbart waren.

Typisch sind Änderungswünsche besonders in der Softwareentwicklung. Ein neues Feature lässt sich aus Kundensicht bestimmt "schnell" realisieren, zumal das Projekt ohnehin sehr umfangreich ist und eine Funktion mehr oder weniger auch nicht weiter ins Gewicht fällt. Da der Kunde bekanntlich König ist, kann die Projektleitung solche Wünsche aber nicht einfach ignorieren und pauschal abweisen. Es kommt vielmehr darauf an, den Änderungswunsch ernst zu nehmen und zu prüfen, inwieweit die Änderung Einfluss auf das Projekt hat. Dieser Tipp zeigt Ihnen, worauf Sie bei solchen Änderungswünschen besonders beachten sollten.

Vorgehen vereinbaren und Änderungen richtig kommunizieren

Wichtig ist es, sich von vornherein bewusst zu machen, dass es in jedem Projekt Änderungen gibt. Deshalb ist es umso ratsamer, mit dem Auftraggeber schon in der Verhandlungsphase zu vereinbaren, wie bei einem Änderungswunsch vorgegangen werden soll (Änderungsmanagement).

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, der gesamten Projektorganisation klarzumachen, dass Änderungen erst nach der Genehmigung des Änderungsantrags (Change Request) durchgeführt werden dürfen. Wurde eine Änderung genehmigt, muss diese Änderung auch ausreichend an jeden Betroffenen kommuniziert werden. Kaum etwas ist kritischer, als dass ein Drittel der Teammitglieder die Änderung bereits umsetzt bzw. vorweg nimmt, ein Drittel am bisherigen Stand weiterarbeitet und ein Drittel abwartet, bis eine endgültige Entscheidung getroffen wurde.

Wie gehen Sie mit Änderungswünsche am besten um?

1. Sagen Sie niemals unüberlegt eine Änderung zu

Prüfen Sie genau, welche Auswirkungen die Änderungen auf das laufende Projekt haben. Sollte sich herausstellen, dass Sie die Änderung doch nicht oder nur mit erheblich höherem Aufwand durchführen können, lässt sich die Zusage später nur sehr schwer, schlimmstenfalls gar nicht mehr zurücknehmen.

Im Affekt kann es auch erfahrenen

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