So gehen Sie mit Änderungswünschen des Kunden richtig um

Änderungswünsche des Kunden während des laufenden Projekts kommen häufig vor. Diese bergen oft Stolpersteine, zum Beispiel wenn sich eine vermeintlich kleine Änderung im Nachhinein als aufwändig herausstellt. Eine vorschnelle Zusage kann der Projektleiter schwer oder gar nicht mehr zurücknehmen. Petra Berleb zeigt in diesem Tipp, auf was Sie bei Änderungswünschen achten sollten.

So gehen Sie mit Änderungswünschen des Kunden richtig um

Änderungswünsche des Kunden während des laufenden Projekts kommen häufig vor. Diese bergen oft Stolpersteine, zum Beispiel wenn sich eine vermeintlich kleine Änderung im Nachhinein als aufwändig herausstellt. Eine vorschnelle Zusage kann der Projektleiter schwer oder gar nicht mehr zurücknehmen. Petra Berleb zeigt in diesem Tipp, auf was Sie bei Änderungswünschen achten sollten.

In Projekten kommt es immer wieder zu Änderungswünschen von Seiten des Auftraggebers. Denn obwohl vor dem Projektstart der Umfang und das Ziel klar definiert wurden, entdeckt der Kunde mit fortschreitender Projektdauer laufend neue Möglichkeiten, die sich "doch mal eben" in das System einbauen ließen. Oder er stellt immer wieder neue Anforderungen, die nicht vereinbart waren.

Typisch sind Änderungswünsche besonders in der Softwareentwicklung. Ein neues Feature lässt sich aus Kundensicht bestimmt "schnell" realisieren, zumal das Projekt ohnehin sehr umfangreich ist und eine Funktion mehr oder weniger auch nicht weiter ins Gewicht fällt. Da der Kunde bekanntlich König ist, kann die Projektleitung solche Wünsche aber nicht einfach ignorieren und pauschal abweisen. Es kommt vielmehr darauf an, den Änderungswunsch ernst zu nehmen und zu prüfen, inwieweit die Änderung Einfluss auf das Projekt hat. Dieser Tipp zeigt Ihnen, worauf Sie bei solchen Änderungswünschen besonders beachten sollten.

Vorgehen vereinbaren und Änderungen richtig kommunizieren

Wichtig ist es, sich von vornherein bewusst zu machen, dass es in jedem Projekt Änderungen gibt. Deshalb ist es umso ratsamer, mit dem Auftraggeber schon in der Verhandlungsphase zu vereinbaren, wie bei einem Änderungswunsch vorgegangen werden soll (Änderungsmanagement).

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, der gesamten Projektorganisation klarzumachen, dass Änderungen erst nach der Genehmigung des Änderungsantrags (Change Request) durchgeführt werden dürfen. Wurde eine Änderung genehmigt, muss diese Änderung auch ausreichend an jeden Betroffenen kommuniziert werden. Kaum etwas ist kritischer, als dass ein Drittel der Teammitglieder die Änderung bereits umsetzt bzw. vorweg nimmt, ein Drittel am bisherigen Stand weiterarbeitet und ein Drittel abwartet, bis eine endgültige Entscheidung getroffen wurde.

Wie gehen Sie mit Änderungswünsche am besten um?

1. Sagen Sie niemals unüberlegt eine Änderung zu

Prüfen Sie genau, welche Auswirkungen die Änderungen auf das laufende Projekt haben. Sollte sich herausstellen, dass Sie die Änderung doch nicht oder nur mit erheblich höherem Aufwand durchführen können, lässt sich die Zusage später nur sehr schwer, schlimmstenfalls gar nicht mehr zurücknehmen.

Im Affekt kann es auch erfahrenen Mitarbeitern passieren, dass Sie vorschnell eine Zusage zu einem Änderungswunsch geben. Die Änderung hört sich gar nicht so gravierend an und man ist der Meinung, dass ließe sich doch zügig umsetzen. Typische Aussagen dafür sind "Das dürfte kein Problem sein" oder "Ach, das ist doch schnell gemacht". Irrtum! Nehmen Sie die Änderung auf, überprüfen Sie die Rahmenbedingungen – und geben Sie eine feste Zusage später.

2. Klären Sie ab, welches Motiv hinter dem Änderungswunsch steckt

Fragen Sie sich: Ist die Änderung überhaupt notwendig? Oft werden zusätzliche Funktionalitäten von Kundenseite gefordert, die nur unnötig das System aufblähen und keine weitere Funktionalität haben, sog. "Gimmicks". Schauen Sie sich also genau an, was die neue Funktion bringt. Sollten Sie der Meinung sein, dass dieses Feature dem späteren Anwender nur einen geringen Nutzen bietet und es den zusätzlichen Aufwand für die Umsetzung nicht rechtfertigt (weil z.B. das Kostenbudget gesprengt werden würde), begründen Sie dies gegenüber dem Kunden fundiert, indem Sie die Vor- und Nachteile sowie Konsequenzen aufzeigen.

Ein häufiges Motiv in der Praxis für Änderungen sind Designentscheidungen, die einzig und allein dem individuellen Geschmack des Kunden geschuldet sind. Der Heckflügel des neuen Sportcoupés soll nun im oberen Drittel auf der unteren Seite doch ein wenig runder sein als bisher geplant? Zum Glück ist die Produktion noch nicht angelaufen...! Oder in der Softwareentwicklung wünscht sich einer der späteren Anwender die Hintergrundfarbe rot und der nächste die Eingabezeile auf der rechten statt auf linken Seite.

3. Klären Sie Änderungswünsche mit Ihrem Team oder einem Teammitglied ab

Sollten Sie sich nicht sicher sein, wie gravierend sich eine Änderung auf das Projekt auswirkt, fragen Sie im Team nach – denn eine scheinbar kleine Änderung kann schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Suchen Sie sich den Experten in Ihrem Team und fragen Sie ihn nach seiner Meinung.

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