Konferenzen können mit enormer Zeitverschwendung verbunden sein:

• Das Ziel einer Besprechung ist nicht klar definiert oder nicht jedem Teilnehmer bekannt.
• Es gibt keine Tagesordnung, so dass niemand vorbereitet ist.
• Es sitzen die falschen Mitarbeiter in einer Besprechung. Manche Mitarbeiter müssen an der ganzen Besprechung teilnehmen, obwohl für sie nur wenige Punkte wichtig sind. Andere werden nicht hinzugezogen, weil Besprechungen häufig mit Statusproblemen verbunden sind: Die Mitarbeiter aus der Sachbearbeiterebene, die detailliert über Probleme Bescheid wissen, werden nicht eingeladen. Die entsprechenden Entscheidungen werden von ihren Vorgesetzten getroffen. Bei der Umsetzung stellt sich dann heraus, dass diese Entscheidungen unter falschen Voraussetzungen getroffen worden sind, z.B. weil dem Vorgesetzten das spezifische Wissen fehlt.
• Fast alle Besprechungen sind mit enormen Kosten verbunden. Dabei fallen Kosten für Geräte oder Raummieten weniger ins Gewicht. Rechnet man die Gehälter der Anwesenden für die Dauer der Besprechung zusammen, ergeben sich je nach Hierarchiestufe erhebliche Beträge. Häufig wird über Kosten diskutiert, die viel niedriger liegen als die, die sich durch die Besprechung ergeben. Das gilt besonders, wenn die Teilnehmer eigens für eine Besprechung angereist sind.
• Es werden nur Standpunkte oder Informationen ausgetauscht, ohne auf Ergebnisse zu achten. Wäre es dann Zeit für eine Beschlussfassung, wird diese verzögert und auf die nächste Besprechung verschoben.
• Viele Konferenzteilnehmer beklagen zwar die enorme Zeitverschwendung, ergreifen selbst aber keine Maßnahmen, um diese zu verhindern.

Falls Sie selbst für eine Besprechung zuständig sind, beachten Sie folgende Punkte, um einen effektiven Ablauf zu gewährleisten:

1. Stellen Sie fest, ob eine Besprechung wirklich notwendig ist. Lässt sich das angestrebte Ergebnis auch per E-Mail oder Telefon erreichen? Wird die Besprechung eher aus Gewohnheit als aus Notwendigkeit einberufen? Das ist häufig bei Mitarbeiterbesprechungen der Fall. Diese werden nach einem bestimmten Rhythmus einberufen, unabhängig davon, ob es etwas zu besprechen gibt oder nicht. Lässt sich die Zahl der Besprechungen reduzieren?
2. Bereiten Sie eine Tagesordnung vor und verteilen Sie diese so rechtzeitig, dass jeder Teilnehmer Gelegenheit hat, sich auf die Besprechung vorzubereiten. Formulieren Sie jeden Tagesordnungspunkt so, dass verständlich ist, worum es geht und was erreicht werden soll.
3. Laden Sie die richtigen Teilnehmer zum richtigen Zeitpunkt ein. Liegen nicht alle benötigten Informationen vor, ist es für eine Besprechung zu früh. Achten Sie darauf, dass jemand nicht nur wegen seiner Funktion eingeladen wird. Laden Sie auch Teilnehmer aus einer niedrigen Hierarchiestufen ein, wenn diese über wichtiges Detailwissen zu einem Tagesordnungspunkt verfügen.
4. Entlassen Sie Teilnehmer aus der Besprechung, deren Anwesenheit nicht mehr erforderlich ist. Diese Zeitspar-Technik wird von jedem sehr geschätzt, weil die meisten Leute unter Zeitdruck stehen und dadurch Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben gewinnen.
5. Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest. Beschließen Sie die erforderlichen Maßnahmen und versehen Sie diese mit Terminen. Lassen Sie nicht zu, dass die Besprechung ergebnislos verläuft.

Falls Sie als Teilnehmer zu einer Besprechung eingeladen werden:

1. Prüfen Sie, ob die Besprechung für Sie wirklich wichtig ist. Sagen Sie bei unwichtigen Besprechungen ab.
2. Prüfen Sie, ob Sie gut vorbereitet sind. Wissen Sie, worum es in der Besprechung geht? Verfügen Sie über die nötigen Informationen und Unterlagen?
3. Wurden in der Besprechung Maßnahmen beschlossen, für deren Umsetzung Sie verantwortlich sind, dann planen Sie genügend Zeit in Ihrem Terminkalender für diese Umsetzung ein. Es ist erstaunlich, wie oft das vergessen wird. Bei der nächsten Besprechung heißt es dann: Leider hatte ich keine Zeit dafür. Und so schließt sich der Kreis und auch diese Besprechung ist wenig effektiv. Lassen Sie es nicht so weit kommen!