Freier Schreibtisch = freier Kopf

So halten Sie Ordnung im Büro

Mappenstapel, ausgetrocknete Stifte und vergilbte Zeitungsartikel – ist Ihr Schreibtisch ein Arbeitsplatz oder ein Museum? Wenn Ihre spontane Antwort "Museum" lautet, hat Wera Nägler einige Anregungen parat, wie Sie Ihren Schreibtisch und sein Umfeld aufräumen und dauerhaft Ordnung halten können.
Freier Schreibtisch = freier Kopf

So halten Sie Ordnung im Büro

Mappenstapel, ausgetrocknete Stifte und vergilbte Zeitungsartikel – ist Ihr Schreibtisch ein Arbeitsplatz oder ein Museum? Wenn Ihre spontane Antwort "Museum" lautet, hat Wera Nägler einige Anregungen parat, wie Sie Ihren Schreibtisch und sein Umfeld aufräumen und dauerhaft Ordnung halten können.

Oft sehe ich in Unternehmen Schreibtische, auf denen alle möglichen Sachen herumliegen, wie z.B. eine beachtliche Kugelschreiber-Sammlung, eine Reservemaus ("die kann man immer mal brauchen"), Brillenputztücher, eine Installations-CD von Windows 98, ein Flaschenöffner. Dazu gesellen sich Mappen-Stapel, aufgeschlagene Ordner, Nachschlagewerke, beschriebene Post-its, Notizzettel und Zeitungen, die bereits vergilben. Viele Dinge, die vom konzentrierten Arbeiten ablenken. Max. eine DIN-A4-große Fläche in der Mitte der Schreibtischoberfläche steht zur Verfügung für das, was es aktuell zu bearbeiten gilt.

Erkennen Sie Ihren Schreibtisch wieder? Wenn ja, wird es höchste Zeit, dass Sie sich dieser "Baustelle" annehmen – um danach den Kopf wieder frei zu haben für Ihre eigentliche Arbeit im Projekt. Denn alles, was ablenkt, hat auf Ihrem Schreibtisch nichts zu suchen. Schließlich ist Ihr Schreibtisch ein Arbeitsplatz und kein Museum.

In diesem Tipp gebe ich Ihnen Anregungen, wie Sie Ihren Schreibtisch und sein Umfeld aufräumen und dauerhaft Ordnung halten können. Denn eine gute Büro-Ordnung führt dazu, dass Sie sich ganz selbstverständlich auf die Dinge konzentrieren können, die wichtig sind.

Welche Unterlagen kommen auf den Schreibtisch?

Für Ihre Arbeit benötigen Sie viele Unterlagen. Doch gehören sie auch alle auf den Schreibtisch? Natürlich nicht.

  1. Aufgaben, die Sie abgeschlossen haben, gehören in (Hänge-)Ordner. Diese Ablage hat auf dem Schreibtisch nichts zu suchen.
  2. Aufgaben, die Sie morgen oder gar erst nächste Woche erledigen, kommen in die Wiedervorlage-Mappe. Auch diese hat auf dem Schreibtisch nicht zu suchen.
  3. Aufgaben, die Sie heute erledigen wollen und müssen. Auf diese sollten Sie Ihr Augenmerk richten. Deshalb gehören sie zu Arbeitsbeginn gut sichtbar auf den Schreibtisch, z.B. in einen "Heute-erledigen"-Korb.

Die 5 Prinzipien der Büro-Ordnung

Im Folgenden möchte ich Ihnen die 5 Prinzipien der Büro-Ordnung vorstellen, die mit der Schreibtisch-Ordnung eng zusammenhängen (Tabelle 1). Schauen Sie doch mal, welche Prinzipien Sie schon beherzigen und wo Sie für sich noch Handlungsbedarf sehen.

Tabelle 1: Die 5 Prinzipien der Büro-Ordnung.
Prinzipien Das bedeutet ... Ist bei mir so Da will ich hin
Der Schreibtisch ist "heilig". Er ist Arbeits- nicht Ablagefläche. … der Schreibtisch ist Ihre Arbeitsfläche. Und die ist Ihnen "heilig". Der Schreibtisch ist kein Archiv, keine Zwischenablage, keine Sammelstelle für Zettel und Aufgaben, die in den nächsten Wochen zu erledigen sind.
Wenn Sie am Schreibtisch sitzen, liegen vor Ihnen nur aktuelle Aufgaben. Außerdem wichtige Hilfsmittel, wie Telefon, Stift, Block. Wenn oft benötigt, finden auch Locher und Hefter hier Platz, zudem der "Heute-erledigen"-Korb mit den aktuellen Aufgaben. Und eventuell ein schöner Gegenstand.
Die aktuellen Unterlagen kommen in Hängemappen oder in Klarsichthüllen. … alles hat einen festen Platz. Die Dokumente, die Sie aktuell benötigen, stecken Sie in Hängeordner oder Klarsichthüllen.
ausreichend Stauraum für weitere Arbeitsmittel nahe beim Schreibtisch. …in schreibtischnahen Regalen oder Sideboards bewahren Sie weitere Arbeitsmittel auf, wie z.B. Wiedervorlagemappen und wichtige Nachschlagewerke.
Die Ablage muss nicht in Reichweite sein. … alles, was Sie seltener benötigen, gehört in die schreibtischfernen Regale oder Schränke, wie z.B. Ordner oder Stehsammler für zu archivierende Dokumente, Büromaterial, Zeitschriften oder Bücher.
Drucker, Kopierer und Fax können weiter weg stehen. … diese Geräte sollten in Ihrem Büro stehen, müssen aber nicht schreibtischnah aufgestellt sein. Dies reduziert die Belästigung durch Lärm, Abluft und Tonerstaub. Der kurze Weg dorthin bringt Abwechslung zum "Dauersitzen".

Das Prinzip der Reichweite

Was Sie häufig benötigen, sollten Sie in bequemer Reichweite auf dem Schreibtisch aufbewahren. Alles, was Sie selten benötigen, können Sie in Schubladen, Schränken oder Regalen unterbringen (Bild 1).

Bild 1: Das Prinzip der Reichweite auf dem Schreibtisch (Quelle: www.wera-naegler.de)

Das Telefon steht gegenüber Ihrer Schreibhand. Ein Kugelschreiber auf dem Schreibtisch reicht.

Die Ersatzstifte kommen aufrecht in einen Stiftebecher in die Schublade oder in das Fach für Büromaterial. Auch die Schere, die Sie fast nie benötigen, kommt dort hinein.

Was war nochmal in welcher Schublade?

Es wird Ihnen leichter fallen, sich zu orientieren, in welcher Schublade Sie welche Dinge untergebracht haben, wenn Sie die Gegenstände des regelmäßigen Gebrauchs thematisch ablegen und die Schublade eindeutig beschriften bzw. mit einer Abbildung des Inhalts versehen (Tabelle 2).

Tabelle 2: Empfehlungen für die thematische Schubladennutzung.
Schubladen-Name Inhalt z.B erledigt
Bürohelfer Brieföffner, Tacker, Locher, Schere, Tesa-Abroller, Klebestift, Cutter, Stempel, Stempelkissen, Stifte, Minen, Post-its
Mappen Mappen, Hefter, Klarsichthüllen, Trennbögen
Papier Druckerpapier, Schreibblöcke
Technik USB-Sticks, Digitalkamera, Akkus, Ladegeräte
Post Briefmarken, Umschläge, Briefwaage, Porto-Informationen
Privat Tempotücher, Pflaster etc., Müsliriegel

Gewöhnen Sie sich konsequent an, Gegenstände nach Gebrauch an ihren festen Platz zurückzulegen. Sie sparen viel Zeit, die Sie sonst mit Suchen verbringen würden. Wenn Sie eine Aufgabe beenden oder unterbrechen, sollten Sie sofort Ordnung schaffen.

Bewertungen und Kommentare

(nur angemeldete Benutzer)

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
Gesamt
Bewertungen 11
Alle anzeigen