Unnütze Projektverlängerungen – so beugen Sie vor

Es kann gute Gründe dafür geben, die Projektlaufzeit zu verlängern. Manchmal verlängert sich ein Projekt jedoch auch, ohne dass ein wirklicher Nutzen für das geplante Ergebnis entsteht. Das Projekt wird nur unkontrolliert aufgebläht. Dr. Tomas Bohinc beschreibt, welche Gründe es für unnütze Projektverlängerungen gibt und was man dagegen tun kann.

Es kann gute Gründe dafür geben, die Projektlaufzeit zu verlängern, z.B. Ressourcenausfälle, die nicht abgefangen werden können, oder die zusätzliche Entwicklung notwendiger Ergebnisse. Manchmal verlängert sich ein Projekt jedoch auch, ohne dass ein wirklicher Nutzen für das geplante Ergebnis entsteht. Solche Verlängerungen sind nicht sinnvoll, da sie das Projekt nur unkontrolliert aufblähen.

Grundsätzlich lassen sich zwei Motive unterscheiden, die zu einer solchen Verlängerung der Projektlaufzeit führen können.

Emotional begründete Verlängerung

Manche Projektteams sind aus emotionalen Gründen daran interessiert, ihre Tätigkeit fortzusetzen und die Projektdauer auszudehnen. Das gilt besonders dann, wenn

  • sich die Teammitglieder gut verstehen,
  • das Projekt erfolgreich ist,
  • keine interessanten Folgeprojekte in Sicht sind oder
  • die Projektmitglieder nach Projektende keine neuen Aufgaben erwarten.

Die Mitarbeiter suchen dann eigenständig nach Arbeiten, um das Projekt fortzuführen. Außerdem grenzen sie sich stärker nach außen ab und kritisieren Kollegen, die das Team nach Erledigung ihrer Arbeitspakete verlassen möchten. Besonders anfällig für solche Verlängerungen sind Projekte, deren Teammitglieder aus unterschiedlichen Abteilungen kommen. Dazu zählen z.B. Organisationsprojekte, Change- und Transformationsprojekte, Innovationsprojekte sowie Entwicklungs- und Forschungsprojekte.

Vorbeugung

Den Mitarbeitern fällt es besonders leicht, das Projekt künstlich zu verlängern, wenn:

  • der Auftraggeber sich nicht regelmäßig und umfassend über den Projektfortschritt informiert,
  • der Projektleiter den Projektfortschritt nicht konsequent überwacht,
  • das angestrebte Ergebnis im Projektauftrag unklar definiert wurde.

Um einer künstlichen Verlängerung von Beginn an vorzubeugen, sollten Auftraggeber und Projektleiter auf eine regelmäßige Fortschrittskontrolle sowie

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