Es kann gute Gründe dafür geben, die Projektlaufzeit zu verlängern, z.B. Ressourcenausfälle, die nicht abgefangen werden können, oder die zusätzliche Entwicklung notwendiger Ergebnisse. Manchmal verlängert sich ein Projekt jedoch auch, ohne dass ein wirklicher Nutzen für das geplante Ergebnis entsteht. Solche Verlängerungen sind nicht sinnvoll, da sie das Projekt nur unkontrolliert aufblähen.

Grundsätzlich lassen sich zwei Motive unterscheiden, die zu einer solchen Verlängerung der Projektlaufzeit führen können.

Emotional begründete Verlängerung

Manche Projektteams sind aus emotionalen Gründen daran interessiert, ihre Tätigkeit fortzusetzen und die Projektdauer auszudehnen. Das gilt besonders dann, wenn

• sich die Teammitglieder gut verstehen,
• das Projekt erfolgreich ist,
• keine interessanten Folgeprojekte in Sicht sind oder
• die Projektmitglieder nach Projektende keine neuen Aufgaben erwarten.

Die Mitarbeiter suchen dann eigenständig nach Arbeiten, um das Projekt fortzuführen. Außerdem grenzen sie sich stärker nach außen ab und kritisieren Kollegen, die das Team nach Erledigung ihrer Arbeitspakete verlassen möchten. Besonders anfällig für solche Verlängerungen sind Projekte, deren Teammitglieder aus unterschiedlichen Abteilungen kommen. Dazu zählen z.B. Organisationsprojekte, Change- und Transformationsprojekte, Innovationsprojekte sowie Entwicklungs- und Forschungsprojekte.

Vorbeugung

Den Mitarbeitern fällt es besonders leicht, das Projekt künstlich zu verlängern, wenn:

• der Auftraggeber sich nicht regelmäßig und umfassend über den Projektfortschritt informiert,
• der Projektleiter den Projektfortschritt nicht konsequent überwacht,
• das angestrebte Ergebnis im Projektauftrag unklar definiert wurde.

Um einer künstlichen Verlängerung von Beginn an vorzubeugen, sollten Auftraggeber und Projektleiter auf eine regelmäßige Fortschrittskontrolle sowie einen klare Beschreibung des angestrebten Projektergebnisses achten.

Sachlich begründete Verlängerung

Beginn, Ende und angestrebtes Ergebnis des Projekts sind im Projektauftrag dokumentiert. Dieser kann während der Projektlaufzeit aber leicht in Vergessenheit geraten, wenn seine Umsetzung nicht anhand eines Projektplans konsequent überwacht wird. Oft meldet der Auftraggeber z.B. während der Abwicklung den Wunsch an, über das angestrebte Ergebnis hinaus zusätzliche Leistungen oder Funktionen zu erhalten, wodurch sich die Projektlaufzeit verlängert. Auch die Projektmitarbeiter können dazu beitragen, ein Produkt über das ursprünglich geforderte Ergebnis hinaus zu entwickeln. Beispielsweise, wenn sie von den fachlichen Fragestellungen und den Möglichkeiten so begeistert sind, dass sie zusätzliche Ergebnisse erbringen - einfach, weil es Spaß macht. Das kann zur Folge haben, dass der Ergebnisumfang unkontrolliert erweitert oder verändert wird und der Endtermin verschoben werden muss.

Vorbeugung

Die Tendenz, ein Projekt auf der Sachebene zu verlängern, ist umso stärker je unklarer das Projektziel definiert ist und je weniger konsequent die Bearbeitung der Aufgaben verfolgt wird.

Mit den folgenden Maßnahmen kann der Projektleiter dieser Tendenz entgegenwirken:

• Klarer Auftrag: Wichtig ist eine klare und transparente Auftragsklärung. Als Ergebnis sollte ein von Auftraggeber und Projektleiter unterschriebener Auftrag vorliegen.
• Projektbeschreibung: Eine Projektbeschreibung (Scope Statement) ist Grundlage für die Projektplanung.
• Reporting: Ein konsequentes Reporting zwingt die Projekt-, Teilprojekt- und Arbeitspaketverantwortlichen, nicht nur den Bearbeitungsfortschritt der Aufgaben zu melden, sondern auch die Bearbeitung bisher nicht geplanter Aufgaben.
• Change-Management: Es ist sinnvoll, ein Change-Request-Verfahren einzuführen. So wird bei jeder Änderungsanforderung geprüft, ob sie im Rahmen des Projektauftrags durchgeführt werden kann oder ob hierzu eine Änderung des Projektauftrags erforderlich ist.
• Budget: Soll eine zusätzliche Aufgabe durchgeführt werden, ist jedes Mal zu prüfen, ob dafür das Budget vorhanden ist.
• Lenkungsausschuss: Es sollte ein Lenkungsausschuss eingerichtet werden, der über Änderungen im Projektumfang entscheidet.

Grundsätzlich gilt: Die künstliche Verlängerung eines Projekts dient weder dem Auftraggeber noch den Teammitgliedern. Für den Auftraggeber werden unter hohen Kosten Produkte erstellt, die nicht darauf geprüft wurden, ob sie tatsächlich notwendig sind. Die Projektmitglieder laufen in dieser Situation in Gefahr, dass das Projekt plötzlich gestoppt wird, weil die Kosten zu hoch werden oder gar das Budget erschöpft ist. Das größte Risiko trägt der Projektleiter, da er diese Situation verantworten muss. In jedem Fall ist es deshalb wichtig, einer künstlichen Verlängerung der Projektlaufzeit vorzubeugen oder sie schnell zu beenden.