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Termine von Arbeitspaketen oder Aufgaben aus einer Besprechung werden in Projekten schnell zugesagt, aber nicht immer zuverlässig eingehalten. Der Grund für solche Probleme liegt oft in fehlender Verbindlichkeit: Die Projektleitung hat es nicht geschafft, den Projektbeteiligten klarzumachen, was sie von ihnen erwartet. Max L.J. Wolf erklärt in seinem Tipp, wie Sie bei Absprachen mehr Verbindlichkeit erzeugen.
Termine von Arbeitspaketen oder Aufgaben aus einer Besprechung werden in Projekten schnell zugesagt, aber nicht immer zuverlässig eingehalten. Der Grund für solche Probleme liegt oft in fehlender Verbindlichkeit: Die Projektleitung hat es nicht geschafft, den Projektbeteiligten klarzumachen, was sie von ihnen erwartet. Max L.J. Wolf erklärt in seinem Tipp, wie Sie bei Absprachen mehr Verbindlichkeit erzeugen.
Der Projektleiter hat zu einer Besprechung eingeladen und kommt selbst zu spät. Die Tagesordnung ist den Teilnehmern unbekannt. Er poltert los, weil wieder einmal Termine verschoben werden. Die Beteiligten zeigen sich überrascht: Sie wussten nicht, dass diese Termine "so wichtig" sind.
Woher kommen solche Unklarheiten und Missverständnisse? Die Ursache ist schnell gefunden: Der Projektleiter hat bei der Projektplanung eine Reihe Fehler und Versäumnisse begangen. Den Terminplan hat er gestaltet, ohne die Teammitglieder einzubeziehen. Die Bedeutung wichtiger Termine hat er nie klar und deutlich kommuniziert. Außerdem ist den Mitarbeitern mangels ausreichender Absprachen unklar geblieben, wer für die Ergebnisse der Arbeitspakete und für die regelmäßigen Berichte verantwortlich ist.
Sie halten dies für überzogen? In vielen Projekten kommunizieren die Beteiligten wegen Arbeitsüberlastung, oberflächlicher Herangehensweise oder Vergesslichkeit zu wenig miteinander. Die Projektleitung stellt den Mitarbeitern die geforderten Arbeiten nicht deutlich genug dar, bezieht sie zu wenig ein und nimmt sie nicht ausdrücklich in die Pflicht. Die Mitarbeiter wiederum fragen zu wenig nach. Oft sagen Projektbeteiligte schnell zu, dass sie diese oder jene Aufgabe bis zu einem bestimmten Abgabetermin erledigen. Doch verlassen kann man sich auf diese Zusage nicht. Wie kann ein Projektleiter erreichen, dass Mitarbeiter Zusagen ohne Druck- und Machtmittel einhalten? Wie können sie Verbindlichkeit schaffen?
Zum einen sind es die interessante Zielsetzung, die den Projektleiter mit dem Team verbindet, die attraktive Aufgabenstellung und die positive Atmosphäre durch die unterschiedlichen Menschen mit ihrem Know how, ihrer Begeisterung und ihrem Ideenreichtum. Dazu kommen als verbindende Elemente der Termindruck, die Spannung und die Befürchtungen, das Projekt könnte schief gehen. Sowohl die sachliche als auch die emotionale Seite kann stark verbinden, aber auch zum Misserfolg des Vorhabens beitragen. Um diesen zu verhindern, muss die Projektleitung führen.
Eine besondere Art der Führung bilden die "V-Verhaltensweisen":
Beispielhafte Formulierungen für die Kommunikation mit dem Team sind:
Die richtige Übergabe der Aufgabe ist entscheidend dafür, dass der Mitarbeiter sie korrekt bearbeitet. Sind Sie Projektleiter, dann sollten Sie jedes Teammitglied an der Aufgabenklärung beteiligen und seine Akzeptanz einholen. Haken Sie später regelmäßig nach, prüfen Sie den Stand der Dinge. So entsteht Vertrauen, Verbindung und Klarheit in der Verantwortung.
Machen Sie bei der Aufgabenklärung gewisse Handgriffe vor und visualisieren Sie die erwünschten fachlichen Ergebnisse (z. B. in einer Baumstruktur oder Mindmap). Zeigen Sie die Folgen auf, wenn der Mitarbeiter die Aufgabe gut bzw. schlecht erledigt.
"Wie Sie in den Wald hineinrufen, so schallt es wieder" besagt ein Sprichwort. Die Konflikt lösende Kommunikation schafft Verbindung. Das sichere Auftreten schafft Klarheit und Sicherheit. Die faktorenorientierte Sprache verhindert persönliche Beschuldigungen. Lob und Anerkennung sind dann das Öl im Getriebe, um Situationen zu klären.
Wenn Sie bei anderen verbindliches Verhalten schaffen möchten, sollten Sie dies vorleben. Führen Sie sich vor Augen, was Sie wollen und was nicht. Dann gilt es, Ihre Vorsätze behutsam umzusetzen. Rückmeldungen aus Ihrer Umgebung helfen Ihnen dabei, Ihr Verhalten zu reflektieren. Bei den ersten Erfolgen entsteht die nötige Eigenmotivation, den eingeschlagenen Weg fortzusetzen. Bleiben Sie aber auch bei Rückschlägen am Ball. Schaffen Sie gemeinsame Erlebnisse. Setzen Sie die V-Verhaltensweisen ein und freuen Sie sich auf der Basis gegenseitiger Verbindlichkeit über den gemeinsamen Weg.
Viki Heckel
19.01.2012