Verbindlichkeit im Projekt fördern

Termine von Arbeitspaketen oder Aufgaben aus einer Besprechung werden in Projekten schnell zugesagt, aber nicht immer zuverlässig eingehalten. Der Grund für solche Probleme liegt oft in fehlender Verbindlichkeit: Die Projektleitung hat es nicht geschafft, den Projektbeteiligten klarzumachen, was sie von ihnen erwartet. Max L.J. Wolf erklärt in seinem Tipp, wie Sie bei Absprachen mehr Verbindlichkeit erzeugen.

Der Projektleiter hat zu einer Besprechung eingeladen und kommt selbst zu spät. Die Tagesordnung ist den Teilnehmern unbekannt. Er poltert los, weil wieder einmal Termine verschoben werden. Die Beteiligten zeigen sich überrascht: Sie wussten nicht, dass diese Termine "so wichtig" sind.

Woher kommen solche Unklarheiten und Missverständnisse? Die Ursache ist schnell gefunden: Der Projektleiter hat bei der Projektplanung eine Reihe Fehler und Versäumnisse begangen. Den Terminplan hat er gestaltet, ohne die Teammitglieder einzubeziehen. Die Bedeutung wichtiger Termine hat er nie klar und deutlich kommuniziert. Außerdem ist den Mitarbeitern mangels ausreichender Absprachen unklar geblieben, wer für die Ergebnisse der Arbeitspakete und für die regelmäßigen Berichte verantwortlich ist.

Sie halten dies für überzogen? In vielen Projekten kommunizieren die Beteiligten wegen Arbeitsüberlastung, oberflächlicher Herangehensweise oder Vergesslichkeit zu wenig miteinander. Die Projektleitung stellt den Mitarbeitern die geforderten Arbeiten nicht deutlich genug dar, bezieht sie zu wenig ein und nimmt sie nicht ausdrücklich in die Pflicht. Die Mitarbeiter wiederum fragen zu wenig nach. Oft sagen Projektbeteiligte schnell zu, dass sie diese oder jene Aufgabe bis zu einem bestimmten Abgabetermin erledigen. Doch verlassen kann man sich auf diese Zusage nicht. Wie kann ein Projektleiter erreichen, dass Mitarbeiter Zusagen ohne Druck- und Machtmittel einhalten? Wie können sie Verbindlichkeit schaffen?

Was den Projektleiter mit dem Team verbindet

Zum einen sind es die interessante Zielsetzung, die den Projektleiter mit dem Team verbindet, die attraktive Aufgabenstellung und die positive Atmosphäre durch die unterschiedlichen Menschen mit ihrem Know how, ihrer Begeisterung und ihrem Ideenreichtum. Dazu kommen als verbindende Elemente der Termindruck, die Spannung und die Befürchtungen, das Projekt könnte schief gehen. Sowohl die sachliche als auch die emotionale Seite kann stark verbinden, aber auch zum Misserfolg des Vorhabens beitragen. Um diesen zu verhindern, muss die Projektleitung führen.

So kann der Projektleiter zu Verbindlichkeit motivieren

Eine besondere Art der Führung bilden die "V-Verhaltensweisen":

  • Vorbild sein
  • Vertrauen stiften
  • Vereinbarungen treffen und thematisieren
  • Visualisierung nutzen
  • Verständlichkeit herstellen
  • Verhandlungstechnik einsetzen
  • Vorgaben geben
  • Verantwortung übernehmen
  • Verzeihen
  • Versöhnen

So sollte die Kommunikation aussehen

Beispielhafte Formulierungen für die Kommunikation mit dem Team sind:

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