Souverän, effizient, erfolgreich

Verhandlungsführung für Projektleiter

Projektleiter führen täglich Verhandlungen – sei es mit Sponsoren, Lieferanten oder Managern. Fast jedes Gespräch im Alltag eines Projektmanagers hat die Umsetzung der eigenen Interessen und die Einigung zwischen den Geschäftspartnern zum Ziel. Dafür bedarf es einer professionellen Gesprächsführung – schließlich kann der Erfolg des gesamten Projekts davon abhängen. Stéphane Etrillard erläutert in seinem Beitrag, wie Sie sich richtig auf Verhandlungsgespräche vorbereiten und effizient und souverän eine für Sie günstige Einigung erreichen können.
Souverän, effizient, erfolgreich

Verhandlungsführung für Projektleiter

Projektleiter führen täglich Verhandlungen – sei es mit Sponsoren, Lieferanten oder Managern. Fast jedes Gespräch im Alltag eines Projektmanagers hat die Umsetzung der eigenen Interessen und die Einigung zwischen den Geschäftspartnern zum Ziel. Dafür bedarf es einer professionellen Gesprächsführung – schließlich kann der Erfolg des gesamten Projekts davon abhängen. Stéphane Etrillard erläutert in seinem Beitrag, wie Sie sich richtig auf Verhandlungsgespräche vorbereiten und effizient und souverän eine für Sie günstige Einigung erreichen können.

Projektleiter stehen täglich vor der Herausforderung, innerhalb einer komplexen Organisation ihre Projektziele und Interessen gegenüber Sponsoren, Lieferanten und Mitarbeitern vertreten und durchsetzen zu müssen. Fast jedes Gespräch eines Projektleiters wird somit zu einer Verhandlung, in der eine tragfähige Einigung gefunden werden muss. Auch bei Sitzungen des Lenkungsaussschusses oder Jour-fix-Terminen sind mitunter harte Debatten mit erfahrenen Managern zu führen, die ihrerseits über ausgezeichnete rhetorische und kommunikative Fähigkeiten verfügen.

Um solche Situationen erfolgreich zu meistern und die eigenen Interessen wahren zu können, ist eine professionelle Verhandlungsführung unverzichtbar. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sich richtig auf Verhandlungsgespräche vorbereiten und effizient und souverän eine Einigung erreichen können, die ihren Projektzielen nutzt.

Eine gute Vorbereitung - Basis für den Erfolg

Der erste Schritt zu einer gelungenen Verhandlung ist die richtige Vorbereitung. Stellen Sie sich als Erstes eine ganz grundsätzliche Frage: Sollen überhaupt Verhandlungen aufgenommen werden? Die Frage ist keineswegs profan, denn aus einer Verhandlung können sich unter Umständen schwerwiegende Konsequenzen ergeben. Was passiert zum Beispiel, wenn es zu keiner Einigung kommen sollte? Sind diese Folgen vertretbar? Ist es denkbar, dass der Verhandlungspartner sich nach einer gescheiterten Verhandlung möglicherweise aus dem Projekt zurückzieht? Sind Sie selbst zum jetzigen Zeitpunkt ausreichend gewappnet für eine Verhandlung? Oder steht zu befürchten, dass Sie zu große Zugeständnisse machen müssten, wenn Sie sich jetzt auf eine Verhandlung einließen?

Konsequenzen abschätzen

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ein kleineres Unternehmen verhandelt mit einem Großunternehmen über einen Auftrag in bisher ungekannten Dimensionen. Das kleine Unternehmen muss sich genau überlegen, ob ein positives Verhandlungsergebnis überhaupt umsetzbar ist, ob die Kapazitäten ausreichen, die Liefertermine eingehalten und die Stückzahlen geliefert werden können. Sind Vereinbarungen erst einmal vertraglich fixiert und unterschrieben, ist ein Rückzieher schwer möglich.

Es kann auch sein, dass Verhandlungen überflüssig sind, weil z.B. Bedingungen gelten, die für das eigene Projekt oder Unternehmen nicht oder nur unter unzumutbaren Zugeständnissen zu realisieren sind. Das ist oft bei Zulieferverträgen der Fall. Hier hat der Lieferant dann keinen Spielraum, eigene Bedingungen einzubringen, er kann nur akzeptieren oder ablehnen. Deshalb ist es nach einem Abwägen von Pro und Contra manchmal die weitsichtigere Entscheidung, sich auf eine Verhandlung erst gar nicht einzulassen.

Verhandlungen, die lediglich Spielraum für ein Ja oder ein Nein lassen, führen meist zu keinen konstruktiven Ergebnissen. Hier wird nicht mehr verhandelt, sondern nur noch zugestimmt oder abgelehnt. Auch wenn Sie von einem Gesprächspartner in einer Verhandlung ein Ja erhalten, bedeutet dies dann nicht unbedingt, dass diese Position im Nachgang auch bestätigt wird und sich der Partner wirklich an die Vereinbarung hält. Gerade Führungskräfte, die mit dominanten Methoden von ihren Partnern ein Ja für die eigene Sache erzwingen, machen oft die Erfahrung, dass die Umsetzung nicht den vereinbarten Parametern entspricht. Auch leidet langfristig die Geschäftsbeziehung, wenn Verhandlungen mit dem Sieg der einen und der kompletten Niederlage der anderen Partei ausgehen. Der Unterlegene zieht sich dann häufig für immer zurück.

Die folgende Checkliste fasst einige Überlegungen zusammen, die für die Verhandlungsvorbereitung essentiell sind.

Checkliste: Die Vorbereitung der Verhandlung

  • Machen Sie sich Gedanken zum möglichen Ablauf des Gesprächs: Welche Interessen, Standpunkte und Positionen könnte Ihr Gegenüber haben? Wie wirken sich diese voraussichtlich auf Ihr Projekt aus?
  • Worüber wird verhandelt und worüber nicht?
    Bei einigen Verhandlungen sind die Grenzen klar abgesteckt, bei anderen bestehen größere Spielräume. Auch das gemeinsame Verhandlungsziel (z.B. die Auftragsvergabe und die Konditionen der Abwicklung) kann sehr genau spezifiziert sein oder auch vorerst offen bleiben.
  • Wer verhandelt für die jeweiligen Parteien?
    Jede Partei wird versuchen, einen qualifizierten Vertreter für ihre Interessen in die Verhandlung zu schicken. Sie sollten also nicht nur überlegen, wer Ihre Interessen am besten vertreten kann, sondern auch, wer der oder die Gegenspieler in der Verhandlung sein werden. Manchmal ist es auch sinnvoll, dass mehrere Personen an der Verhandlung teilnehmen, z.B. wenn eine Entscheidung die Vollmacht mehrerer Handlungsbefugter erfordert oder das Fachwissen verschiedener Projektbereiche in der Verhandlung gebraucht wird.
  • Welche Kompetenzen, Befugnisse und Vollmachten haben die Personen, die an der Verhandlung teilnehmen?
    Weil in Verhandlungen Entscheidungen von teilweise erheblicher Tragweite getroffen werden, muss mit den Projektmanagern, den Bereichsverantwortlichen oder beteiligten Führungskräften geklärt sein, ob und an welcher Stelle die Befugnisse enden. Zu geringe Kompetenzen erschweren dabei den Standpunkt in der Verhandlung und engen hinsichtlich der Spielräume ein; bei außerordentlich großen Vollmachten muss man sich im Klaren sein, dass diese unter Umständen auch tatsächlich eingesetzt werden und dann verantwortet werden müssen.
  • Worüber besteht bereits im Vorfeld Einigkeit, wo sind Differenzen zu erwarten?
    Unstrittige Punkte brauchen nicht verhandelt zu werden, Problembereiche sollten dagegen besonders sorgfältig vorbereitet werden.
  • Welche Konzessionen können gemacht werden, welche nicht?
    Hier…

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