Verzögerungen im Projektplan beseitigen

Gute Planung stellt eine solide Basis für eine erfolgreiche Projektdurchführung dar. Sie garantiert zwar nicht, dass Termine eingehalten werden, ermöglicht Ihnen aber, Verzögerungen rechtzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen einzuleiten. Es gibt keine Patentlösungen, welche das im Einzelnen sind. Sie können jedoch prüfen, ob die hier beschriebenen Techniken helfen.

Gute Planung stellt eine solide Basis für eine erfolgreiche Projektdurchführung dar. Sie garantiert zwar nicht, dass Termine eingehalten werden, ermöglicht Ihnen aber, Verzögerungen rechtzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen einzuleiten. Es gibt keine Patentlösungen, welche das im Einzelnen sind. Sie können jedoch prüfen, ob die hier beschriebenen Techniken helfen:

  • Überstunden: Können Ihre Teammitglieder Überstunden leisten, um die Verzögerung zu beseitigen ? Das mag Kostenkonsequenzen haben und auf organisatorische Schwierigkeiten stoßen (Betriebsrat), kann Ihr Projekt aber zurück auf Plan bringen.
  • Verlagerung: Verlagern Sie Ressourcen auf den kritischen Pfad. Bestimmen Sie zunächst, welche Aufgaben auf dem kritischen Pfad liegen. Prüfen Sie dann, ob Sie Ressourcen von nichtkritischen Aktivitäten dorthin verlagern können. Seien Sie aber vorsichtig - diese Vorgehensweise kann nichtkritische Aktivitäten kritisch werden lassen!
  • Ressourcentausch: Verzögert sich das Projekt, weil einzelne Teammitglieder weniger produktiv sind als andere? Oder nicht die richtige Ausbildung haben? Prüfen Sie die Möglichkeiten, Ressourcen auszutauschen oder innerhalb eines Projekts zu verlagern.
  • Prozesse: Verzögerungen können durch ineffiziente Prozesse (Freigaben, etc.) verursacht sein. Diskutieren Sie solche Fälle mit Ihrem Team und versuchen Sie herauszufinden, welche Prozesse sich im Rahmen Ihres Teams beschleunigen lassen. Oft ist es schon hilfreich, wenn sich der Informationsaustausch beschleunigen oder das Prinzip der Bringschuld durchsetzen lässt, damit Sie Ihren Informationen nicht hinterherlaufen müssen (Holschuld). Wenn Verzögerungen durch externe Prozesse bzw. verbundene Projekte entstehen, versuchen Sie Änderungen mit dem betreffenden Projektleiter zu verhandeln - vielleicht nur auf Projektbasis.
  • Den Zeitplan beschleunigen ("crashen"): Dabei versuchen Sie, kritische Aktivitäten zu verkürzen, indem Sie zusätzliche Ressourcen dafür einsetzen.
  • Parallel-Arbeit ("fast track"): Sie lassen Aktivitäten, die ursprünglich als aufeinander folgend definiert waren, gleichzeitig (parallel) ablaufen. Zum Beispiel kann ein Betonfundament erst dann gegossen werden, wenn die Holzverschalungen aufgebaut sind. Man kann aber überlegen, ob man nicht eine Seite bereits gießt, während die Verschalungen an einer anderen Seite erst aufgebaut werden. Diese Technik kann den Zeitplan beschleunigen, aber auch zu Mehrarbeit in späteren Schritten sowie zu erhöhten Risiken führen.
  • Änderungsmanagement: Stellen Sie im Gespräch mit dem Kunden und dem Team sicher, dass keine ungeplante Arbeit angefragt oder angefangen wird - selbst wenn es sich nur um eine Stunde handelt. Alle Energie sollte auf die Arbeit verwendet werden, die vereinbart war.
  • Vereinbarungen erneuern: Sprechen Sie mit Ihrem Team, um zukünftige Arbeit neu abzuschätzen und die Zustimmung für eine realistische Planung zu erhalten. Fokussieren Sie das Team auf Termineinhaltung.
  • Moral: Verbessern Sie die Moral in Ihrem Team. Das kann z.B. durch ein Abendessen, durch Lob, gemeinsame Aktivitäten oder eine Pizza nach Feierabend geschehen. Hören Sie sich die Sorgen Ihrer Teammitglieder an und stellen Sie diese ab, wo es Ihnen möglich ist.
  • Arbeitsumfang: Wenn der Abschlusstermin fix ist und Sie die verbleibende Arbeit nicht rechtzeitig abschließen können, formulieren Sie dies als Problem und benutzen Sie den Problemmanagementprozess, den Sie in der Planung definiert haben. Unter Umständen müssen Sie den Arbeitsumfang reduzieren.
 
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