Änderungssteuerungsverfahren (nach PRINCE2®)

English
Change Control Procedure, Change Control Process

Das fünfstufige Verfahren zur Behandlung Offener Punkte von PRINCE2® beschreibt ein einfaches Vorgehen zur Steuerung von Änderungsanträgen in Projekten. Es erlaubt eine individuelle Behandlung der Änderungsanträge und gewährleistet zugleich, dass Entscheidungen rechtzeitig eskaliert werden, um unzulässige Auswirkungen auf den Projektverlauf zu verhindern.

 Änderungssteuerungsverfahren (nach PRINCE2®)

Änderungssteuerungsverfahren (nach PRINCE2®)

English
Change Control Procedure, Change Control Process

Das fünfstufige Verfahren zur Behandlung Offener Punkte von PRINCE2® beschreibt ein einfaches Vorgehen zur Steuerung von Änderungsanträgen in Projekten. Es erlaubt eine individuelle Behandlung der Änderungsanträge und gewährleistet zugleich, dass Entscheidungen rechtzeitig eskaliert werden, um unzulässige Auswirkungen auf den Projektverlauf zu verhindern.

 Änderungssteuerungsverfahren (nach PRINCE2®)

Einsatzmöglichkeiten

  • Steuerung von Änderungsanträgen in Projekten aller Art
  • Durchführung von Entscheidungsprozessen in Projektorganisationen

 

Ergebnisse
  • Entscheidung über Änderungsantrag


bei genehmigter Änderung:

  • aktualisierte Produktbeschreibung
  • weitere aktualisierte Projektdokumente (z.B. Kostenplan)
  • geändertes Produkt
Vorteile
ermöglicht eine flexible und gleichzeitig gesteuerte Projektdurchführung
verhindert schleichenden Funktionszuwachs
verhindert unkoordinierte und unkontrollierte Änderungen
ermöglicht produktorientierte Projektsteuerung
gewährleistet, dass Änderungen dokumentiert werden
Grenzen, Risiken, Nachteile
Bei Projekten mit undefiniertem Leistungsumfang kann ein Änderungssteuerungsverfahren nicht sinnvoll eingesetzt werden.
Wenn erhöhte Sicherheitsanforderungen bestehen (z.B. Projekte mit hohem Gefährdungspotential für Mensch und Umwelt), reicht das einfache Verfahren zur Änderungssteuerung nicht aus.
Voraussetzungen
  • Konfigurationsmanagement sowohl für die Produkte des Projekts als auch für die Dokumente des Projektmanagements (Spezifikationen, Pläne usw.) mit Verfahren zur Einrichtung von Referenzkonfigurationen ("Einfrieren" von Projektergebnissen)
  • Definierte Projektorganisation, insbes. klare Verantwortlichkeiten und Befugnisse für Änderungsmanagement (z.B. Änderungsausschuss, Änderungsbudget)
  • Eindeutig definierte Zielsetzung des Projekts, z.B. durch einen Business Case mit klar definiertem Nutzen
  • Vollständige Produktbeschreibungen als Referenz für Änderungsanträge
Qualifizierung

Verständnis und Kenntnisse des Konfigurationsmanagements, Erfahrung in der Steuerung von Projekten

Benötigte Informationen
  • Änderungsantrag
  • Konfigurationsmanagementsystem des Projekts
  • eingefrorene Produktbeschreibungen
  • Beschreibung des Projektziels / Business Case des Projekts
  • Pläne des Projekts für Kosten, Ablauf und Ressourcen
  • Qualitätsmanagementsystem des Projekts
  • Kommunikationsplan
  • Risikomanagementplan
Benötigte Hilfsmittel
  • Methoden zur Bewertung der Auswirkungen von Änderungen
  • Liste der Änderungsanträge (Register Offener Punkte)
  • Änderungsbudget
Herkunft

Das Verfahren zur Steuerung offener Punkte und Änderungen wird im PRINCE2®-Manual (The Stationery Office (Hrsg.): Erfolgreiche Projekte managen mit PRINCE2®, Norwich, 2009) beschrieben. Hier wird das Änderungssteuerungsverfahren allgemeiner dargestellt, so dass es auch in Projekten angewendet werden kann, die nicht nach PRINCE2® gemanagt werden.

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Durchführung: Schritt für Schritt

Änderungsanträge können ausschließlich sogenannte "eingefrorene" Produkte betreffen. "Eingefroren" bedeutet, dass das Produkt geprüft, durch eine entsprechende Autorität freigegeben wurde und durch das Konfigurationsmanagement als Referenz (Baseline) verwaltet wird. Typisches Beispiel für ein eingefrorenes Produkt ist eine vom Auftraggeber freigegebene Spezifikation (Produktbeschreibung). Ebenso sind im Projekt erstellte Ergebnisse, die nach einer Prüfung abgenommen wurden, eingefrorene Produkte, die nur noch durch einen Änderungsantrag verändert werden dürfen, damit Anschlussarbeiten auf einer verlässlichen Basis durchgeführt werden können.

Die im Folgenden beschriebenen fünf Schritte der Änderungssteuerung stellen eine logische Abfolge dar und dürfen nicht als administrativer Ablauf verstanden werden. Bei dringenden Änderungsanträgen können bestimmte Aufgaben auch zusammengefasst werden oder z.T. parallel bearbeitet werden. Die Dauer der Bearbeitung eines Änderungsantrags kann dementsprechend zwischen einer Minute und mehreren Monaten liegen.

Die originalen Bezeichnungen der fünf Schritte im PRINCE2®-Manual sind:

  1. Erfassen (Capture)
  2. Untersuchen (Examine)
  3. Vorschlagen (Propose)
  4. Entscheidung treffen (Decide)
  5. Implementieren (Implement)

Zum intuitiveren Verständnis sind die Schritte hier ausführlicher benannt.

Schritt 1: Erfassen Sie den Änderungsantrag!

Wenn Sie als Projektmanager einen Änderungsantrag erhalten, prüfen Sie als erstes, ob es sich überhaupt um einen zu behandelnden Änderungsantrag handelt! Wenn die Änderung Eigenschaften eines Produkts betrifft, die nicht spezifiziert sind, dann unterliegen diese auch nicht der Änderungssteuerung und können somit frei von den Entwicklern gehandhabt werden.

Beispiel: Im Rahmen eines Beschaffungsprojekts sollen 200 Stühle für ein Trainingszentrum geordert werden. Der für die Beschaffung zuständige Mitarbeiter stellt nun den Änderungsantrag, für die Polsterung statt der bisher favorisierten Farbe Lichtgrau ein sattes Dunkelblau zu wählen, da dies genau der Farbe des Unternehmenslogos entspricht. Dies ist nur dann ein Änderungsantrag, wenn in der Spezifikation die Farbe festgelegt ist. Wenn dies nicht der Fall ist, liegt die Wahl der Farbe im freien Entscheiden des Mitarbeiters. Aber selbst dann, wenn als Farbe tatsächlich "Lichtgrau" spezifiziert wurde, kann in der Spezifikation eine sog. Toleranz eingeräumt sein, z.B.: "es sind auch Farben zulässig, die in Übereinstimmung mit dem Corporate Design des Unternehmens stehen." In diesem Fall braucht der Mitarbeiter keinen Änderungsantrag stellen, sondern sich lediglich vom CD-Verantwortlichen bestätigen lassen, dass das Dunkelblau mit dem im CD festgelegten Blauton übereinstimmt.

Wenn Sie festgestellt haben, dass es sich tatsächlich um einen Änderungsantrag handelt, erfassen Sie ihn mit folgenden Schritten:

  • Dokumentieren Sie den Änderungsantrag in der entsprechenden Liste (z.B. Register der Offenen Punkte, Liste der Änderungsanträge). Art und Zusammensetzung dieser Liste sind im Konfigurationsmanagementsystem des Projekts definiert.
  • Bewerten Sie den Änderungsantrag grob hinsichtlich seiner Priorität und seinen Auswirkungen. Dokumentieren Sie diese Ersteinschätzung.
  • Planen Sie, wer wann die genaue Prüfung des Änderungsantrags durchführen wird. Bei dringenden Änderungsanträgen starten Sie diese Prüfung unverzüglich!
  • Informieren Sie den Antragsteller darüber, dass sein Änderungsantrag bei Ihnen angekommen ist und wie weiter mit ihm verfahren wird.
  • Informieren Sie gemäß Kommunikationsplan bei Bedarf weitere Stakeholder über den eingegangenen Änderungsantrag.

Schritt 2: Prüfen und bewerten Sie den Änderungsantrag!

Als nächstes müssen Sie die benötigten Informationen für eine Entscheidungsgrundlage zusammenstellen. Aus Projektsicht sind dies die Auswirkungen der beantragten Änderungen auf den weiteren Projektverlauf. Die drei traditionellen Dimensionen der Projektsteuerung sind Kosten, Zeit und Leistungsumfang. PRINCE2 fordert die Überprüfung von drei weiteren Dimensionen: Qualität, Risiko und Nutzen.

Kosten

Das offensichtlichste Kriterium zu Prüfung eines Änderungsantrags beschränkt sich nicht auf die unmittelbar zur Umsetzung der Änderung benötigten Aufwände. Zu prüfen ist vielmehr, ob sich durch die Änderung auch an anderen Stellen Kostenabweichungen gegenüber der Planung ergeben. So kann eine Änderung, die lokal sogar zu einer Kostenreduktion führt, an anderer Stelle Zusatzkosten zur Folge haben, die die erhofften Einsparungen überschreiten und netto eine Kostensteigerung des Projekts bewirken würden. Wenn z.B. für eine elektronische Komponente ein Gehäuse aus billigerem Kunststoff statt aus Metall verwendet wird, kann es sein, dass eine zusätzliche Abschirmung gegen Störungen erforderlich wird, die die Komponente insgesamt sogar verteuert.

Zu prüfen ist also, welche Auswirkung die Änderung auf die gesamten Projektkosten hat. Sie benötigen hierzu mindestens den Kostenplan des Projekts.

Zeit

In gleicher Weise sind mögliche Auswirkungen auf die Termine des Projekts zu überprüfen. Dabei sind sowohl die einzelnen Meilensteine als auch das Projektende explizit zu untersuchen. Insbesondere ist zu überprüfen, ob Domino-Effekte auftreten können, die eine ursprünglich kleine Verzögerung verstärken und das ganze Projekt in Zeitnot bringen. Dies kann nur durch eine Szenario-Rechnung im Terminplan erkannt werden.

Umfang

Verzicht auf eine strenge Änderungssteuerung kann zum sog. schleichenden Funktionszuwachs führen: Bei der Projektdurchführung erkennen die Teammitglieder oft Verbesserungsmöglichkeiten, die mit nur geringem Aufwand umzusetzen sind. Der Auftraggeber kann dazu neigen, bei Prüfungen und Abnahmen weitere Funktionen einzufordern, obwohl diese nicht ursprünglich vereinbart waren.

Umgekehrt kann der Auftragnehmer bestrebt sein, die tatsächlich erbrachten Leistungen so gering wie möglich zu halten, um den eigenen Gewinn zu maximieren.

Ziel der Änderungssteuerung ist es, den Leistungsumfang bewusst zu steuern. Deshalb müssen Änderungsanträge sorgfältig daraufhin geprüft werden, ob sie weitere Änderungen am Leistungsumfang bewirken. Hierzu müssen alle Produkte identifiziert werden, die vom zu ändernden Produkt abhängen. Die Liste dieser Produkte erhält man vom Verantwortlichen für das Konfigurationsmanagement des Projekts.

Qualität

Auch wenn der Leistungsumfang unverändert bleibt, kann die Qualität der erstellten Produkte betroffen sein. Diese ist in den Abnahmekriterien festgelegt. Es ist zu prüfen, ob die beantragte Änderung dazu führen kann, dass eine Abnahme verweigert wird. Hierfür sind die Spezifikationen (bzw. Produktbeschreibungen) der betroffenen Produkte zu prüfen.

Risiko (Bedrohungen)

Jedes Projekt weist Unsicherheiten auf, die den Projekterfolg gefährden können. Änderungen können zur Folge haben, dass die Eintrittswahrscheinlichkeiten oder die Auswirkungen bekannter Risiken sich erhöhen oder dass neue Risiken zu berücksichtigen sind. Zu prüfen ist, ob die Risikobelastung des Projekts durch die Änderung unzulässig erhöht wird. Neue Risiken können z.B. bei der Kostenanalyse und der Szenariorechnung für den Terminplan identifiziert werden.

Nutzen

Das Projekt stellt eine Investition der Trägerorganisation dar, die durch einen entsprechenden Nutzen gerechtfertigt sein muss. Der Nutzen kann ggf. auch erst lange nach Projektende entstehen. Es ist zu prüfen, ob die beantragte Änderung Auswirkungen auf den angestrebten Nutzen des Projekts hat – sowohl in positiver als auch in negativer Hinsicht. Am besten geschieht dies anhand des Business Case. Falls es keinen Business Case gibt, ist zu prüfen, in wie weit das dokumentierte Projektziel durch die Änderung betroffen ist.

Tragweite abschätzen – Befugnisse überprüfen

Bewerten Sie nun die Priorität des Änderungsantrags erneut. Bei Bedarf fragen Sie bei Ihrem Lenkungsausschuss / Auftraggeber nach, wie bedeutsam er diesen Antrag hält, z.B. wenn Ihr Projekt Teil eines Programms ist und andere Projekte davon betroffen sein könnten.

Anhand der prognostizierten Auswirkungen können Sie nun feststellen, wer dazu befugt ist, über den Änderungsantrag zu entscheiden. Hierzu benötigen Sie Ihre eigene Rollenbeschreibung und die des Änderungsausschusses. Darin ist festgelegt, welche Befugnisse Sie bzw. der Änderungsausschuss haben für die Behandlung von Änderungsanträgen. Es gibt drei Möglichkeiten:

  1. Sie selbst dürfen über den Änderungsantrag entscheiden, da Sie z.B. selbst für ein Arbeitspaket sehr enge Toleranzen gesetzt haben und auch mit der Änderung die Ihnen vom Lenkungsausschuss gesetzten Toleranzen nicht berührt werden. In diesem Fall können Sie den Prozess zur Änderungssteuerung abkürzen und die nächsten beiden Schritte zusammenfassen.
  2. Sie müssen den Änderungsantrag dem Änderungsausschuss vorlegen. Es empfiehlt sich in diesem Fall, zumindest den Vorsitzenden des Änderungsausschusses vorab über den Änderungsantrag zu informieren.
  3. Die Auswirkungen des Änderungsantrags übersteigen die Befugnisse des Änderungsausschusses und nur der Lenkungsausschuss ist befugt, über ihn zu entscheiden. Informieren Sie in diesem Fall den Lenkungsausschuss vorab über den Änderungsantrag und wann Sie ihn zur Entscheidung vorlegen werden.

Informieren Sie mindestens den Antragsteller und ggf. weitere davon betroffene Stakeholder über das Ergebnis der Untersuchung und die neue Bewertung des Änderungsantrags.

Praxistipps ...

Ergänzende Methoden

Netzplantechnik

Beherrschen Sie den Faktor Zeit! Prognostizieren Sie Dauer und Endtermin Ihres Projekts, bestimmen Sie, wann Sie welche Ressourcen benötigen und identifizieren Sie kritische Stellen in Ihrem Projektplan. Setzen Sie Pufferzeiten gezielt ein und optimieren Sie den Projektablauf.

Risikomatrix

Visualisieren Sie intuitiv die Risikosituation Ihres Projekts. Erkennen Sie auf einen Blick, welche Risiken Sie unbedingt vermeiden oder reduzieren müssen. Kommunizieren Sie für alle Stakeholder leicht verständlich die Gefahren für den Erfolg Ihres Projekts.

Fachartikel zur Methode

Sie wollen eine Spezifikation, einen Phasenplan oder ein bereits freigegebenes Zwischenergebnis ändern? Dann müssen Sie einen Änderungsantrag an den Projektmanager stellen.

Teil 1:
Leistungsumfang und Rahmenbedingungen festlegen
Viele Projektleiter müssen im Rahmen Ihrer Tätigkeit Software beauftragen – z.B. weil diese Bestandteil einer Prozessoptimierung ist.
Änderungswünsche des Kunden während des laufenden Projekts kommen häufig vor. Diese bergen oft Stolpersteine, zum Beispiel wenn sich eine vermeintlich kleine Änderung im Nachhinein als aufwändig herausstellt.

In Projekten kommt es häufig vor, dass nach der Festlegung der Projektziele weitere Anforderungen an das Produkt gestellt werden, sei es durch Kundenwünsche oder Veränderungen des Marktes.

Teil 1:
Vorteile und Anwendungsbereiche
Auch wenn Ihnen der Begriff Issue Tracking nicht geläufig sein sollte, arbeiten Sie vermutlich täglich damit: Sie verfolgen Aufgaben und Probleme, bis diese erledigt bzw. gelöst sind. Im Prinzip reichen dazu Papier und Stift.

Aufgabengebiete

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Hans-Heinz
Maier

Hallo, als PL sollte man möglichst alle Änderungen ablehnen. Das macht man so: Der Aufwand für die Änderung wird geschätzt, und der Antragsteller aufgefordert, zu unterschreiben, dass ihm die Sache so viel Wert ist und er das bezahlt; oder man priorisiert die Änderung nach 1, 2 und 3 (nice to have), stopft den Antrag in Stufe 2 und sagt, es werden nur Anträge in Stufe 1 jetzt umgesetzt, die Umstufung in Stufe 1 macht nur der Auftraggeber; oder man sagt, "wir machen das" und im Nachsatz: "In der nächsten Version". So geht das. Alles kann man natürlich nicht abwürgen, aber vieles. mfg Maier