Das Verrückte an der aktuellen globalen Situation mit ihren Krisen, Kämpfen und Katastrophen ist, dass niemand sie vorhersehen konnte. Und dass sie alle Bereiche trifft. Unsere Wirtschaft ebenso wie unsere Jobs und unser Privatleben: Vor Kurzem war ich auf einer Veranstaltung, auf der ein neues Automodell präsentiert wurde – innovativ, glänzend, umweltfreundlich, aber niemand kann es zurzeit kaufen, weil Teile für die Serienproduktion fehlen. Post-its sind im Workshop Mangelware, weil es an Holz für das Papier fehlt. Supermärkte schließen früher, um Energiekosten zu sparen …

Natürlich sind wir im Projektmanagement auch unter "normaleren" Umständen regelmäßig mit Unvorhergesehenem konfrontiert. Wie sagte schon die Psychoanalytikerin Ruth Cohn: "Jeder Plan muss falsch sein, weil nie alle Faktoren bekannt sein können." Dafür werden im Idealfall routinemäßig Zeit- und Budgetpuffer eingeplant. Aufgrund der höheren Frequenz der Störungen und der gestiegenen Unvorhersehbarkeit in den letzten Jahren geht es also nicht mehr nur darum, externe Ressourcen zusätzlich einzuplanen, sondern vor allem auch die eigenen, internen Ressourcen wie Motivation, Begeisterungs- und Durchhaltevermögen sowie Resilienz verstärkt zu pflegen.

Grundsätzlich gibt es zwei Wege, auf Veränderungen zu reagieren:

1. Man wehrt sich gegen die Veränderung. Am ursprünglichen Plan wird mit hohem Energieaufwand festgehalten.
2. Man nimmt die Veränderung an. Der ursprüngliche Plan wird schnell und unkompliziert verworfen und angepasst.

Ein höherer Energieaufwand bedeutet jedoch den Einsatz von mehr Kraft – die aber oft nicht aufgebracht werden kann, wenn eine schnelle Reaktion nötig ist. Wie können wir im Projektmanagement Fähigkeiten entwickeln, die uns handlungsfähig halten? Die uns befähigen, uns schnell und effektiv neu zu justieren? Und die uns davor bewahren, uns von Schwierigkeiten, Planänderungen und fehlenden Kleinigkeiten von unserem Ziel abbringen zu lassen?

Stellen Sie sich vor, Sie kreieren aus einer unvorhergesehenen Situation völlig selbstverständlich und souverän eine Chance. Wie? Indem Sie sich der neuen Situation angstfrei anpassen und mit einer gesunden Portion Flexibilität und aus der tiefen Überzeugung heraus, dass am Ende alles gut wird, das Beste daraus machen. Nicht mehr und nicht weniger. Klingt zu schön, um wahr zu sein? Gibt es schon lange und nennt sich: Improvisation.

Die Kunst der Improvisation – Improvisation als Kunst

Leider wird die Kunst der Improvisation insbesondere im Berufsalltag noch immer unterschätzt, denn wir neigen dazu, Ungewissheit als etwas Störendes zu sehen und entsprechend negativ zu bewerten. Unser Gehirn wünscht sich eine planbare Routine und hält dazu gern mit aller Kraft an einem einmal gefassten Plan fest. Getreu dem Motto: "Was gestern funktioniert hat, ist geprüft und wird daher heute und morgen sicherlich auch funktionieren." Das ist ein Fehler, den wir uns in Zukunft nicht mehr leisten sollten.

Die neuen Herausforderungen und Krisen, die sich auf die Rahmenbedingungen unserer Projekte auswirken, lassen sich mithilfe von Improvisation deutlich besser meistern. Verabschieden Sie sich bitte schnell von dem Gedanken, dass Improvisation gleichzusetzen ist mit Inkompetenz. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall: Nur wer seinen Job sicher und souverän beherrscht, schnell und flexibel ist und genau so Entscheidungen trifft, der kann auch improvisieren!

Business-Improvisation: das Handwerk gekonnt einsetzen

Den bewussten Einsatz der Improvisation kennen wir aus der Kunst, der Musik oder von der Theaterbühne. Bei der Improvisation wird völlig selbstverständlich aus einem begrenzten, vorgegebenen Material etwas Neues geschaffen. Die besten Ergebnisse entstehen dabei oft im kreativen Zusammenspiel mit anderen Akteur:innen, Einflüssen oder auch aus einem erzwungenen Mangel heraus.

Diese Grundsätze lassen sich auf den Arbeitsalltag im Projektmanagement übertragen. Hier wie da sind die Voraussetzungen für eine gelungene Improvisation: Offenheit, Reaktionsvermögen, Einfühlungsvermögen, Mut zum Scheitern und vor allem das Beherrschen des eigenen "Handwerks", in dem improvisiert wird.

Ich bin heute geschäftsführende Gesellschafterin einer Agentur für Events und Weiterbildungen. Da war es ein großer Vorteil, dass ich bereits vor fast 20 Jahren meine ersten Improvisationstheater-Kurse belegt habe und somit das Handwerk sicher beherrsche. Mein Geschäftspartner hat sogar noch eine längere Erfahrung im Bereich der Improvisation. Als 2020 der erste Lockdown kam, sprangen bei uns sofort die Reflexe an, die wir im Improtheater erlernt hatten: Anstatt in Schockstarre zu verharren, nahmen wir die Situation bedingungslos an. Während unzählige Eventagenturen in dieser Zeit insolvent gingen, waren wir innerhalb weniger Tage komplett auf digitale und hybride Events eingestellt und sind damit gut durch die Krise gekommen.

Die 3 Grundregeln der Improvisation

Improvisation erfordert eine sehr gründliche Vorbereitung und ist – auf der Bühne wie im Business – eine hohe Kunst! Sie braucht einige wichtige Grundregeln und besondere Fähigkeiten aller Teammitglieder, um in ungeplanten Situationen flexibel reagieren zu können und damit handlungsfähig zu bleiben.

Obwohl es beispielsweise beim Improvisationstheater auf den ersten Blick den Anschein hat, als entstünde eine Szene aus dem Nichts, basiert diese Leichtigkeit auf ganz klaren Grundsätzen, die von der ganzen Gruppe verinnerlicht und gelebt werden müssen.

Beim Improvisationstheater übernimmt eine Person die Moderation und steht mit den Schauspieler:innen auf der Bühne. Es gibt kein Bühnenbild, keine Requisiten und auch kein Skript – und trotzdem entsteht innerhalb weniger Augenblicke eine Szene. Dazu gibt meist die Moderation den schauspielenden Personen einen Rahmen für die Szene vor, indem sie die Rahmenbedingungen z.B. beim Publikum abfragt:

• Wo befinden wir uns?
• Welche Rollen treffen aufeinander?
• In welcher Beziehung stehen die Akteur:innen zueinander?
• Welche Emotion leitet sie?
• Und für Profispieler:innen vielleicht sogar noch: In welchem Genre befinden sich die Akteur:innen?

Am Ende stehen sich z.B. ein Vampir und eine Bäckerin in einer Zahnarztpraxis gegenüber und müssen ausloten, wie es dazu kommt, dass die beiden Geschwister sind. Verrückt? Das ist das Leben auch!

Gibt es eine (Auf-)Lösung? Wir wissen es noch nicht – aber jede:r wird sein:ihr Bestes geben und es wird mit Sicherheit ein Ende geben. So oder so. Denn: Egal, wie die schauspielenden Personen sich fühlen oder was sie von den Vorschlägen (des Publikums) halten, sie nehmen die Stichworte ohne Vorbehalte an. Sie bekommen keine Zeit, um sich gedanklich auf die Ausführung ihrer Rolle vorzubereiten oder sich untereinander abzusprechen – schon zählt die Moderation mit "5, 4, 3, 2, 1" die Szene an. Und los geht's: Die Agierenden beginnen ad hoc vor den Augen des Publikums ihre Szene. Als gemeinsames Projekt, ohne Netz und doppelten Boden. Das Einzige, was ihnen bleibt, sind die drei Grundregeln der Improvisation und das Vertrauen in sich und ihr Gegenüber, dass ihnen etwas Gutes gelingen wird.

Regel 1: Sag Ja!

Die erste und wichtigste Regel der Improvisation lautet dementsprechend: Sag Ja! Das bedeutet, im Business wie auf der Bühne, die vorgegebene Situation vorbehaltlos anzunehmen, wie sie ist. Gehen Sie nicht in den Widerstand, zetteln Sie keine Diskussionen an – denn das alles ist verlorene Energie und vertane Zeit. Nehmen Sie die Situation an und überlegen Sie stattdessen, was Sie daraus machen können. Was können Sie konkret dazu beitragen, dass es gut wird?

So trainieren Sie Ihr Improvisationstalent: Betrachten Sie die nächste schwierige Situation nicht gleich als Sackgasse. Lehnt Ihr Chef etwa einen Projektvorschlag ab mit den Worten "Im Moment ist das nicht drin", steckt darin auch eine Chance: Fragen Sie ihn, wann denn ein besserer Zeitpunkt wäre, um darüber zu sprechen. Oder stimmen Sie mit ihm die nötigen Rahmenbedingungen ab, durch die das Projekt an Relevanz gewinnen würde, oder überlegen Sie gemeinsam, welche Alternativen es gäbe. Oder, oder, oder. Nehmen Sie die Vorgabe an – und machen Sie etwas daraus.

Regel 2: Sei präsent!

Vieles auf der Bühne, in der Kunst oder der Musik entsteht, weil es keine fixen Vorgaben gibt. Zum Beispiel beim Jazz: Während eine Musikerin mit der Improvisation beginnt, hören alle anderen aufmerksam zu und überlegen, wie sie das Vorhandene aufnehmen und was sie ergänzend dazu beitragen können. Der Bass steigt ein, das Saxophon kommt dazu – und immer wieder entstehen neue Ideen, ergeben sich Varianten. Themen werden aufgegriffen, abgewandelt, wieder fallen gelassen.

Damit das funktioniert, müssen alle im Team extrem präsent sein. Wer den Impuls spürt, beginnt. Was dann dabei entsteht, ist für die Jazzmusiker:innen oder die Schauspieler:innen auf der Bühne beim Improvisationstheater genauso überraschend wie für das Publikum: Keiner kennt den Ausgang. Dabei entstehen auf der Schauspielbühne manchmal so wahnwitzige Szenen, dass die Zuschauer:innen sich vor Lachen kugeln. Und dann gibt es Szenen, die floppen so herzzerreißend und menschlich, dass das Publikum trotzdem lachen oder gar weinen muss.

Bei einer Improvisation reagieren die Teammitglieder auf die Ideen der anderen. Dazu muss man für neuen Input jederzeit offen bleiben. Das erfordert Aufmerksamkeit und aktives Zuhören. Nur so bleibt man in der Lage, die Situation zu verstehen und passend zu reagieren.

So trainieren Sie Ihr Improvisationstalent: Setzen Sie sich immer wieder neuen Eindrücken aus und brechen Sie bewusst Ihre eigenen Routinen. Bestellen Sie zum Beispiel im Restaurant blind die Nr. 26 und lassen Sie sich überraschen. Vielleicht greifen Sie im Wartezimmer aber auch einfach einmal zu einer Zeitschrift, die Sie sich sonst niemals kaufen würden. Oder sagen einen Konzertbesuch zu, für den Sie von sich aus nie Karten gekauft hätten. Fortgeschrittene Improvisations-Fans testen im nächsten Urlaub den Rucksacktourismus – ohne Reiseplan und mit möglichst wenig Bargeld … Mehr Improvisations-Training ist fast nicht möglich.

Aber auch im Arbeitstag hilft ein Perspektivwechsel, flexibel im Kopf zu bleiben: Die Kollegin liefert die Präsentation nicht pünktlich ab? Anstatt im ersten Impuls verärgert zu sein und ihr im schlimmsten Fall Nachlässigkeit zu unterstellen, hilft Durchatmen und mögliche Gründe zu finden. Je kreativer Sie vorgehen, desto besser. Danach können Sie viel entspannter nach dem tatsächlichen Grund fragen.

Regel 3: Scheiter heiter!

Damit diese Freiheit der Improvisation – sich beherzt in eine ungewissen Situation zu begeben und etwas zu wagen, bei dem das Ergebnis nicht absehbar ist – überhaupt entstehen kann, braucht es den Mut und die Gelassenheit zum Scheitern. Darum lautet auch die dritte Regel: Scheiter heiter! Die Agierenden auf der Bühne spüren sofort, wenn eine Szene nicht zündet. Sie sind ein Team und bilden eine Einheit. Passiert dem einen ein Fehler, fängt ihn der andere auf. Wenn nun Betretenheit bei den Personen auf der Bühne aufkommt, entsteht auch Betretenheit im Publikum. Jetzt gilt es, die Situation leichtzunehmen und über sich selbst zu lachen. Nächste Szene, nächster Versuch.

So trainieren Sie Ihr Improvisationstalent: Sehen Sie Ihre Teammitglieder als Mitspielende auf der Projektmanagement-Bühne! Steht eine:r dumm da, stehen alle dumm da. Stellen Sie Ihre Kolleg:innen bei Fehlern also nicht bloß, sondern bieten Sie stattdessen Ihre Unterstützung an. Hilfsbereitschaft lässt sich super im Kleinen üben. Springen Sie der Kollegin zur Seite, wenn Sie einen blöden Kommentar im Projektmeeting abbekommt, oder melden Sie sich als Erste:r mit einer Frage, wenn nach einer Präsentation betretenes Schweigen herrscht. Sie sind ein Team – spielen Sie gemeinsam mit Ihren Kolleg:innen.

Improvisation braucht eine positive Fehlerkultur

Gerade die Möglichkeit zu scheitern bremst viele bei der Improvisation im Business aus. Wenn die Agierenden beim Improtheater versagen, ist das Publikum auf ihrer Seite: Es leidet mit und beobachtet zugleich fasziniert, wie die Personen im Rampenlicht zutiefst menschlich und gleichzeitig professionell mit einem Rohrkrepierer umgehen – oder auch mal untergehen.

Im Projektalltag erscheint das lustvolle Scheitern auf den ersten Blick viel schwieriger zu sein. "Scheitern ist peinlich", "Fehler kosten Geld", "Versagen zeigt Inkompetenz" und "Der Vorgesetzte wird sicherlich nicht begeistert applaudieren" sind nur einige unserer verinnerlichten Glaubenssätze. Unverzichtbar ist ein wertfreier Blick auf Fehler. Denn jedes Scheitern ist ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Lösung. Ein Beispiel für eine gute Fehlerkultur: Es gibt, wenn bisher auch nur wenige, innovative Unternehmen, in denen sogar Preise für die besten Fuck-ups verliehen werden. Einmal gemachte Fehler sollten sich im Sinne der lernenden Organisation nicht wiederholen.

Am Ende wird alles gut. Und wenn es nicht gut wird, ist es noch nicht das Ende.
(Oscar Wilde)

Dazu ist ein gutes Fehlermanagement wichtig. Dieses sollte ohne Schuldzuweisungen und als offenes Lernfeld für das gesamte Projektteam betrieben werden und, statt Verantwortliche für das Scheitern zu suchen, hinterfragen: Was können wir aus diesem Fehler lernen? Warum ist er entstanden? Was können wir beim nächsten Mal besser machen (siehe auch "Die 5 besten Retrospektiven für Teams")?

Diese wichtige Analyse gibt nicht nur Projektteams einen Schub zum Erreichen ihrer Ziele, sondern sie findet auch im Anschluss einer Impro-Show statt. Hinter der Bühne und ohne Publikum wird ein Resümee der gefloppten Szenen gezogen. Dieser gemeinsame Abschluss ist wichtig, um beim nächsten Mal wieder mit einer ebenso großen Leichtigkeit ungehemmt auf die Bühne zu gehen und sein Können erneut unter unbekannten Gegebenheiten, aber eben besser als beim letzten Mal zu präsentieren.

Was es also braucht, um frei improvisieren zu können, ist eine gelebte, positive Fehlerkultur. Denn wenn das Ergebnis nicht vorhersehbar ist, muss es erlaubt sein, Fehler zu machen und diese Fehler bewusst in den Lösungsprozess einzukalkulieren.

Alle geben ihr Bestes

Um kreativ zu sein, Fehler zuzulassen und sich aus seiner Komfortzone des Altbewährten hinauszuwagen, ist auf der Bühne ebenso wie im Projektteam ein guter Zusammenhalt wichtig. Wer sich kennt und vertraut, der kommt schneller in den Flow, wagt sich leichter vor und agiert souveräner, wenn es Unstimmigkeiten und Befindlichkeiten im Team gibt.

Auf der Bühne gilt: "Let the others shine" – wenn jeder den anderen etwas glitzern lässt, entsteht am Ende eine brillante Show.

Um zu wissen, womit der:die andere besonders glänzen kann, muss das Team die Fähigkeiten und Talente untereinander natürlich kennen, um spontan darauf zurückgreifen zu können. Wer als Schauspieler bekannt für seine großartige Gesangsstimme ist, der wird von seinen Mitspieler:innen sicherlich öfter Gelegenheit bekommen, in einer Szene ein Lied anzustimmen. Ein Ensemblemitglied spricht Plattdeutsch oder Wienerisch zum Niederknien? Her damit! Die Szene bekommt dadurch einen neuen Anstrich.

Verborgene Talente im Team entdecken

Auch in Projektteams gilt es, die manchmal vielleicht verborgenen Talente der Kolleg:innen zu entdecken, um sie entsprechend einsetzen zu können. So kann z.B. regelmäßig jedes Teammitglied den anderen ein persönliches Expertengebiet in einem zweiminütigen Skill-Pitch präsentieren. Oder aber jede:r sucht sich eine Fähigkeit eines Teammitglieds aus und präsentiert diese dann den anderen.

Das Tolle ist: Wer seine Stärken an passender Stelle ausspielen kann, fühlt sich zufriedener und gelassener in seinem Job. Also eine klassische Win-win-Situation, von der das Team, die Atmosphäre und das Projektergebnis profitieren. Positiver Nebeneffekt: Es entsteht eine viel natürlichere Art der Zusammenarbeit, die auf die Stärken der Einzelnen ausgerichtet ist, als wenn die Aufgaben hierarchisch vom Teamleiter top-down verteilt werden.

Fazit: Sei vorbereitet, unvorbereitet zu sein

Sie sehen, die klassischen Regeln der Improvisation lassen sich im Projektmanagement auf Teams, in Organisationen hervorragend anwenden. Und das Schöne ist dabei – sie sind so simpel, dass sie einfach zu verinnerlichen sind.

Gerade in Projektteams, die in dieser Zeit immer wieder mit Unvorhergesehenem zu tun haben, kann es leicht dazu kommen, dass wir uns aufregen, Schuldige suchen und uns ärgern, wenn unser Plan nicht aufgeht, weil sich die Rahmenbedingungen permanent verschieben. Es ist eine Frage der inneren Haltung, ob wir es nicht lieber gelassen nehmen, wenn wir die Dinge schon nicht ändern können, und das Beste draus machen. Egal wie es zustande gekommen ist. Dazu müssen wir präsent sein und ausloten:

• Was können wir tun, anstatt zu resignieren?
• Was müssen wir entscheiden, obwohl wir nicht final abschätzen können, welche Konsequenzen unsere Entscheidung am Ende hat?
• Wie können wir eine Fehlerkultur zulassen, in der viele Dinge einfach auch ein Experiment sind?

Auch für die Beantwortung dieser Fragen können Sie wieder die Grundregeln der Improvisation anwenden: Ja-Sagen, im Moment sein und Fehler zulassen.

Die Kunst der Improvisation, in ihrem positivsten Sinne, eröffnet uns wichtige Freiheiten, um in "wilden Zeiten" handlungsfähig und motiviert zu bleiben.