Kaizen

Kaizen bezeichnet eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie, die auch als methodisches Konzept für das Prozessmanagement dient. Der Begriff setzt sich zusammen aus dem japanischen Wort "Kai" für "Veränderung" und "Zen" für "zum Besseren". Beim Konzept geht es um eine kontinuierliche Verbesserung.

Kaizen

Kaizen bezeichnet eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie, die auch als methodisches Konzept für das Prozessmanagement dient. Der Begriff setzt sich zusammen aus dem japanischen Wort "Kai" für "Veränderung" und "Zen" für "zum Besseren". Beim Konzept geht es um eine kontinuierliche Verbesserung.

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Wofür steht Kaizen?

Philosophie und Konzept

Kaizen bezeichnet eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie, die auch als methodisches Konzept dient. Der Begriff setzt sich zusammen aus dem japanischen Wort "Kai" für "Veränderung" und "Zen" für "zum Besseren". Die wörtliche Übersetzung erklärt die Besonderheit dieses Konzeptes, bei der es um eine kontinuierliche Veränderung beziehungsweise Verbesserung und das permanente Hinterfragen von Grundannahmen geht.

Westliche Unternehmen haben dieses Konzept seit den späten 1980er-Jahren als Managementsystem übernommen. In der Praxis ist es daher auch unter der Bezeichnung "Kontinuierlicher Verbesserungsprozess" (KVP) beziehungsweise "continuous improvement process" (CIP) bekannt. Dabei geht es in erster Linie um die Optimierung von Produkten oder Prozessen. In Japan beinhaltet das Konzept jedoch mehr: Hier geht es um das Erzielen einer Win-win-Situation für alle Beteiligten im unternehmerischen Kontext, also Anbieter und Kunden gleichermaßen.

Kaizen ist damit keine klassische Managementmethode, sondern vielmehr eine Geisteshaltung, die sowohl das Management als auch die Angestellten verinnerlichen müssen. Im Kern des Kaizen-Management-Ansatzes stehen die Mitarbeitenden, die in Teams sogenannte Qualitätszirkel bilden und Prozesse regelmäßig analysieren, diskutieren und optimieren. Kaizen gilt heute auch als wesentlicher Bestandteil von Kanban.

Scrum und Kanban kommen in der Softwareentwicklung immer häufiger zum Einsatz und haben in der Familie der Agilen Methoden inzwischen ihren festen Platz eingenommen. Doch sind diese beiden Ansätze überhaupt miteinander vereinbar?

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Entstehungsgeschichte

Entwickelt wurde das Konzept kurz nach dem zweiten Weltkrieg vom japanischen Automobilhersteller Toyota. Der Konzern wollte die am Boden liegende Wirtschaft des Landes anzukurbeln. Dank der sogenannten schlanken Produktion (lean production) gelang es Toyota, international nachhaltig erfolgreich zu werden: mit besserem Produktions- und Qualitätsmanagement sowie einer deutlichen Kostenreduzierung. Im Mittelpunkt der Kaizen-Maßnahmen steht das Vermeiden von Verschwendung in allen Bereichen.

Weltweit bekannt wurde Kaizen schließlich in den 1980er Jahren durch Masaaki Imai, der die Strategie erstmals erklärt und zusammengefasst hat. 1986 veröffentlichte er sie: "Kaizen: Der Schlüssel zum Erfolg der Japaner im Wettbewerb" wurde ein internationaler Management-Bestseller. Im gleichen Jahr gründete er zudem sein eigenes Institut, die Kaizen Institute Consulting Group (KICG).

"Die Botschaft von Kaizen heißt, es soll kein Tag ohne irgendeine Verbesserung im Unternehmen vergehen. Wenn Kaizen am Arbeitsplatz eingesetzt wird, bedeutet es eine kontinuierliche Verbesserung, an der alle beteiligt sind – Führungskräfte und Arbeitnehmer gleichermaßen."

Masaaki Imai (1930-2023)

Welche Prinzipien steht hinter dem Konzept?

Beim Hinterfragen von Arbeitsschritten und Prozessen spielen die Mitarbeitenden die entscheidende Rolle, denn in erster Linie sind sie gefordert, ihre Arbeitsweise durch Verbesserungsvorschläge zu optimieren und Verschwendung zu vermeiden.

Dies gelingt auf Basis von folgenden fünf Prinzipien, die die Mitarbeitenden konsequent anwenden sollen:

  1. Kritikorientierung: Konstruktive Kritik und Vorschläge zur Verbesserung sind ausdrücklich erwünscht. In einer zutiefst hierarchisch orientierten Gesellschaft wie der japanischen war dies ein revolutionärer Ansatz. Dahinter steckt die Erkenntnis, dass es für Führungskräfte unmöglich ist, sich in allen Bereichen auszukennen. Alle Mitarbeitenden sollen und müssen daher Verbesserungsvorschläge einbringen. Diese werden nach dem PDCA-ZyklusPDCA-ZyklusDer PDCA-Zyklus beschreibt den vierstufigen Regelkreis des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses: Plan, Do, Check, Act. Er wird auch als Deming-Kreis, Deming-Zyklus, Deming Cycle, Deming-Rad, Deming Wheel oder Shewhart Cycle bezeichnet. (Plan, Do, Check, Act) diskutiert und implementiert, sofern sie das Unternehmen tatsächlich voranbringen.
  2. Standardisierung: Erweisen sich die Verbesserungsvorschläge langfristig als praktikabel und sinnvoll, werden sie in die laufenden Prozesse integriert. Dies erfolgt nach dem SDCA-Zyklus (Standardize, Do, Check, Act).
  3. Qualitätsorientierung: Als Grundlage der Kaizen-Methode gilt Toyotas Total Quality ManagementTotal Quality ManagementMit Total Quality Management (Umfassendes Qualitätsmanagement) wird eine Führungsmodell bezeichnet, bei dem die Qualität als oberste Zielsetzung (sowohl strategisch wie operativ) für das gesamte Unternehmen gilt. (TQM). Laut TQM ist Fortschritt eine wichtige Konstante ist. Die hohen Qualitätsstandards werden permanent überprüft und Prozesse entsprechend (neu) ausgerichtet.
  4. Kundenorientierung: Im Fokus des unternehmerischen Handelns stehen die Kundenbedürfnisse. Die Mitarbeitenden sollen ihr Handeln entsprechend der Kundenbedürfnisse hinterfragen und fortlaufend verbessern. Die zentrale Rolle des Kundenservice drückt sich zudem darin aus, dass auch interne Aktivitäten als Kunden-Lieferanten-Beziehungen angesehen werden.
  5. Prozessorientierung: Im Fokus stehen neben dem fertigen Produkt auch der Weg dorthin. Selbst die einzelnen Prozess-Schritte werden im Zuge des Prozessmanagements auf Optimierungspotenzial untersucht. Da die Akquise neuer Kunden deutlich aufwändiger ist als die Pflege von Bestandskunden, sollen hohe Qualitätsstandards die Kundenbindung fördern.

Der Einsatz von Kaizen in der Automobilindustrie

Aufgrund seiner Herkunft verwundert es nicht, dass viele Automobilhersteller Kaizen erfolgreich anwenden. Als deutscher Kaizen-Pionier gilt Porsche. 1990 sank der Absatz des Stuttgarter Autobauers rapide, das Unternehmen drohte, zu einem Übernahmekandidat zu werden. 1991 startete Wedelin Wiedeking, damals als Vorstand für Produktion und Materialwirtschaft, die Kehrtwende: Unter dem Stichwort "Lean Production" verbesserte er die Kosteneffizienz der Fahrzeug-Produktion. Er setzte dabei auf die Expertise japanischer Berater, die dabei halfen, durch den Abbau von Lagerbeständen, eine "just-in-time-Produktion" zu ermöglichen.

Im Anschluss kümmerte er sich um Vertrieb und Verwaltung. Er reduzierte die Zahl der Management-Ebenen um ein Drittel (on sechs auf vier) und die der Manager:innen gar um 38%. Als weiteren zentralen Baustein zur Effizienzsteigerung führte er die sogenannte Gleichbauteile-Strategie ein: In den Modellen 911 und Boxster wurden ab sofort 40% Gleichbauteile verbaut, wodurch die Produktionskosten deutlich gesenkt werden konnten. Zudem sparte Porsche dadurch nach eigenen Angaben rund 20% seiner Fabrikfläche ein und reduzierte die Arbeitszeit insgesamt um 25%. Innerhalb von fünf Jahren gelang es dem Unternehmen dadurch, wieder zu einem der profitabelsten Automobilhersteller der Welt zu werden.

Welche Voraussetzungen benötigt und welche Vorteile bringt es?

Damit Einführung und Umsetzung der Kaizen-Methode in einem Unternehmen funktionieren, muss die Unternehmenskultur mitarbeiterzentriert ausgerichtet sein. Denn nur so können Angestellte konstruktive Kritik äußern und sich mit eigenen Ideen einbringen. Eine offene und vertrauensvolle KommunikationKommunikationIm Projektmanagement ist der Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten ein entscheidender Erfolgsfaktor und Kommunikation ist ein eigenständiger Aufgabenbereich für die Projektleitung. sowie 360-Grad-Feedback sind Grundvoraussetzungen, um die Kaizen-Methode effektiv einzusetzen. Gleichzeitig müssen Mitarbeitende in der Lage sein, eigenverantwortlich zu handeln und Prozesse kritisch zu hinterfragen.

Change-Prozesse sorgen in Unternehmen oftmals für Unruhe und Verunsicherung unter den Angestellten. Die Kaizen-Methode kann hingegen als ein Weg für sanfte Veränderung in kleinen Schritten angesehen werden. Dadurch erhöht sich die Akzeptanz für Change-Prozesse und Mitarbeitende stehen neuen Vorgehensweisen offener gegenüber. Positive Auswirkungen hat die Kaizen-Methode auch auf die Motivation, weil Mitarbeitenden das Gefühl vermittelt wird, wertvoll zu sein, gehört zu werden und sie die Möglichkeit erhalten sich aktiv an der Neuausrichtung des Unternehmens zu beteiligen.

Was sind die Nachteile von Kaizen?

Organisationen mit einer eher hierarchischen Struktur, in der ein autoritärer Führungsstil gelebt wird, werden sich mit der Methode schwertun. In japanischen Unternehmen wird stattdessen u.a. viel Wert auf die Kommunikation zwischen den Hierarchie-Ebenen gelegt. Japanische Führungskräfte sind zudem meist weniger spezialisiert als hiesige. Mitarbeitende mit Führungsverantwortung rotieren zwischen Positionen und Abteilungen und lernen so verschiedene Bereiche und die dazugehörigen Aufgaben kennen. Sie können Prozesse und Strukturen abteilungsübergreifend erfassen und tun sich leichter, Optimierungspotenziale zu erkennen, zu analysieren und die notwendigen Maßnahmen für die Umsetzung einzuleiten.

Um das Erkennen von Optimierungspotenzialen geht es auch bei der 5S-Methode5S-MethodeDie " 5S-Methode " ist eine japanische Qualitätstechnik, um den Arbeitsplatz dauerhaft effizient zu gestalten.. Bei dieser japanischen Qualitätstechnik geht es gezielt um die Effizienz des Arbeitsplatzes. Dabei stehen die fünf "S" für die japanischen Begriffe "Seiri", "Seiton", "Seiso", "Seiketsu" und "Shitsuke". Übersetzt bedeuten sie aufräumen, säubern, persönlicher Ordnungssinn, Disziplin üben und alle Punkte einhalten und verbessern.

Eine ausführliche Beschreibung der 5S-Methode finden Sie hier.

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