"Offener Punkt" im allgemeinen Sprachgebrauch des Projektmanagements

Der Begriff "Offener Punkt" ist im allgemeinen Sprachgebrauch diffus und nicht genau abgegrenzt. Als offene Punkte werden in unterschiedlichen Zusammenhängen bezeichnet:

Diese diffuse Verwendung des Begriffs "Offener Punkt" führt bei den Normen und Richtlinien zu unterschiedlichen Reaktionen. Das Lehrwerk PM3 der GPM ignoriert diesen Begriff vollständig und verwendet direkt die Begrifflichkeiten für die einzelnen Ereignisse des Projektablaufs, wie z.B. "Änderungsantrag". Der PMBOK GuidePMBOK GuidePMBOK Guide ist eine Abkürzung von Guide to the Project Management Body of Knowledge definiert den Begriff "issue" (in der dt. Ausg. eingeschränkt als "Problem" übersetzt) ganz allgemein als eine Angelegenheit, über die Unstimmigkeit herrscht. PRINCE2 wiederum greift das Vorgehen in der Praxis auf und bietet einen vollständigen Formalismus mit Prozessen und Managementprodukten zur Behandlung der Offenen Punkte.

"Offener Punkt" im PMBOK(R) GuidePMBOK(R) GuideDer PMBOK® Guide ist die US-amerikanische Norm für Projektmanagement und wird vom Project Management Institute (PMI®) herausgegeben.

Der Begriff "Issue" ist zwar in der deutschen Ausgabe mit "Problem" übersetzt, diese Übersetzung entspricht aber nicht seiner Verwendung im PMBOK Guide. Der PMBOK Guide spezifiziert einen "issue" als eine Angelegenheit, über die noch nicht entschieden ist und über die Unklarheit oder Meinungsverschiedenheiten bestehen. Die Einbindung in die Prozesse des PMBOK Guides machen deutlich, dass hier "issues" in erster Linie als Konflikte zwischen Projektbeteiligten gesehen werden.

Das "Issue Log", d.h. die Liste Offener Punkte, wird im PMBOK Guide in den Prozessen "Manage Project Team" und "Manage StakeholderStakeholderStakeholder (synonym: Projektbeteiligte, Interessensgruppen, Interessierte Parteien) sind: Personen, Personengruppen oder Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind oder durch den Projektverlauf oder das Projektergebnis beeinflusst werden die gegebenenfalls den Projektverlauf oder das Projektergebnis beeinflussen Expectations" verwendet und dokumentiert dort den jeweiligen Entscheidungsbedarf. Als formale Kriterien fordert der PMBOK Guide die Beschreibung der Angelegenheit, die Benennung einer verantwortlichen Person zu Bearbeitung, die Priorität und das Setzen eines Termins, bis zu dem die Entscheidung gefällt sein soll.

"Offener Punkt" bei PRINCE2

Im britischen ProjektmanagementsystemProjektmanagementsystemEin Projektmanagementsystem (PM-System) ist ein Managementsystem wie z.B. Qualitäts- oder Konfigurationsmanagementsystem. Fälschlich werden häufig auch Software-Produkte für Projektmanagement als PM-Systeme bezeichnet. PRINCE2 sind offene Punkte (issues) ein zentrales Steuerungsmittel. Jeder Projektbeteiligte kann einen offenen Punkt vorbringen. Der ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. nimmt die offenen Punkte entgegen und verwaltet sie im sog. Register der offenen Punkte (in früheren Versionen "Liste offener Punkte" genannt). PRINCE2 unterscheidet drei Arten von offenen Punkten:

  • Änderungsanträge
  • Meldung einer Spezifikationsabweichung
  • Allgemeiner offener Punkt (Fragen, Bedenken usw.)
Dadurch engt PRINCE2 den Begriff des "offenen Punkts" ein und macht ihn für definierte Projektmanagementprozesse handhabbar. Innerhalb des Prozesses "Steuern einer Phase" definiert PRINCE2 die beiden Aktivitäten (früher "Unterprozesse") "Offene Punkte und Risiken erfassen und untersuchen" sowie "Offene Punkte und Risiken eskalieren".

Die Behandlung der offenen Punkte bildet bei PRINCE2 dadurch den wichtigsten Kanal für alle operativen Entscheidungen, insbesondere für die Änderungssteuerung. Eine enge Verbindung gibt es auch zum Risikoregister: Ein offener Punkt kann bei seiner Analyse auf ein Risiko hinweisen. Umgekehrt erzeugt ein Risiko, das sicher eintreten wird, einen offenen Punkt, z.B. in Form von Spezifikationsabweichungen.

Erläuterungen und Kommentar

In der Praxis besteht die große Gefahr, dass Projektbeteiligte den Begriff "Offener Punkt" sehr unterschiedlich interpretieren. Es ist daher dringend zu empfehlen, ihn mindestens im ProjekthandbuchProjekthandbuchDas Projekthandbuch enthält alle für ein bestimmtes Projekt geltenden Regeln sowie die für seine Durchführung notwendigen spezifischen Informationen. Verantwortlich für seine Erstellung und Aktualisierung ist der Projektleiter, es muss vom Lenkungsausschuss freigegeben werden und unterliegt dem Konfigurationsmanagement. Falls es eine Projektassistenz gibt, so ist diese für die Verwaltung (Verteilung, Versionierung, Archivierung) des Projekthandbuchs zuständig. klar zu definieren. Sinnvoll erscheint es, den Begriff "offener Punkt" nur im Sinne eines Entscheidungsbedarfs zu verwenden. Aufgaben oder Tagesordnungspunkte sollten davon klar abgegrenzt werden. Die Engführung durch den PMBOK Guide auf Meinungsverschiedenheiten zwischen Projektbeteiligten erscheint künstlich, schließlich muss über eine Angelegenheit auch dann entschieden werden, wenn sich alle Beteiligten einig sind.

Am sinnvollsten erscheint es für die Praxis von daher, den Begriff "offener Punkt" entweder überhaupt nicht zu verwenden und statt dessen die jeweils spezifischen Begriffe (Änderungsantrag, Problem, Anfrage usw.) einzusetzen oder das Instrumentarium von PRINCE2 für die Behandlung offener Punkte vollständig zu übernehmen.

In jedem Fall ist zu empfehlen, offene Punkte - wie immer sie auch definiert sind - zu dokumentieren. Da es sich hier in der einen oder anderen Form immer um Entscheidungen handeln wird, sollten sie auch nach ProjektabschlussProjektabschlussDer Projektabschluss umfasst diejenigen Tätigkeiten eines Projekts, die dazu dienen, alle Projektprozesse und Projektmanagementprozesse zu beenden und die Abnahme des Projekts herbeizuführen noch nachvollziehbar sein.

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