Arbeitspaket

Ein Arbeitspaket beschreibt eine zu erbringende Leistung innerhalb eines Projekts, die von einer einzelnen Person oder organisatorischen Einheit bis zu einem festgelegten Termin und Aufwand geliefert werden kann. Ein Arbeitspaket kann eine interne Struktur aufweisen, deren Elemente aber aus Sicht der Projektleitung nicht einzeln betrachtet werden müssen, sondern als "Paket" gehandhabt werden können. Für jedes Arbeitspaket muss es einen Verantwortlichen geben. Ein Arbeitspaket kann somit als "Mini-Projekt" innerhalb des Projekts betrachtet werden.

Erläuterungen und Kommentar

In der nicht mehr gültigen DIN 69901:1987 wurde das Arbeitspaket als das "kleinste, nicht weiter zergliederte Element im Projektstrukturplan" definiert, "das auf einer beliebigen Projektstrukturebene liegen kann".

Das Autorenteam der aktuellen DIN 69901-5:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 5: Begriffe" folgte bei der Überarbeitung der Begriffsdefinitionen der obigen Darstellung. Die alte Definition wurde als Anmerkung übernommen.

Der PMBOK® Guide 2004 präzisiert die Anforderungen an Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure) und Arbeitspakete, indem er explizit die Bindung jedes Elements der Work Breakdown Structure an Arbeit (Work) und Arbeitsergebnis (Deliverable) fordert.

Bei PRINCE2 ist das Arbeitspaket lediglich der Arbeitsauftrag, den ein Projektleiter an einen Teamleiter übergibt. Da PRINCE2 nicht aufgabenorientiert, sondern produktorientiert plant, ist das Arbeitspaket dort kein wesentliches Element der Projektplanung.

In der allgemeinen Praxis werden als wesentliche Eigenschaften eines Arbeitspakets angesehen:

  • Zuordnung zu genau einem Projekt
  • Eindeutige Bezeichnung zur einfachen und intuitiven Benennung des Arbeitspakets
  • Eindeutiger PSP-Code zur Identifizierung und zur Positionierung innerhalb des Projektstrukturplans
  • Benennung der verantwortlichen Person oder Organisationseinheit
  • Beschreibung der Aufgabenstellung
  • Beschreibung des Ergebnisses / der Zieldefinition
  • Festlegung eines Start- und Endzeitpunkts
  • Schätzwerte für Arbeitsaufwand und Kosten
Darüber hinaus können zur Beschreibung eines Arbeitspakets unter anderem folgende Informationen dienen:
  • Schnittstellenbeschreibungen zu anderen Arbeitspaketen
  • Statusinformationen (z.B. "begonnen", "abgeschlossen")
  • Aktuelle Istwerte (z.B. Zeitdifferenz zum Plan)
  • Änderungsinformationen (z.B. Spezifikationsänderungen)
  • Ressourcenzuordnungen
Der Umfang eines Arbeitspakets ist dabei nicht festgelegt, er kann von einer einzelnen, innerhalb kurzer Zeit durch eine Person erledigbaren Aufgabe bis hin zu einem vollständigen, neuen Unterprojekt reichen.

Die DIN 69901-5 merkt an, dass ein Arbeitspaket "zur besseren Strukturierung und bei der Erstellung des Ablaufplans in Vorgänge aufgegliedert werden" kann. Der PMBOK(R) Guide 2004 erwähnt die Möglichkeit der Zerlegung eines Arbeitspakets im Rahmen eines Unterprojekts in Vorgänge.

Der ProjektManager stellt die Arbeitspakete als Grundlage der Ablauf- und Terminplanung eines Projekts dar und damit als Verbindung zwischen Projektstrukturplan und Ablaufplänen. Das ältere Standardwerk, der Projektmanagement-Fachmann, benannte noch explizit die drei Möglichkeiten:

  1. ein Arbeitspaket entspricht einem Vorgang
  2. ein Arbeitspaket entspricht mehreren Vorgängen
  3. mehrere Arbeitspakete werden zu einem Vorgang zusammengefasst.

Der ProjektManager beschreibt dagegen nur noch, dass Arbeitspakete weiter zu Vorgängen detailliert werden, oder selbst Vorgänge darstellen. Balkendiagramm und Netzplan ordnen die so gewonnenen Vorgänge anschließend durch Anordnungsbeziehungen zum Projektablauf.

Begrifflich sind somit Arbeitspakete und Vorgänge klar unterschieden. Der weit verbreitete Irrtum, dass Arbeitspakete und Vorgänge identisch seien, beruht auf der Unzulänglichkeit von Planungstools. Die meisten Software-Produkte beherrschen ausschließlich die Eins-zu-Eins-Abbildung von Arbeitspaketen und Vorgängen, so dass die fachlich erforderliche Trennung zwischen Projektstrukturplan und Netzplan bei ihrer Anwendung nicht möglich ist.

Das Erreichen jedes Arbeitspaketergebnisses ist grundsätzlich ein Ereignis des Projekts. Erst wenn das Ergebnis des Arbeitspakets vorliegt und durch die Projektleitung oder Qualitätssicherung abgenommen wurde, ist es abgeschlossen. Arbeitspaketergebnisse von besonderer Bedeutung für den Projektfortschritt sollten durch Meilensteine hervorgehoben werden.

Formell beschreiben die meisten Programme zwar auch Meilensteine durch Arbeitspakete ohne Dauer. Es sollte aber begrifflich sauber zwischen dem Arbeitspaket als Vorgang bzw. Vorgangsmenge und dem Meilenstein als Ereignis unterschieden werden. Insbesondere erscheint es auf den ersten Blick als widersinnig, Meilensteine als Elemente des Projektstrukturplans zu behandeln, da diese Ablaufelemente sind und keine Aufgabenstellung umfassen. Die Aufnahme von Meilensteinen in den Projektstrukturplan kann jedoch notwendig sein, um komplexe Projekte miteinander zu verknüpfen (der Meilenstein kann z.B. das Ende eines zuliefernden Projekts bedeuten) oder um die Visualisierung des vollständigen Projektplans zu gewährleisten.

Bei der Projektplanung sollten daher Arbeitspakete explizit als solche ausgezeichnet werden, auch wenn sie im Projektplan weiter untergliedert sind. Alle Arbeitspakete gemeinsam müssen dann das Projekt hinsichtlich Arbeitsaufwand und Ergebnissen vollständig abdecken.

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