Problem- und Aufgabenverfolgung

Die Problem- und Aufgabenverfolgung ist die Erfassung, Verwaltung, Steuerung und Überwachung der einzelnen Projektprozesse. Je nach projektspezifischer Ausprägung des Projektmanagements können hierzu Aufgaben, Fragen, Probleme, Änderungsanforderungen, Ideen und Lessons Learned gehören.

Die systematische Problem- und Aufgabenverfolgung ist Gegenstand der Projektabwicklung. Die "Project Issues" sind nicht geplante Prozesse, sondern entstehen erst bei der Abwicklung des Projekts. Jeder "Project Issue" gehört entweder zu einem vorher definierten Arbeitspaket bzw. Vorgang, oder führt zu einer Veränderung der Projektplanung, da ein neues Arbeitspaket oder ein neuer Vorgang eingefügt werden muss.

Aufgrund ihrer Feinheit und ihrer Entstehung erst während des Projektgeschehens finden sie auch keinen Eingang in die Systematik des PMBOK(R) Guides, der deutschen Normung oder anderer Standards. Die operative Abwicklung des Projekts findet in der traditionellen Betrachtungsweise keine besondere Berücksichtigung.

Bedeutung gewann die Problem- und Aufgabenverfolgung durch zwei Effekte:

  • Der Verzicht auf Projektplanung vor allem in der Software-Entwicklung, wo mit Hilfe des "Issue Tracking" auch die Projektplanung durchgeführt wird, bewirkt eine besondere Aufwertung der Einzelaufgaben, da keine Projekt- oder Produktstrukturen vorhanden sind.
  • Der Einsatz von Software für Aufgabenverwaltung in Arbeitsgruppen ermöglicht eine systematische und professionelle Gestaltung der Arbeitsprozessverwaltung.

Für Kleinprojekte kann es sich deshalb als sinnvoll erweisen, unmittelbar mit der Projektausführung zu beginnen und auf eine aufwändige Planung zu verzichten. Voraussetzung dafür ist es, dass die Problem- und Aufgabenverwaltung nicht nur die Definition von Aufgaben und ihre Zuweisung, sondern auch die Aufwandserfassung und Dokumentation übernehmen kann.

Für normale und große Projekte kann eine systematische Problem- und Aufgabenverwaltung die Effizienz der Projektdurchführung erheblich steigern.

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