Definition: Was ist die Scrum-Methode?

Die Scrum-Methode erleichtert durch ihr Framework die Zusammenarbeit von Teams. In diesem Rahmenwerk bearbeiten die Mitglieder eines Teams komplexe Aufgabenstellungen. Im Gegensatz zu dogmatischen Methoden steht die Selbstorganisation des Teams im Vordergrund. Nur wenige Regeln kommen zur Anwendung, während sich das Team selbstständig Aufgaben holt. Durch das Vereinen interdisziplinärer Kompetenzen versetzt das Vorgehensmodell die Mitwirkenden in die Lage, Produkte effizient und kreativ zu bearbeiten und mit einem größtmöglichen Mehrwert für Kund:innen und Stakeholder:innen bereitzustellen. Methoden im Scrum definieren klare Arbeitsprozesse und geben dem Team Struktur durch Zuständigkeiten (Rollen), regelmäßige Meetings und spezielle Werkzeuge (sogenannte Artefakte). Das gibt auch den beteiligten Stakeholder:innen Orientierungspunkte, sich in der Zusammenarbeit und KommunikationKommunikationIm Projektmanagement ist der Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten ein entscheidender Erfolgsfaktor und Kommunikation ist ein eigenständiger Aufgabenbereich für die Projektleitung. einbringen können.

Leitvorstellungen von Scrum

Die Scrum-Methode basiert auf den grundlegenden Leitvorstellungen agiler Prinzipien. In erster Linie ist die Vision leitend für ein langfristiges Ziel. Auf den einzelnen Etappen werden die Ergebnisse am Wert für die Kundschaft beziehungsweise dem Unternehmen gemessen. Dabei priorisiert das Team konsequent die zu erledigenden Aufgaben und arbeitet selbstbestimmt und selbstorgansiert. Die hohe Standardisierung im Scrum-Prozess gibt dem Team Sicherheit. Gleichzeitig senkt eine solche Prozesstreue die Overhead-Kosten und erhöht die Transparenz. Ziele, Entscheidungen und anstehende Aufgaben sind für alle Beteiligten frei zugänglich und bekannt. Das gewährleistet eine offene Feedbackkultur, in der auch die Kundschaft, Anwender:innen und Stakeholder:innen regelmäßig eingebunden sind, um den Scrum-Prozess und die Arbeitsergebnisse kontinuierlich zu verbessern.

Der Scrum-Prozess: Etappen, Tools und Methoden

Der Scrum-Prozess gliedert sich in drei zentrale Eckpunkte:  Rollen, Meetings beziehungsweise „Ereignisse“ und Artefakte. Zu Beginn erhält das ProjektteamProjektteamDas Projektteam umfasst alle Personen, die aktiv am betrachteten Projekt beteiligt sind. Dies umfasst u.a. den Lenkungsausschuss , den Auftraggeber , den Projektmanager und alle Projektmitarbeiter einen Auftrag und legt zusammen mit der auftraggebenden Person die Projektziele fest. Anschließend arbeitet das Projektteam in verschiedenen Rollen und kleinen Schritten. In sich wiederholenden Etappen, den sogenannten Sprints, produzieren die Teammitglieder funktionierende Teilprodukte bzw. Zwischenergebnisse und präsentieren diese der auftraggebenden Person oder den Stakeholder:innen. Da es keinen vorgefertigten Projektplan gibt, erfolgt die Umsetzung von Scrum nach Erfahrung. Regelmäßig stattfindende Meetings sowie Reflektionen der Zusammenarbeit unterstützen dabei. Methoden und Tools sichern die Prüfung und Durchführung der einzelnen Aufgaben oder Aktivitäten je Projektphase. Ob ein Sprintziel nach den zusammen festgesetzten Kriterien erreicht ist, überprüft das Team kontinuierlich mithilfe von Dokumentationen, die in den Artefakten festgehalten sind. Dazu gehört unter anderem das Product BacklogProduct BacklogProduct Backlog ist bei Scrum die Liste aller Anforderungen für ein zu erstellendes Produkt. des Product Owners und das Sprint Backlog des Teams. Werkzeuge wie das Kanban-Board helfen, anstehende Aufgaben zu priorisieren und die Prozessschritte mit dem zugehörigen Status aller Aktivitäten transparent zu machen.

Scrum Team: Die wichtigsten Rollen in Scrum

Bei der Umsetzung der Scrum-Methode übernehmen die Beteiligten eine von drei verschiedenen Rollen und Managementfunktionen eines Projekts: Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam. Die damit verbundenen Verantwortlichkeiten und Aufgaben greifen harmonisch ineinander und gewährleisten die erfolgreiche Durchführung eines Projekts.

Product Owner

Die Rolle der Anwender:innen des zu entwickelnden Produkts und der Stakeholder:innen des Projekts übernimmt der Product Owner. Er sorgt für die Balance verschiedener Interessen des Unternehmens, der Anwender:innn und der Kundschaft. Mit der Zielvorgabe, den Wert des Produkts oder Projekts zu maximieren, formuliert er eine langfristige Vision für das Vorhaben. Das erfordert zum einen ein tiefgreifendes Verständnis der Kundenbedürfnisse, aber auch der strategischen Rahmenbedingungen des Unternehmens. Der Product Owner sichert ab, dass das Team an den richtigen Aufgaben arbeitet und alle Beteiligten ihre Zeit im Sinne des Unternehmens einsetzen. Als wichtigstes Werkzeug zur Priorisierung aller Themen und der Formulierung der Sprints oder Produktziele dient dem Product Ower das Product Backlog.

Entwicklungsteam

Das umsetzende Team bezeichnet sich als Entwicklungsteam (engl.  development team). Es setzt sich aus Mitgliedern unterschiedlicher Fachrichtungen mit verschiedenen Kenntnissen zusammen. Dieser interdisziplinäre Ansatz hilft dem Team, sich selbst zu organisieren und autonom an der Umsetzung des Produkts bzw. Projekts zu arbeiten. Bei der Bestimmung von Arbeitspaketen im Rahmen des Sprints verpflichtet sich jedes Teammitglied selbstständig zu den zu erledigenden Aufgaben. Es erfolgt keine Zuteilung durch eine klassische Projektleitung. Voraussetzung für die Erfüllung der Aufgaben ist die vollständige Abbildung aller notwendigen Kompetenzen und Fähigkeiten im Entwicklungs- oder Projektteam.

Scrum Master

Der Scrum Master übernimmt die Funktion der Moderation. Er sorgt dafür, dass die Praktiken und Regeln von Scrum eingehalten werden. Als Kontaktperson für Außenstehende coacht er zugleich beteiligte Stakeholder:innen. Zu seinen wichtigsten Aufgaben gehört es, das Team und den Product Owner dazu zu befähigen, die Arbeitspakete bestmöglich zu erledigen. Durch das Beseitigen von Hindernissen trägt er zu einer effizienten Umsetzung bei und unterstützt das Team bei der Einhaltung des Scrum-Prozesses sowie bei der Umsetzung agiler Prinzipien.

Der Sprint als zentrales Ordnungsprinzip

Die Projektlaufzeit ist in sogenannte Sprints unterteilt. Sie kennzeichnen das zentrale Ordnungsprinzip im Scrum Framework und umfassen ein fest definiertes Zeitintervall von etwa ein bis maximal vier Wochen. Am Ende jedes Sprints steht ein funktionsfähiges Produkt, das der auftraggebenden Person präsentiert wird. Auf Basis ihrer Rückmeldungen werden in den anschließenden Sprints weitere Überarbeitungen vorgenommen. Während das Team an der Erledigung der vereinbarten Aufgaben arbeitet, sorgt der Product Owner für die Vorbereitung, Aufgabenpriorisierung und Einhaltung der Rahmenbedingungen jedes Sprints.

Effiziente Meetingkultur in der Scrum Methode

Fest definierte Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Sprints. Sie geben dem Scrum-Prozess eine klare Struktur und sorgen für eine hohe Effizienz der einzelnen Sprints. Um ein Übergewicht an abgehaltenen Meetings im Verhältnis zum Produktionszeitraum zu vermeiden, findet die Methode in vier Ereignissen statt: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint-Retrospektive. Diese unterschiedlichen Formen von Meetings bestimmen die Abfolge eines Sprints. Jedes Meeting hat ein fest definiertes Ziel und eine geregelte Timebox, die sich nach der Länge des Sprints richtet.

Planning

In der Planungsphase nimmt das gesamte Scrum Team (Product Owner, Entwicklungsteam, Scrum Master) an dem Sprint Planning teil. Das Planning dient der Diskussion anstehender Aufgaben, für die jeweils der erwartete Aufwand eingeschätzt wird. Auf Basis des erwarteten Nutzens übernimmt der Product Owner die Priorisierung der Aufgaben. Ist die Aufgaben-Reihenfolge gesetzt, verpflichtet sich das Team für die Erledigung der Aufgaben und übernimmt die Priorisierungen in das Sprint Backlog. Das Sprint-Ziel formuliert der Product Owner. Ausgehend von 100% verfügbaren Kapazitäten des Teams umfasst ein Planning für einen vierwöchigen Sprint bis zu acht Stunden.

Daily

Das Daily ist eine tägliche Abstimmung des Entwicklungsteams. In etwa 15 Minuten gibt jedes Teammitglied ein kurzes Update, um die Kolleg:innen auf den aktuellen Stand zu bringen. Fragen können sein: Wie ist der Stand? Wo brauche ich Hilfe? Bedarf es weiterführender Gespräche? Aufgrund der engen Timebox findet das Meeting in der Regel im Stehen statt und wird daher auch "Daily Standup" genannt.

Review / Demo

Ein Review findet am Ende des Sprints statt. Das umsetzende Team stellt seine Arbeitsergebnisse in Form einer Demo den interessierten Stakeholder:innen oder der Kundschaft vor. Das eröffnet dem Entwicklungsteam die Möglichkeit, seine Leistung zu präsentieren. Stakeholder:innen und Kund:innen können wiederum Fragen stellen und haben auf diese Weise direkten Einfluss auf die künftigen Planungen und Priorisierungen. Die finale Priorisierung obliegt jedoch allein dem Product Owner.

Retrospektive

Den Abschluss eines Sprints vollzieht das Scrum Team in der Retrospektive. Das Entwicklungsteam, der Product Owner und der Scrum Master reflektieren in diesem Meeting die Zusammenarbeit. Basierend auf den Erkenntnissen beschließt das Team verbindliche Vereinbarungen für künftige Sprints. In der Retrospektive stehen nur Arbeitsprozesse im Fokus, nicht die Inhalte oder Arbeitsergebnisse. Unter Anwendung agiler Prinzipien und agiler Werte umfasst die Retrospektive Offenheit, Selbstreflexion und den Wunsch nach ständiger Verbesserung.

Product Backlog Refinement 

Vor der Planungsphase treffen sich der Product Owner und das Entwicklungsteam zu einem Product Backlog Refinement. Ohne eine fest definierte Struktur besprechen sie den Umfang, den Outcome und die Akzeptanzkriterien anstehender Aufgaben. Der Product Owner kann die Anforderungen konkretisieren und das Entwicklungsteam erhält vor der beginnenden Planungsphase eine erste Gelegenheit, über die Anforderungen nachzudenken. Diese Synchronisation ist insbesondere bei sehr komplexen und umfangreichen Aufgaben wichtig, um die nachfolgende Planungsphase effizient zu gestalten. Das Refinement sollte nicht mehr als 5-10% der Zeit während eines Sprints in Anspruch nehmen.

Artefakte und Werkzeuge in Scrum

Ein dritter zentraler Baustein sind Artefakte. Hier handelt es sich um Dokumente, die der Transparenz für die Projektbeteiligten dienen. Zu den typischen Scrum-Artefakten gehören: Product Backlog, Sprint Backlog, Definition of Ready (DoR), Definition of Done (DoD), Produkt-Inkrement, Story Points und Planning Poker. 

Product Backlog

Das Product Backlog ist der Themenspeicher des Product Owners. Es beinhaltet alle anstehenden Aufgaben des Teams und wird in einem Kanban-Board gepflegt. Darin priorisiert der Product Owner die Aufgabenstellungen und Ideen nach ihrem Wert für das Projekt bzw. Produkt. Idealerweise ist das Kanban-Board für das Team und die beteiligten Stakeholder einsehbar.

Sprint Backlog

Auch das Entwicklungsteam verfügt über einen Themenspeicher. Dieses sogenannte Sprint Backlog enthält alle Aufgaben, die das Entwicklungsteam aus der Planung aufnimmt und während des Sprints bearbeitet. Zusammen mit dem Product Owner entscheidet das Projektteam, welche Backlog Items im kommenden Sprint bearbeitet werden. Erst mit dem Bestimmen der Zuständigkeiten wird das Product Backlog Item fest in den Sprint Backlog übernommen.

Definition of Ready (DoR)

Die Definition of Done (DoD) beinhaltet allgemeingültige Regeln für die erfolgreiche Erledigung einer Aufgabe. Diese Vereinbarungen zwischen den Teammitgliedern umfassen Akzeptanzkriterien und dienen als Maßstab für alle Beteiligten. Erst wenn diese Kriterien erfüllt sind, kann eine Karte auf "Done" verschoben werden.

Produkt-Inkrement

Dieses Artefakt umfasst alle neuen Leistungsaspekte beziehungsweise den Arbeitsstand, den das Entwicklungsteam im Sprint fertigstellt.

Schätzungen – Story Points und Planning Poker

In der Planungsphase ist es erforderlich, den Aufwand einzelner Aufgaben einzuschätzen. Hier gibt das Team dem Product Owner Rückmeldung zum erwarteten Aufwand bis zur Umsetzung. Die Aufwand-Nutzen-Einschätzung hilft bei der Priorisierung von Aufgaben für den Sprint und ermöglicht eine bessere langfristige Planung. Der Schätzwert je Aufgabe wird in Form von Story Points festgehalten. Die Summe der aufaddierten Aufgaben-Story-Points ist die Maßzahl für die Leistungsfähigkeit des Teams.

Die Ziellinie: Sprint Goal und Product Goal

Ist das Ziel des aktuellen Sprints erreicht, formuliert der Product Owner während der Planungsphase das sogenannte Sprint Goal. Es bietet dem Entwicklungsteam eine Orientierung, was erreicht werden soll. Erstreckt sich ein Ziel über mehrere aufeinanderfolgende Sprints, ist die Rede von Sprint-übergreifenden Product Goals. In den einzelnen Sprints werden dann Zwischenschritte für die Fertigstellung des Product Goals definiert, um dem Team eine zusätzliche Orientierung zu bieten.