Design StoryBoards (Liberating Structures)

Design StoryBoards dient zur Planung und Gestaltung von Events aller Art, wie z.B. Workshops, Besprechungen, Klausuren oder Konferenzen. Nach Klärung von Ziel und Zweck des Treffens bestimmen die Teilnehmenden die Inhalte, den Ablauf und die eingesetzten Mikrostrukturen. Damit definieren sie die essenziellen Bestandteile für ein produktives Meeting.

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Design StoryBoards (Liberating Structures)

Design StoryBoards dient zur Planung und Gestaltung von Events aller Art, wie z.B. Workshops, Besprechungen, Klausuren oder Konferenzen. Nach Klärung von Ziel und Zweck des Treffens bestimmen die Teilnehmenden die Inhalte, den Ablauf und die eingesetzten Mikrostrukturen. Damit definieren sie die essenziellen Bestandteile für ein produktives Meeting.

Design StoryBoards (Liberating Structures)
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Einsatzmöglichkeiten

  • Vorbereiten von Treffen aller Art: Besprechungen, Workshops, Klausuren, Tagungen, Konferenzen usw.
  • Klären des Zwecks eines Events mit den Teilnehmenden sowie für die Zielerreichung geeignete Mikrostrukturen (Methoden) bestimmen
  • Entwickeln und Pflege einer auf maximale Zufriedenheit und Produktivität ausgerichteten Besprechungskultur

Die Durchführung von Design Storyboards ist mit allen Gruppengrößen möglich, sogar mit Konferenzen. Der Arbeitsaufwand und die Dauer sind abhängig von Gruppengröße und Komplexität des vorzubereitenden Events.

Ergebnisse

  • Storyboard des geplanten Events
  • Klare Agenda mit definierten Zielen
  • Definierte Methoden für die einzelnen Punkte der Agenda
  • Festlegung der für die einzelnen Schritte verantwortlichen Personen oder Personengruppen
  • Eine methodische Gesamtstruktur, die das Meeting (von einfachen Besprechungen bis hin zu Konferenzveranstaltungen) unterstützt

Vorteile

Die Klarheit von Ziel und Zweck des Meetings gewährleistet eine optimale Vorbereitung, insbesondere können so die am besten geeigneten Mikrostrukturen ausgewählt werden.
Design StoryBoards erhöht die Produktivität von Meetings und führt zu besseren Ergebnissen als erwartet. Dies beruht zum einen auf der guten Vorbereitung und zum anderen auf der Aktivierung sonst vernachlässigter Quellen für Innovation durch das Einbeziehen der beteiligten Personen.
Das Identifizieren und Einbeziehen der für den Erfolg relevanten Beteiligten fördert Synergien zwischen den Teilnehmenden und erhöht deren Motivation.
Die Vor- und Nachteile möglicher Methoden und Mikrostrukturen werden bewusst wahrgenommen und abgewogen, sodass für die Agenda-Punkte die jeweils hilfreichsten davon ausgewählt werden.
Die konsequente Anwendung von Design StoryBoards vermeidet dysfunktionale Meetings, da es klare Ziele, relevante Themen, effiziente Abläufe und optimale Teilnahmemöglichkeiten bewirkt.

Durchführung: Schritt für Schritt

Design StoryBoards besteht darin, Programm und Ablauf des geplanten Events (Besprechung, Workshop, Meeting, Konferenz usw.) in Form eines sogenannten Storyboards (Bild 1) sorgfältig vorzubereiten. Idealerweise erarbeitet eine repräsentative Gruppe der Teilnehmenden des Events dieses Storyboard.

Beim Event selbst führt eine Moderation die Teilnehmenden durch das vorbereitete Programm. Falls der Ablauf ins Stocken gerät, können alternative Methoden und Mikrostrukturen hilfreich sein. Das Programm ist zwar vorbereitet, kann aber flexibel gestaltet werden.

Mit "Mikrostrukturen" sind elementare, meist sehr kurze Abläufe gemeint, wie sie z.B. in den Liberating Structures dokumentiert sind. Wir bedienen uns beständig und oft unbewusst solcher Mikrostrukturen. Design Storyboards macht uns ihren Einsatz bewusst. Dadurch reflektieren wir eingefahrene Verhaltensweisen und können bei Bedarf ihre Verwendung optimieren oder innovative Herangehensweisen ausprobieren.

Zur besseren Verständlichkeit verzichte ich auf detaillierte Beschreibungen möglicher Abweichungen während der Durchführung. Betrachten Sie die Methodenbeschreibung als orientierungsgebenden Rahmen, den Sie in der Anwendung flexibel ausgestalten können.

Schritt 1: Identifizieren Sie den Schwerpunkt des Events!

Es ist sehr wichtig, dass Sie den Schwerpunkt des Events (z.B. das Problem, die Herausforderung, das Thema) klar festlegen. Dieser wesentliche Schritt fokussiert die Diskussion und stellt sicher, dass alle Teilnehmenden über den gleichen Kenntnisstand verfügen.

Bei Bedarf können Sie hier zuerst die Liberating Structure Nine Whys einsetzen, um gemeinsam Ziel und Zweck des Events zu erarbeiten.

  • Stellen Sie das Problem oder die Herausforderung vor, die Sie angehen möchten. Dies schafft nicht nur einen allgemeinen Konsens zum Ziel, sondern hilft auch bei der Auswahl der Mikrostrukturen oder Methoden, mit denen die Teilnehmenden die Aufgaben des Events bearbeiten werden.
  • Diskutieren Sie den vorgestellten Schwerpunkt mit den Teilnehmenden und stellen Sie sicher, dass alle beteiligten Personen die Problematik vollständig erfassen. Damit schaffen Sie den notwendigen Common Ground zum Inhalt. Auf dieser Basis können Sie das Vorwissen der Beteiligten optimal auszunutzen. Ggf. können Sie hierzu auch die Methode Common Ground einsetzen.

Aufgabengebiete