Abschied vom Chaos: So bewältigen Sie die Papierflut

In manchen Büros herrscht das blanke Chaos: Viele Menschen häufen stapelweise Unterlagen auf ihrem Schreibtisch an. Zusätzlich finden sich Nachschlagewerke, Aktenordner, Taschenrechner, Stifte, Kaffeetassen usw. Die Unordnung beschränkt sich nicht nur auf den Schreibtisch. In Regalen stapeln sich weitere Unterlagen und Bücher bedrohlich. Ablageordner gibt es zwar, aber leider findet sich nie die Zeit, die Ablage zu erledigen. In ihrem Artikel gibt Jutta Voss Tipps, wie Ihr Schreibtisch aufgeräumt bleibt, wie Sie Ihre Korrespondenz effektiv erledigen und wie Sie die Papierflut bewältigen.

Stellen Sie sich vor: Sie essen mit einem Experten für Zeitmanagement zu Mittag und unterhalten sich über Methoden, Ihre Arbeit besser zu organisieren. Das Thema ist das Eindämmen der Papierflut. Der Experte fragt: Wie sieht es im Augenblick in Ihrem Büro und auf Ihrem Schreibtisch aus? Wie lautet Ihre Antwort?

In manchen Büros herrscht das blanke Chaos

Viele Menschen häufen stapelweise Unterlagen auf ihrem Schreibtisch an. Zusätzlich finden sich Nachschlagewerke, Aktenordner, Taschenrechner, Stifte, Kaffeetassen usw. Die Unordnung beschränkt sich nicht nur auf den Schreibtisch. In Regalen stapeln sich weitere Unterlagen und Bücher bedrohlich. Ablageordner gibt es zwar, aber leider findet sich nie die Zeit, die Ablage zu erledigen.

Viele Inhaber solcher Büros behaupten gerne: "Ich habe das im Griff. Ich weiß, was wo liegt und finde alles sofort." Sie verdrängen, wie viel Zeit sie für die Suche nach einzelnen Unterlagen benötigen. Und selbst wenn sie sich in diesem Chaos einigermaßen zurechtfinden mögen: Andere tun das nicht. Kommt es zu einer unerwarteten Abwesenheit, z.B. durch Krankheit, ist das für die Kollegen, die in dem Durcheinander etwas suchen müssen, eine Katastrophe.

Ein unaufgeräumter Schreibtisch lenkt ab

Ein unaufgeräumter Schreibtisch lenkt von der eigentlichen Aufgabe ab, da die Aufmerksamkeit ständig zu den unerledigten Unterlagen abschweift. Auch für Vorgesetzte und Kollegen ist große Unordnung bedrohlich, denn man kann nicht sicher sein, dass Aufgaben fristgerecht erledigt werden und wichtige Termine eingehalten werden.

Räumen Sie alles von Ihrem Schreibtisch, woran Sie zur Zeit nicht arbeiten. Es reicht, wenn Sie sich auf die jeweils aktuelle Aufgabe konzentrieren. Häufig wird die Befürchtung geäußert, Aufgaben zu vergessen, wenn sie nicht sichtbar auf dem Schreibtisch liegen. Doch eine Aufgabe, die sich ständig in Erinnerung bringt, ist dadurch noch nicht erledigt. Im Gegenteil: Es macht nervös, ständig vor Augen zu haben, was alles noch zu tun ist. Nutzen Sie Ihren Tagesplan, um sich an unerledigte Aufgaben zu erinnern.

So bleibt Ihr Schreibtisch immer aufgeräumt:

  • Stellen Sie einen Eingangskorb für Unterlagen auf ein Regal, das in der Nähe des Schreibtisches steht. So landen die Post, Unterschriftenmappen, Zeitschriften u.ä. nicht auf Ihrem Schreibtisch. Sie entscheiden aktiv, wann Sie die Unterlagen aus dem Eingangskorb bearbeitet wollen. Je nach Umfang könnten Sie dafür bestimmte Zeiten festlegen, z.B.
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