"After Action Review" – Lessons learned für Zwischendurch

Um bereits im laufenden Projekt die Stärken des Projektteams erkennen und intensiver nutzen zu können, aber auch zu vermeiden, dass sich bestimmte Fehler immer wiederholen, bietet es sich an, ein After Action Review durchzuführen. Dr. Tomas Bohinc stellt in einer verkürzten Form die Methode vor. So können Lessons learned frühzeitig erfasst, ausgewertet und für das weitere Projekt nutzbar gemacht werden.

 

"After Action Review" – Lessons learned für Zwischendurch

Um bereits im laufenden Projekt die Stärken des Projektteams erkennen und intensiver nutzen zu können, aber auch zu vermeiden, dass sich bestimmte Fehler immer wiederholen, bietet es sich an, ein After Action Review durchzuführen. Dr. Tomas Bohinc stellt in einer verkürzten Form die Methode vor. So können Lessons learned frühzeitig erfasst, ausgewertet und für das weitere Projekt nutzbar gemacht werden.

 

Ein Projekt konnte zur Zufriedenheit aller abgeschlossen werden. Im Projektverlauf durchlebten die Beteiligten Höhen und Tiefen – und haben dabei viel gelernt. Doch schnell ist das Gelernte vergessen, wenn es nicht systematisch erfasst, dokumentiert und allen Mitarbeitern im Projekt, im besten Fall auch für künftige Projekte zur Verfügung gestellt wird.

Eine Methode, diese Lernerfahrungen festzuhalten, stellt das After Action Review dar. Der Begriff wurde aus einem Lerninstrument der US-amerikanischen Armee abgeleitet, das nach Einsätzen den militärischen Einheiten zum systematischen Erfahrungsaustausch dient.

Ich verwende diese Methode in einer abgewandelten und verkürzten Form. Mit ihrer Hilfe kann ein Projektleiter mit seinem Team nach wichtigen Ereignissen im Projekt, z.B. wenn ein Meilenstein erreicht wurde, oder am Projektende Lessons Learned strukturiert erfassen und auswerten. After Action Reviews während des Projekts haben den Vorteil, dass die erkannten Stärken des Teams noch intensiver für das laufende Projekt genutzt und Wiederholungen desselben Fehlers vermieden werden können.

Ziel eines After Action Review

In einem After Action Review werden systematisch drei Lernfelder im Projekt beleuchtet, um daraus Maßnahmen für die künftige Projektarbeit abzuleiten:

  1. Erfolge, die aufgrund einer guten Planung und der Kompetenz der Projektmitglieder erreicht wurden,
  2. Situationen im (bisherigen) Projektverlauf, die durch glückliche Umstände gut gegangen sind, und
  3. Dinge, die schief liefen.

Erfolge zeigen, wo die Stärken des Projektteams und seiner Mitglieder liegen, die auch in anderen Projekten immer wieder zum Erfolg führen. Erst wenn sich das Team diese Stärken bewusst gemacht hat, können diese systematisch weiter ausgebaut werden. Ein Beispiel: In einem Projekt wurde ein effektives Berichtswesen etabliert, um den Projektfortschritt zu verfolgen. Dieses wurde von den Mitarbeitern konsequent angewandt. Dadurch war immer transparent, wie weit die Bearbeitung des Arbeitspakets bereits fortgeschritten war. Ressourcenengpässe konnten frühzeitig erkannt und der Projektleitung gemeldet werden. Lösungen für Engpässe wurden so gefunden, bevor die erkannten Schwachstellen das Projekt verzögerten. Dass die Mitarbeiter das Berichtswesen gezielt zur Problemprävention nutzten, stellte sich beim After Action Review als eine Stärke dieses Projekts heraus, so dass dieses Berichtswesen auch bei künftigen Projekten in der bewährten Form eingesetzt werden sollte.

Oft gehen in einem Projekt Dinge gut, obwohl sie nicht gut geplant waren. Hier spielt konstruktives Verhalten von Projektmitarbeitern eine Rolle. Ein Beispiel: In einem Projekt wird eine Software parallel in vier verschiedenen Organisationseinheiten implementiert. Für die Implementierung wurden vier Teilprojekte initiiert. Alle vier Teilprojekte konnten ihre Arbeit erfolgreich abschließen, weil durch einen guten Austausch der Projektmitglieder untereinander jedes Teilprojekt von den Erfahrungen der anderen Teilprojekte profitierte und Fehler, die in einem Teilprojekt gemacht wurden, in den anderen Teilprojekten vermieden wurden. Die Besprechungen der Teilprojektleiter hatten sich von den üblichen Statusmeetings mehr und mehr auch zu einem Forum entwickelt, in dem die Teilprojektleiter sich gegenseitig Lösungen für fachliche Probleme vorstellten und diese diskutierten. Die Besprechungsdauer verlängerte sich dadurch zwar deutlich, alle Teilprojektleiter empfanden den Austausch jedoch als fruchtbar. Hier entwickelten die Teilprojektleiter für sich eine Arbeitsform, welche die Projektdurchführung entscheidend verbesserte. In einem After Action Review wurde diese Form des Austauschs als Erfolgsfaktor für das Projekt festgehalten und beeinflusste die Planung der Kommunikation in künftigen Projekten.

Fehler vergisst man am liebsten schnell. Aber nur dadurch, dass man sich einen Fehler bewusst macht und seine Ursachen analysiert, lässt er sich beim nächsten Mal vermeiden. Ein Beispiel: Ein Zweier-Team verantwortet ein Arbeitspaket, dessen Arbeitsvolumen zu umfangreich ist, als dass es zwei Mitarbeiter sinnvoll übernehmen können. Um sich jedoch gegenüber dem Projektleiter zu profilieren, signalisieren die beiden, dass sie das Arbeitsvolumen bewältigen. Doch ein 10-Stunden-Tag reicht nicht aus, auch nicht, dass die Arbeitspaketverantwortlichen am Samstag arbeiten. Trotz aller Anstrengungen können sie den Abgabetermin nicht halten. Statt Dank für die Anstrengung hagelt es harsche Kritik. Dies hätten die Arbeitspaketverantwortlichen vermeiden können, wenn sie die absehbare Überlastung schon zu Beginn kommuniziert hätten. In einem After Action Review kann dieser Fehler erkannt und für künftige Projekte die Regel aufgestellt werden, dass Projektmitarbeiter bereits mit der Übernahme des Arbeitspakets eine realistische Schätzung der Aufwände vornehmen bzw. frühzeitig rückmelden sollen, wenn es zu einer Arbeitsüberlastung zu kommen droht.

Durchführung eines After Action Review

Der Projektleiter sollte ein After Action Review immer mit dem kompletten Projektteam durchführen, damit alle Aspekte berücksichtigt werden und die Erfahrungen aller einfließen können. Der gemeinsame Rückblick auf das Erreichte stärkt auch den Teamgeist, da sich das Team seiner besonderen Fähigkeiten bewusst wird.

Im After Action Review betrachtet das Projektteam die bereits erwähnten Lernfelder – Erfolge, ungeplante Erfolge und Fehler – mit Hilfe dieser drei Fragen:

  • Was ist gut gelaufen?
  • Was ist zufällig gut gelaufen?
  • Was ist schief gelaufen?

Die Teammitglieder schreiben ihre individuellen Antworten zu diesen drei Fragen auf Moderationskarten. Der Projektleiter sammelt diese…

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