"After Action Review" – Lessons learned für Zwischendurch

Um bereits im laufenden Projekt die Stärken des Projektteams erkennen und intensiver nutzen zu können, aber auch zu vermeiden, dass sich bestimmte Fehler immer wiederholen, bietet es sich an, ein After Action Review durchzuführen. Dr. Tomas Bohinc stellt in einer verkürzten Form die Methode vor. So können Lessons learned frühzeitig erfasst, ausgewertet und für das weitere Projekt nutzbar gemacht werden.

Ein Projekt konnte zur Zufriedenheit aller abgeschlossen werden. Im Projektverlauf durchlebten die Beteiligten Höhen und Tiefen – und haben dabei viel gelernt. Doch schnell ist das Gelernte vergessen, wenn es nicht systematisch erfasst, dokumentiert und allen Mitarbeitern im Projekt, im besten Fall auch für künftige Projekte zur Verfügung gestellt wird.

Eine Methode, diese Lernerfahrungen festzuhalten, stellt das After Action Review dar. Der Begriff wurde aus einem Lerninstrument der US-amerikanischen Armee abgeleitet, das nach Einsätzen den militärischen Einheiten zum systematischen Erfahrungsaustausch dient.

Ich verwende diese Methode in einer abgewandelten und verkürzten Form. Mit ihrer Hilfe kann ein Projektleiter mit seinem Team nach wichtigen Ereignissen im Projekt, z.B. wenn ein Meilenstein erreicht wurde, oder am Projektende Lessons Learned strukturiert erfassen und auswerten. After Action Reviews während des Projekts haben den Vorteil, dass die erkannten Stärken des Teams noch intensiver für das laufende Projekt genutzt und Wiederholungen desselben Fehlers vermieden werden können.

Ziel eines After Action Review

In einem After Action Review werden systematisch drei Lernfelder im Projekt beleuchtet, um daraus Maßnahmen für die künftige Projektarbeit abzuleiten:

  1. Erfolge, die aufgrund einer guten Planung und der Kompetenz der Projektmitglieder erreicht wurden,
  2. Situationen im (bisherigen) Projektverlauf, die durch glückliche Umstände gut gegangen sind, und
  3. Dinge, die schief liefen.

Erfolge zeigen, wo die Stärken des Projektteams und seiner Mitglieder liegen, die auch in anderen Projekten immer wieder zum Erfolg führen. Erst wenn sich das Team diese Stärken bewusst gemacht hat, können diese systematisch weiter ausgebaut werden. Ein Beispiel: In einem Projekt wurde ein effektives Berichtswesen etabliert, um den Projektfortschritt zu verfolgen. Dieses wurde von den Mitarbeitern konsequent angewandt. Dadurch war immer transparent, wie weit die Bearbeitung des Arbeitspakets bereits fortgeschritten war. Ressourcenengpässe konnten frühzeitig erkannt und der Projektleitung gemeldet werden. Lösungen für Engpässe wurden so gefunden, bevor die erkannten Schwachstellen das Projekt verzögerten. Dass die Mitarbeiter das Berichtswesen gezielt zur Problemprävention nutzten, stellte sich beim After Action Review als eine Stärke dieses Projekts heraus, so dass dieses Berichtswesen auch bei künftigen Projekten in der bewährten Form eingesetzt werden sollte.

Oft gehen in einem Projekt Dinge gut, obwohl sie nicht gut geplant waren. Hier spielt konstruktives Verhalten von Projektmitarbeitern eine Rolle. Ein Beispiel: In einem Projekt wird eine Software parallel in vier verschiedenen Organisationseinheiten implementiert. Für die Implementierung wurden vier Teilprojekte initiiert. Alle vier Teilprojekte konnten ihre Arbeit erfolgreich abschließen, weil

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