Analyse und Sanierung gefährdeter Projekte

Teil 2:
Die Analysephase
Im zweiten Teil dieser Artikelserie behandelt Dr. Herbert Borchardt die Analysephase: Er zeigt, wie man die Analyse eines gefährdeten Projekts plant und anschließend so durchführt, dass man als Ergebnis einen Befund erhält, aus dem sich klare Schlussfolgerungen für die weitere Arbeit ableiten lassen. Zahlreiche Checklisten und Vorlagen unterstützen Sie bei Ihrer Projekt-Analyse.

Analyse und Sanierung gefährdeter Projekte

Teil 2:
Die Analysephase
Im zweiten Teil dieser Artikelserie behandelt Dr. Herbert Borchardt die Analysephase: Er zeigt, wie man die Analyse eines gefährdeten Projekts plant und anschließend so durchführt, dass man als Ergebnis einen Befund erhält, aus dem sich klare Schlussfolgerungen für die weitere Arbeit ableiten lassen. Zahlreiche Checklisten und Vorlagen unterstützen Sie bei Ihrer Projekt-Analyse.

Im ersten Teil der Artikelserie haben wir die Initiierung eines Sanierungsprojekts von der Identifizierung eines gefährdeten Projekts bis zur Erstellung des Sanierungsplans besprochen. Im zweiten Teil beschäftigen wir uns mit der Analyse. Sie sollten hierfür ca. drei bis fünf Tage einplanen: "Keine Therapie ohne Diagnose" - auch und gerade wenn die Zeit drängt. Wir veranschlagen ca. ein bis zwei Tage für die Vorbereitung und Planung und zwei bis drei Tage für die Durchführung der Analyse.

Zusammenstellung des Analyseteams

Bei der Erstellung der Charter haben Sie sich Gedanken über den Umfang der Analyse gemacht und die daraufhin benötigte Anzahl von Mitarbeitern angefordert. Als ersten Schritt in der Analyse bauen Sie nun mit diesen Mitarbeitern das Analyseteam auf:

  • Informieren Sie Ihr Team anhand der Charter über die Aufgabenstellung, Empfindlichkeiten und Probleme.
  • Erklären Sie die Aufgaben der Analyse und die Vorgehensweise (d.h. erläutern Sie Ihrem Team den Inhalt dieses Artikels).
  • Achten Sie auf den richtigen Ton. Ihre Aufgabe ist es, dem Projektteam zu helfen. Es passiert schnell, dass es sich bevormundet und als inkompetent abgekanzelt fühlt. Dem müssen Sie von Anfang an entgegenwirken.

Vorgehensweise

Die Vorgehensweise bei der Erstellung der Analyse ist in Bild 1 dargestellt. Diese Vorgehensweise ermöglicht eine fokussierte und schnelle Analyse.

Bild 1: Vorgehensweise bei der Analyse

Formulierung von Hypothesen

Hypothesen sind versuchsweise Ergebnisse der Analyse, die in der Form "Befund mit Auswirkung auf das Projekt" formuliert werden, z. B.: "Verzögerungen bei der Abnahme der Zeichnungen durch den Kunden wirken sich auf die gesamte Projektdauer aus".

Hypothesen geben Ihnen die Möglichkeit, sich bei der Datensammlung und beim Erstellen des Befunds auf die (vermutlich) wichtigsten Themen zu konzentrieren und sie leiten effektiv die Suche nach relevanten Befunden. Ohne Hypothesen sehen Sie oft den Wald vor lauter Bäumen nicht.

Einige Hypothesen sind bereits im Rahmen der Charter erstellt worden - auf Basis der Interviews mit dem Sponsor/Auftraggeber und dem Projektmanager. Überprüfen Sie diese Hypothesen mit Ihrem Team und ergänzen bzw. modifizieren Sie diese gegebenenfalls. Denken Sie auf jeden Fall daran, die drei wichtigsten Gründe für ein Scheitern von Projekten (mangelhafte Spezifikationen, zuwenig Unterstützung durch das Management, schlechte Planung und Organisation) - bezogen auf dieses Projekt - als Hypothesen zu formulieren.

Analyseplanung

1. Daten und Dokumente anfordern
Stellen Sie mit Ihrem Team fest, welche Daten und Dokumente Sie benötigen, um die Hypothesen durch Befunde zu untermauern, gegebenenfalls zu modifizieren oder zu verwerfen. Benutzen Sie für die Anforderung der Dokumente das Formblatt 4. Typische Daten sind:

  • Interviewergebnisse
  • Projektdokumentation
  • Statusberichte und finanzielle Daten
  • Verträge mit Lieferanten und Kunden
  • Schriftverkehr, vor allem Änderungen und Abnahmen

Bei unserer obigen Beispielhypothese wird man z.B. den Kundenvertrag, die Zeichnungen und den Schriftverkehr mit dem Kunden studieren sowie den Kunden, wie auch den Projektmanager interviewen.

2. Fragebogen austeilen
Teilen Sie frühzeitig einen Fragebogen an das Projektteam aus, der optimal bis zum Kick-off-Meeting ausgefüllt sein sollte (siehe Formblatt 5 und 6). Hier kann Ihnen das Team Eindrücke und Impulse für die weitere Arbeit vermitteln.

3. Stakeholder-Analyse vorbereiten
Denken Sie auch an die wichtigsten Stakeholder. Überlegen Sie dabei, wie Sie die Stakeholder und deren Einfluss auf den Projekterfolg erfassen und bewerten können (durch Interviews, Schriftverkehr usw.). Das Formblatt 7 kann Ihnen dabei helfen.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Initiierung eines Sanierungsprojekts
Als Projektmanager werden Sie früher oder später mit einem gefährdeten Projekt konfrontiert. Wenn die Zeit gekommen ist, müssen Sie schnell eingreifen. In dieser Artikelserie beschreibt Dr. Herbert Borchardt einen bewährten Prozess und notwendige …
Teil 3:
Erstellung des Sanierungsplans
Die ersten beiden Teile der Artikelserie beschäftigten sich mit der Initiierung eines Sanierungsprojektes und der Analyse. Im dritten Teil erläutert Dr. Herbert Borchardt die Erstellung des Sanierungsplans. Der Schwerpunkt der Sanierung liegt bei …
Teil 4:
Durchführung der Sanierung

Im letzten Teil dieser Serie beschreibt Dr.

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