Arbeitspaketbeschreibungen in Microsoft Project hinterlegen

In Microsoft Project gibt es verschiedene Möglichkeiten, zu Vorgängen detaillierte Arbeitspaketbeschreibungen zu hinterlegen. Auf diese Weise ist es möglich, den Projektplan übersichtlich zu halten und gleichzeitig detaillierte Informationen bereitzustellen. Ulrich Nägele zeigt Ihnen in diesem Tipp, wie Sie die Arbeitspaketbeschreibungen in Project einbinden können.

Arbeitspaketbeschreibungen in Microsoft Project hinterlegen

In Microsoft Project gibt es verschiedene Möglichkeiten, zu Vorgängen detaillierte Arbeitspaketbeschreibungen zu hinterlegen. Auf diese Weise ist es möglich, den Projektplan übersichtlich zu halten und gleichzeitig detaillierte Informationen bereitzustellen. Ulrich Nägele zeigt Ihnen in diesem Tipp, wie Sie die Arbeitspaketbeschreibungen in Project einbinden können.

Arbeitspakete brauchen als "Projekt" im Projekt eine präzise Beschreibung ihres Inhalts. Nur so lässt sich sicherstellen, dass alle Arbeitspakete im Sinne des zu erzielenden Projektergebnisses bearbeitet werden. Microsoft Project bietet verschiedene Möglichkeiten, detaillierte Arbeitspaketbeschreibungen zu hinterlegen. Auf diese Weise ist es möglich, den Projektplan übersichtlich zu halten und gleichzeitig detaillierte Informationen bereitzustellen.

Die Personen, die Arbeitspakete abarbeiten – also Arbeitspaketverantwortliche und unterstützende Projektmitarbeiter –, werden in Microsoft Project zuerst in der Ansicht "Ressource: Tabelle" angelegt. Danach werden sie über den Button "Ressourcen zuordnen" in der Ansicht "Balkendiagramm (Gantt)" den Arbeitspaketen zugeordnet. In dieser Ansicht lassen sich die Arbeitspaketbeschreibungen hinterlegen.

Arbeitspaketbeschreibungen über Texteditor hinterlegen

Mit einem Doppelklick auf das Arbeitspaket öffnet sich das Fenster "Informationen zum Vorgang". Klicken Sie auf den Reiter "Notizen". Dort ist ein Texteditor hinterlegt, in den Sie die Arbeitspaketbeschreibung eintragen können, z.B. als Checkliste, Vorgangsliste oder Ergebnisbeschreibung (s. Bild 1).

Bild 1: Arbeitspaketbeschreibung im Texteditor in Microsoft Project.

Nachdem Sie den Text eingefügt und das Dialogfenster geschlossen haben, zeigt Project automatisch in der Balkendiagramm-Ansicht in der linken Spalte "Indikatoren" ein Notizsymbol (s. rote Umrandungen in Bild 1) an. Sobald Sie mit dem Mauszeiger über das Notizsymbol fahren, erscheint der dazugehörige Notizinhalt.

Achten Sie darauf, dass bei zu viel Text (ab ca. 250 Zeichen) nur ein Teil der Notiz angezeigt wird (s. Bild 2).

Bild 2: Ansicht der Notiz per Mouseover.

Arbeitspaketbeschreibungen als Datei anhängen

Über den Reiter "Notizen" lassen sich auch Dateien in Microsoft Project einbinden. So können Sie beispielsweise eine Word-Datei mit Project verknüpfen, welche die Beschreibung des Arbeitspakets enthält. Klicken Sie dafür zuerst auf den Button "Objekt einfügen" (s. Bild 3) im Reiter "Notizen".

Bild 3: Befehl "Objekt einfügen" im Reiter "Notizen".

Es öffnet sich das Fenster "Objekt einfügen" (s. Bild 4). Klicken Sie auf den Button "Aus Datei erstellen" und suchen Sie im Dateiverzeichnis die Datei, die die Arbeitspaketbeschreibung enthält. Aktivieren Sie zusätzlich die Optionen "Verknüpfung" sowie "Als Symbol anzeigen" und beenden Sie mit "OK".

Bild 4: Kontextmenü "Objekt einfügen".

Dadurch wird eine Verknüpfung mit der Datei erzeugt (Bild 5). Mit einem Doppelklick auf das Word-Symbol können Sie das Dokument mit der Arbeitspaketbeschreibung öffnen.

Der Vorteil dieses Vorgehens ist, dass die Arbeitspaketbeschreibung nicht in Project abgelegt ist, sondern an einem zentralen Ort gespeichert werden kann, auf den jeder Berechtige Zugriff hat. Darüber hinaus kann der Nutzer damit auch komplexere Arbeitspaketbeschreibungen (beispielsweise bei hohem Textanteil oder grafischen Elementen) hinterlegen, für die der oben beschriebene Texteditor nicht ausreichen würde.

Bild 5: Verknüpfung des Word-Dokuments mit Project.

Arbeitspaketbeschreibungen über Hyperlink einfügen

Um ein externes Dokument mit einem Arbeitspaket in Project zu verknüpfen, gibt es eine weitere elegante Möglichkeit: Fügen Sie den Speicherort der Datei als Hyperlink ein. So können Sie in Project bereits in der Balkendiagramm-Ansicht direkt zum entsprechenden Dokument wechseln, ohne das Fenster "Informationen zum Vorgang" öffnen zu müssen.

Bewertungen und Kommentare

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Kommentare 2

Alle Kommentare

Roland
Germer
Das ist ja alles ganz nett. Das wichtigste fehlt aber in dem Artikel. Wie kommen die Projektmitarbeiter - für die die Beschreibungen gedacht sind - denn an die Informationen ran? Typischerweise befindet sich nicht auf jedem Rechner eine teure MS Project Lizens die dann auch noch richtig verwendet wird. Ausdrucken oder im PWA anzeigen kann man die Vorgangsnotizen leider nicht...
Jürgen
Sturany
Leider kann man das NOTIZ Feld nicht ausdrucken ... daher verwende ich für exakt dieselbe Aufgabenstellung ein Textfeld. Dieses kann man exportieren.
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