Asta Powerproject 14.0 – Erweiterte Rundumlösung für die Bauprojektplanung

Das etablierte Planungs-Tool Asta Powerproject bietet umfassende Funktionen für das Einzel- und Multiprojektmanagement mit Schwerpunkt auf der Bauprojektplanung. In der aktuellen Version 14.0 wurde die Software um zahlreiche Neuerungen wie Risikoabschätzung und Earned Value Reporter ergänzt, die zuvor in Zusatzprogrammen ausgelagert waren. Elisabeth Wagner stellt die Neuheiten vor.

Obwohl die Software bereits in der Vergangenheit den Anspruch widerspiegelte, möglichst alle Anforderungen der Bauprojektplanung zu erfüllen, hat der Anbieter aus Karlsruhe für seine aktuelle Version 14.0 weitere funktionale Wünsche identifiziert und umgesetzt. Dazu wurden Features, die bisher in Zusatzprogrammen ausgelagert waren, in die Hauptsoftware integriert, andere neu realisiert. Risikoanalyse, Netzplan-Diagramme, ein Reporter für Earned Value Analysen und eine erweiterte Viewerfunktion für CAD-Planungsdaten gehören nun zur Standardausrüstung. Ein weiteres Änderungspaket zielt auf die Usability, wobei laut Herstellerinformation nicht zuletzt Erfahrungen und Feedbacks aus Anwenderschulungen eingeflossen sind.

Nutzerfreundlichkeit und Bedienkomfort

Bei einer sehr mächtigen Planungssoftware, die laufend funktionale Erweiterungen erfährt, ist es sinnvoll, immer wieder den Blick gezielt auf die Nutzerfreundlichkeit zu richten, Optimierungspotenziale zu suchen und umzusetzen. Für die Version 14.0 hat die Asta Development GmbH an mehreren Stellschrauben gedreht, um den Bedienkomfort zu erhöhen. Davon profitieren Projektleiter, Teilprojektplaner und andere direkte Nutzer der Software, aber auch Stakeholder, die sich nur per Powerproject Viewer über das Projekt informieren.

Strukturierungen über den Projektstrukturbaum

Ein charakteristisches Feature von Asta Powerproject ist die Möglichkeit, Vorgangsattribute als Codierungen anzulegen und farblich zu markieren. Damit lässt sich im Balkenplan anhand von Farben oder Rasterungen für Lieferobjekte, Firmen, Ressourcen etc. z.B. auf einen Blick erkennen, welchem Gebäudeteil, welcher Firma oder welchem Team ein Vorgang zugeordnet ist. Weiterer Pluspunkt dieser Codierungen: Die Planer können sich den Projektplan damit mit einem Klick umsortieren und sich anzeigen lassen, was bezogen auf die unterschiedlichen Kategorien geschieht.

Diese Funktionalität blieb in Version 14.0 unverändert, doch bei der Vorbereitung gibt es eine entscheidende Erleichterung. Um eine bestimmte Strukturierung zu nutzen, musste man bisher einen Filter vorbereiten – eine etwas umständliche Prozedur, vor allem wenn man mitten in der Planungsarbeit schnell eine neue Perspektive erzeugen will. Jetzt lässt sich ein neuer Eintrag direkt im Projektstrukturbaum mit Klick auf die rechte Maustaste anlegen. Der neue Eintrag wird dann automatisch in die Codebibliothek aufgenommen (Bild 1).

Bild 1: Neue Strukturelemente bzw. Codierungen anlegen sowie Anzeigen des Code-Strukturplans per Mausklick

Bild 1: Neue Strukturelemente bzw. Codierungen anlegen sowie Anzeigen des Code-Strukturplans per Mausklick

Ähnliches gilt für die Ebene darunter und Planelemente außerhalb der Codebibliotheken. Neue Mitarbeiter, Firmen, Stockwerke, Kalender – alle Bibliotheken kann man jetzt direkt im Projektstrukturbaum ergänzen. Vor allem in der Planungsphase des Projekts, in der immer wieder neue Aspekte zum ersten Planentwurf dazukommen, bedeutet das eine enorme Erleichterung.

Unterbrechungen von Tätigkeiten verhindern

Im automatisierten Planungsprozess kommt es vor, dass sich ein Vorgang von mehreren Stunden über zwei Tage erstreckt, weil er erst am Nachmittag startet, oder, dass ein Vorgang von mehreren Tagen durch das Wochenende unterbrochen wird. Möglicherweise will das die Projektplanung verhindern, z.B. weil der Vorgang die kostspielige Anreise eines Handwerkerteams erfordert. Das ließ sich bisher durch händische Eingriffe umsetzen, jetzt kann man diese Aufgabe dem System überlassen, das den Vorgang bei Bedarf automatisch in die nächste Zeiteinheit verschiebt. Dazu wird die gewünschte Limitierung im Drop-down-Menü "Fixierungen" hinterlegt. Standardmäßig stehen hier folgende Optionen zur Auswahl: innerhalb einer Schicht, eines Wochentages, einer Arbeitswoche.

Frühere Vorgangsdauern sehen

Wenn die Erledigung eines Vorgangs der Planung hinterherhinkt und der Fertigstellungsmodus zu einem Berichtstermin z.B. bei 20 % statt wie geplant bei 50 % liegt, kann man die zusätzliche Dauer vom System auf die Zeit nach dem Berichtstermin aufschlagen lassen. Später will die Projektplanung dann vielleicht wissen, wie lange Vorgänge eigentlich ursprünglich geplant waren – eine Frage, die sich mit dem Blick in abgespeicherte frühere Planstände beantworten lässt. Jetzt gibt es dafür noch eine deutlich einfachere Möglichkeit: In den Vorgangseigenschaften wurde das Feld "ursprüngliche Vorgangsdauer" hineinprogrammiert.

Planinformationen in einer Spalte anzeigen

In Asta Powerproject gibt es ein Fenster, in das manche Bauplaner und Architekten interessante Plandaten eingeben, etwa den Namen des Bearbeiters oder eine Plan- oder Revisionsnummer. Diese Eigenschaften lassen sich jetzt auch im Hauptplan als Spalte sichtbar machen und können zudem als Filterkriterien verwendet werden. Das ist vor allem in großen, komplexen Projekten hilfreich, z.B. wenn ein Bauvorhaben mehrere Gebäude umfasst und die Pläne diesem anhand von Nummern zugeordnet sind. Gibt es mehrere Planersteller im Projekt, können diese ihre eigenen Dokumente über diese Funktion herausfiltern.

Darstellung eines Vorgangs mit Vorläufer- und Nachfolgerketten

Im Projektverlauf steht immer wieder ein bestimmter Vorgang im Fokus, z.B. weil es Abweichungen gibt. Dann ist es interessant, sich Nachfolger oder Vorgänger anzusehen. Das funktioniert grundsätzlich über den Projektplan. Asta Powerproject bot bisher zudem die Möglichkeit, sich den direkten Vorläufer und Nachfolger auf Knopfdruck anzeigen zu lassen. Neu ist die Funktion, über das Menü "Ansichten" den kritischen Pfad, also die gesamte Kette zeitbestimmender Vorgänger oder zeitlich abhängiger Nachfolger, zu extrahieren und damit eindeutig zu visualisieren. Das hilft z.B. bei der Analyse, warum ein Vorgang verspätet startet oder welche Partner zu benachrichtigen sind, weil ein Vorgang länger dauert.

Handverlesene Termine aufbereiten

Für das Projektreporting ist es sinnvoll, handverlesene Informationen aus unterschiedlichen Kategorien aufzubereiten, etwa speziell für den Bauherrn oder Chefplaner oder all jene Daten, die vertragsrelevant sind. In Asta Powerproject geschieht das über sog. "Sammelvorgänge". Waren diese bisher im Projektplan, nicht aber im Strukturbaum am linken Bildschirmrand sichtbar, wurde genau diese Anzeige nun mit hilfreichen Konsequenzen ergänzt: Wenn man den Sammelvorgang im Strukturbaum anklickt, wird im Balkenplan nur diese Zusammenstellung dargestellt, sodass sie sich auch als Bericht ausgeben und drucken lässt.

Verbesserte Farbauswahl

Nutzern aus dem Architektur- und Baubereich kommt die neue Farbpalette entgegen. Zwar gab es in Asta Powerproject bereits die Möglichkeit, Strukturelemente einer bestimmten Art, hier "Codierungen" genannt, einzufärben, also z.B. verschiedene Projektphasen zu kennzeichnen. Die zur Verfügung stehenden Farben waren jedoch vorgegeben. In der Softwareversion 14.0 haben Anwender die Möglichkeit, per Rechtsklick auf eine Farbe im Menü "Eigenschaften" die in Windows gewohnte Farbpalette zu verwenden oder selbst RGB-Farben zu definieren (Bild 2).

Bild 2: Neue Farbpalette – Definitionsoptionen mit RGB-Farbraum stehen wie in Windows zur Verfügung.

Bild 2: Neue Farbpalette – Definitionsoptionen mit RGB-Farbraum stehen wie in Windows zur Verfügung.
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Netzplanmodul als zusätzliche Präsentationsoption

Heutzutage ist die Darstellung des Projektverlaufs als Gantt-Diagramm der visuelle Standard. In der aktuellen Version von Powerproject ist die Darstellung der Vorgänge als Knoten integriert, die bisher nur über ein Zusatzmodul erhältlich war. Kleiner Wermutstropfen für passionierte Netzplaner: Es handelt sich um eine Präsentationsoption, in der man keine Daten ändern kann; dafür sind in Asta Powerproject andere Optionen vorgesehen. Die grafische Aufbereitung ist komfortabel: Der Nutzer kann über eine "Shape-Bibliothek" steuern, wie viele Informationen gezeigt werden und so die Vorgangsknoten-Optik individuell gestalten.

Referenzen verwalten

Werden Referenzen, also gespeicherte Planungsstände, öfter genutzt, um den Projektablauf zu dokumentieren, kann der Vergleich des aktuellen Plans mit früheren Versionen unübersichtlich werden. Das lässt sich jetzt verhindern, indem ein Teil dieser Referenzen durch das Setzen von Häkchen deaktiviert wird. Nebeneffekt: Damit wird die Performance dieser Funktion deutlich erhöht, da sich die Rechenzeit verkürzt. Ein neues "Suchen"-Fenster im Referenzmanager hilft, bei einer großen Anzahl an Plänen schnell einen bestimmten zu finden. Ein Haken zeigt an, welche Referenz gerade aktuell ist, also welcher Plan die Basis für SOLL-IST-Vergleiche ist. Ein Feld im Balkenplantool-Menü ermöglicht es, diesen Wert einfach und schnell zu variieren.

4D-Datenaufbereitung im Asta Powerproject Viewer

Eine Weiterentwicklung gibt es auch für Anwender, die nicht mit dem System arbeiten, aber an den Ergebnissen Interesse haben und sich dafür entsprechende Visualisierungen im kostenlosen Powerproject Viewer ansehen. Für Auftraggeber und Bauplaner ist hier insbesondere die Darstellung des 3D-Modells interessant. Diese Möglichkeit steht seit Version 13 zur Verfügung, in der die Integration der IFC-Dateien vollzogen wurde, die aus dem Building Information Modeling (BIM) der Architektur-Softwareprogramme erzeugt werden. Das 3D-Modell lässt sich damit nicht nur ansehen, sondern auch drehen, aus verschiedenen Perspektiven betrachten und virtuell begehen. Zugehörige Informationen über Materialen, Kosten und andere Eigenschaften können in Tabellenform zugeschaltet werden. Kombiniert mit den Zeitdaten lässt sich der geplante Baufortschritt in einem Film visualisieren (Bild 3).

Diese Möglichkeit wurde in Version 14.0 um einen interessanten Schritt erweitert – die Visualisierung kann jetzt auf der Zeitachse gesteuert werden. Der Auftraggeber kann über einen Schieber auf der Zeitachse den Ablauf nach eigenem Interesse vor- und zurücksteuern und verfügt damit über alle 4D-Darstellungsfunktionen eines Anwenders der Planungssoftware.

Bild 3: Steuerung der BIM-Darstellung über den Schieber unter der Bau-Visualisierung.

Bild 3: Steuerung der BIM-Darstellung über den Schieber unter der Bau-Visualisierung.
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Rechteverwaltung über Sicherheitsgruppen

Auch Softwareexperten, die das System am Anfang des Projekts einrichten, wurden in diesem Release bedacht. Sie hatten standardmäßig bereits die Möglichkeit, verschiedene Nutzer anzulegen und über Berechtigungen zu steuern, was diese jeweils dürfen. Nun können Sie diese Rechte zentraler verwalten und sog. "Sicherheitsgruppen" anlegen, etwa eine für alle Auftraggeber, Subunternehmer und andere Benutzer, die Termine sehen sollen, aber keine Kosten.

Über eine Erweiterung der Berechtigungsarten – eine Rechtevergabe auf Basis von Referenzen – ist eine Flexibilität dazugekommen, die vor allem für Multiprojektumgebungen interessant ist. So lässt sich beispielsweise regeln, dass ausschließlich der Budgetverantwortliche Budgets aktualisieren darf und die Projektleitung in diesem Fall nur Leserechte hat.

Funktionale Erweiterungen für Fortgeschrittene

In Asta Powerproject waren einige Funktionen, die nur für wenige Projektmitarbeiter interessant sind, bisher in kleine Zusatzmodule ausgelagert – eine Hürde, die nur mit zusätzlichem Engagement zu nehmen war. Für Version 14.0 hat der Hersteller diese Funktionen ins Standardangebot aufgenommen und neue Spezialangebote programmiert.

Risikoanalyse für die Terminplanung

Die neu integrierte Risikoabschätzung hält für Spezialisten eine Reihe interessanter Modulationsmöglichkeiten parat. Im ersten Schritt gilt es, für die Vorgänge Minimaldauer, Maximaldauer und Wahrscheinlichkeit zu hinterlegen. Das geht theoretisch für jeden Vorgang einzeln, was bei größeren Projekten aber wegen des enormen Aufwands nicht praktikabel ist. Deshalb gibt es die Möglichkeit, für alle Vorgänge generell eine gewisse Abweichung als Risiko zu definieren oder die Risiken auf einer höheren Ebene, etwa der Summenvorgänge, anzulegen. Eine Expertenfunktion bietet die Möglichkeit, neben einer Gleichverteilung (die Chance, dass eine der Möglichkeiten eintrifft, ist für alle gleich groß) andere Verteilungen anzugeben. Andere Parameter beziehen sich auf den zu analysierenden Bereich, die Stichprobenmethode und die Granularität der Analyse.

Earned Value Analyse-Reporter als Berichtsgenerator

Die Erhebung bzw. Berechnung der aktuellen Leistungskennzahlen im Projekt und der Abgleich, wo diese Werte laut Plan aktuell stehen müssten, ist eine Standardfunktion im Projektcontrolling. Die optische Darstellung des aktuellen Stands in einer Grafik mit geplanten und möglichen Verläufen hilft, Handlungsbedarf zu erkennen. Asta Powerproject hat dafür nun einen sog. EVA-Reporter integriert, der die entsprechenden Daten aufbereitet und bei Bedarf Excel-Berichte generiert. Die Gestaltungsmöglichkeiten dabei sind vielfältig (Bild 4).

Bild 4: Eine Übersicht zeigt die tatsächlichen, geplanten und potenziellen Verläufe.

Bild 4: Eine Übersicht zeigt die tatsächlichen, geplanten und potenziellen Verläufe.
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Berechnungsoption "Critical Path DRAG"

Wenn der Endtermin ernsthaft gefährdet ist, rückt der kritische Pfad ins Licht des Interesses. Asta Powerproject bietet nun eine Spezifizierung an, die hilfreiche Informationen zum Vorschein bringt, den "Critical Path DRAG". Diese Berechnung sucht die Vorgänge auf dem kritischen Pfad heraus, die Parallelvorgänge haben, und zeigt, wie viel ein bestimmter Vorgang auf dem kritischen Pfad tatsächlich zur Dauer beiträgt – eine hilfreiche Erkenntnis auf der Suche nach Beschleunigungspotenzialen.

Beispiel: Die Projektplanung erkennt eine Möglichkeit, einen auf 5 Tage geplanten kritischen Vorgang x um 3 Tage zu kürzen. Der Vorgang hat aber einen Parallelvorgang y, der 4 Tage in Anspruch nimmt. Damit liegt die potenzielle Auswirkung auf den Endtermin, der DRAG von x, nur bei 1 Tag. Eine DRAG-Spalte im Projektplan neben der Dauer hilft, noch genauer zu erkennen, was auf dem kritischen Pfad passiert und wo es welche Beschleunigungspotenziale gibt.

BI-Reporter für das Controlling

In vielen Unternehmen arbeiten Excel-Spezialisten, die hochspezifische Auswertungen für Projekte und Multiprojektmanagement fahren. Asta Powerproject beliefert diese über einen sog. BI-Reporter, ein Datenexport speziell für Excel. Das dahinterliegende Auswahlschema, bisher relativ starr, wurde nun auf verschiedene Standardexportmodelle aufgefächert, die sich zudem mit hoher Variabilität für einzelne Kunden weiter spezifizieren lassen. Die Neuerung ist vor allem für Großunternehmen mit fortgeschrittenem Programmmanagement und aktivem Projektmanagement Office interessant. Erfahrene Anwender können sich zusätzlich den Business Intelligence Controller herunterladen und damit Daten in einem geeigneten Format aus Powerproject in externen Datenbanken verarbeiten.

Benutzerdefinierte Dauern

Die Attribute, mit denen Vorgänge beschrieben werden, sind allgemein im Projektplan definiert. Asta Powerproject bot bisher die Option, einem Vorgang ergänzende Datenfelder hinzufügen, z.B. einen Hyperlink oder eine weitere Bezeichnung. Das funktioniert nun auch bei Angaben von Dauern. Das Einsetzen der Fenster wurde in allen Gebäudeteilen auf 10 Tage angesetzt? Das ist im Plan hinterlegt. Der Zeitrahmen muss aber wegen einer Lieferverzögerung um 2 Tage verlängert werden? Diese Information lässt sich nun direkt an den Vorgang hängen. Nebeneffekt der Erweiterung: Die Datenübernahme aus Microsoft Project, das bis zu 15 Dauern kennt, verliert eine "Stolperfalle", die bisher oft händisch überbrückt werden musste.

Neues Projekt aus bestehendem erstellen

Das Projekt ist im Gange oder beendet und die Planung soll für ein ähnliches Vorhaben verwendet werden? Hier bietet sich an, die bestehende Planung zu kopieren, Powerproject hat dazu einen eigenen Knopf. Der Datenübernahmevorgang wurde in Version 14.0 um einen sehr hilfreichen Schritt erweitert. Wenn das Projekt bereits Einträge zur Fertigstellung enthält, erscheint nun eine Warnmeldung: "Dieses Projekt enthält Fertigstellungsgrade. Wollen Sie diese aus dem Projekt entfernen?" Ein Klick auf "Ja" und der Plan ist so, wie er am Anfang gebraucht wird: ein Basisplan ohne Einträge zu erfolgten Umsetzungen.

Systemvoraussetzungen und Schnittstellen

Asta Powerproject ist für den Einsatz auf Windows Terminalserver und Citrix ausgerichtet und für alle gängigen Windows-Betriebssysteme getestet. Die Software verfügt über die gängigen Standardschnittstellen. Mit Asta Powerconnect gibt es ein zusätzliches Schnittstellenmodul, um Projektdaten aus oder in proprietären Systemen zu portieren.

Lizenzen

Asta Powerproject kann 30 Tage lang kostenfrei getestet werden. Danach kostet die Einzelplatz-Lizenz 1.550 Euro zzgl. MwSt. Die Server-Lizenz für jeden gleichzeitig arbeitenden Benutzer (Concurrent User) kostet 1.880 Euro. Enterprise-Installationen werden grundsätzlich kundenspezifisch berechnet. Einen Viewer gibt es kostenlos zum Download. Das BIM-Add-on wird zu 590 Euro je Einzelplatz-Lizenz und zu 990 Euro je Server-Lizenz angeboten.

Universitäten, Hochschulen und nicht kommerzielle Bildungseinrichtungen sowie Studentinnen und Studenten erhalten die Software Asta Powerproject kostenfrei.

Fazit

Eine Stärke dieser Software liegt darin, über die Definition von beliebig vielen Kategorien große Mengen an Planinformationen zu verarbeiten und dem Nutzer auf einfachem Weg zugänglich zu machen. Vorgänge werden z.B. nicht nur einer Phase und einem Teilprojekt zugeordnet, sondern einer Firma, einem Gewerk, einem Team, einem Planer etc. Die schnelle Umsortierung der gesamten Planung nach jeder dieser Kategorien ist eine wirksame Methode, um passende Übersichten für ganz unterschiedliche Fragestellungen zu erhalten. Dieses Angebot hat in der aktuellen Version erneut eine deutliche Verbesserung erfahren, z.B. über die Möglichkeit im Strukturbaum am Aufbau der Kategorisierung zu arbeiten.

In der Stärke liegt zugleich die Antwort auf die Frage, für wen die Software weniger geeignet ist: Wer eine einfache Systemunterstützung sucht, die schnell installiert und intuitiv bedienbar ist, wird mit diesem System vielleicht nicht glücklich werden. Asta Powerproject ist ein Tool für passionierte Planer, die mehr wollen als Basisfunktionen. Die thematische Ausrichtung liegt klar auf der Baubranche.

Kontakt

Asta Development GmbH, Egon-Eiermann-Allee 8, 76187 Karlsruhe, Tel. +49 (0)721 9525‑0, Fax: +49 (0)721 9525-100, info@astadev.de, www.astadev.de

 
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