Qualitätsmanagement beim Finanzinstitut UBS Bessere Projektarbeit durch Project Management Improvement

Probleme in Projekten sollten schnell und möglichst auf Dauer gelöst werden. Um dies zu erreichen, setzt das Finanzinstitut UBS ein siebenstufiges Projektmanagement-Audit zur Erarbeitung konkreter Verbesserungsmaßnahmen ein. UBS nennt dieses Verfahren betriebsintern "Project Management Improvement" (PMI). Dieses Instrument wird erfolgreich im Bereich IT eingesetzt, so dass die Projektabwicklung verbessert und die Kundenzufriedenheit erhöht werden konnte. Verena Korn stellt das PMI vor und beschreibt Ziele, Ablauf und Einsatzmöglichkeiten.

 

Qualitätsmanagement beim Finanzinstitut UBS Bessere Projektarbeit durch Project Management Improvement

Probleme in Projekten sollten schnell und möglichst auf Dauer gelöst werden. Um dies zu erreichen, setzt das Finanzinstitut UBS ein siebenstufiges Projektmanagement-Audit zur Erarbeitung konkreter Verbesserungsmaßnahmen ein. UBS nennt dieses Verfahren betriebsintern "Project Management Improvement" (PMI). Dieses Instrument wird erfolgreich im Bereich IT eingesetzt, so dass die Projektabwicklung verbessert und die Kundenzufriedenheit erhöht werden konnte. Verena Korn stellt das PMI vor und beschreibt Ziele, Ablauf und Einsatzmöglichkeiten.

 

Um die Qualität seines Projektmanagements im IT-Bereich zu sichern, setzt das Finanzinstitut UBS das Project Management Improvement (PMI) ein. Mit diesem Instrument können Probleme und festgefahrene Situationen in Projekten schnell und nachhaltig gelöst werden. Darüber hinaus ist es möglich, projektbezogene Entscheidungen und Arbeiten zu beschleunigen. Die Projektabwicklung wird verbessert und die Kundenzufriedenheit erhöht.

PMI wurde 2003 in der UBS-Unternehmensgruppe "Wealth Management & Business Banking" für den IT-Bereich entwickelt und wird seither erfolgreich angewandt. Der vorliegende Artikel beschreibt die Entstehung und schrittweise Durchführung von PMI. Er richtet sich an Projektleiter und Führungskräfte, die eine wirkungsvolle Methode kennen lernen möchten, um schwierige Aufgaben und Problemstellungen in Projekten zu bewältigen.

UBS - Unternehmensprofil

UBS ist eines der führenden globalen Finanzinstitute und der weltweit größte Anbieter im Wealth-Management-Geschäft. UBS gehört zu den wichtigsten Investmentbanken und Wertschriftenhäusern und zählt zu den führenden Vermögensverwaltern weltweit. Im Privat- und Firmenkundengeschäft in der Schweiz ist UBS Marktführerin.

UBS ist in 50 Ländern vertreten und beschäftigt im Finanzdienstleistungsgeschäft weltweit über 70.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Die Entstehung von PMI

Die IT von UBS ist heute eine der größten Organisationen in der Schweiz, die Applikationen entwickelt und betreibt. Im Jahr 2002 waren im damaligen IT-Ressort "Development Business Systems" mehrere hundert Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Sie entwickelten eine breite Palette an Applikationen, die für interne Kunden im Intranet sichtbar sind (z.B. Software für Kundenberater) oder von externen Kunden genutzt werden (z.B. E-Banking). Die Software-Entwicklung erfolgte im Rahmen von Projekten, weshalb ein hoher Bedarf an IT-Projektleitern bestand. Die Projektleiter rekrutierten sich in der Regel aus Software-Entwicklern ohne spezifische Projektmanagement-Ausbildung. Das wirkte sich teilweise negativ auf die Projektabwicklung aus.

Um die Effizienz der Projekte zu erhöhen und die Kundenzufriedenheit zu verbessern, wurden 2002 in den Abteilungen des IT-Ressorts mehrere Projektmanagement-Initiativen gestartet. Diese wurden vom Top-Management des Ressorts unterstützt und umfassten neben Maßnahmen zur Verbesserung des Qualitätsmanagements auch Maßnahmen zur Mitarbeiterqualifizierung. Entsprechend ihres persönlichen Entwicklungsbedarfs besuchten die Projektleiter interne PM-Schulungen, die teils von UBS, teils von externen Trainern durchgeführt wurden. Weitere Maßnahmen waren z.B. Coaching, der Aufbau von Projektleiter-Zirkeln zum Erfahrungsaustausch und die Erarbeitung von Best Practices.

Für die Organisation der Mitarbeiterqualifizierung und Qualitätsverbesserung waren UBS-interne Qualitätsmanager aus verschiedenen IT-Abteilungen zuständig.

Qualitätsmanagement

Um das Qualitätsmanagement zu verbessern, wurden u.a. Project Reviews eingeführt, so genannte "Project Walkthroughs". In solchen Project Walkthroughs untersuchten Gutachter gemeinsam mit dem Projektleiter, ob das jeweilige Projekt gut aufgesetzt war. Dazu überprüften sie anhand eines Fragenkatalogs z.B. Zieldefinition, Projektorganisation, Ressourcenplan, Budgetplan und Kommunikationsplan. Die Sitzungen wurden von einem Moderator geleitet. Dieser oder ein Protokollführer hielten fest, welche Checkpunkte das Projekt erfüllte und wo Verbesserungsbedarf bestand.

Neben den Walkthroughs konzipierten die Qualitätsmanager Project Assessments, die an die Richtlinien der International Project Management Association (IPMA) angelehnt waren. Dabei wurde ein Projekt nach verschiedenen Prüfkriterien beurteilt, z.B. Führung des Projekts, Einsatz von PM-Methoden, Ressourceneinsatz oder Mitarbeiterförderung. Hierzu wurden Bewertungsmatrizen erstellt und der Ablauf für das Assessment entworfen.

Im September 2002 entschied das Top-Management des Ressorts, dass künftig fünf Project Walkthroughs und zwei Project Assessments pro Abteilung und Jahr durchgeführt werden sollten. Die Abteilungsleiter und deren Führungskräfte legten fest, welche Projekte auf diese Weise zu überprüfen waren. In der Regel handelte es sich dabei um komplexe Projekte oder um solche mit einer schwierigen Aufgabenstellung.

PMI

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