Der Terminplan muss gestrafft werden - so geht´s

Der Projektleiter hat seinen Terminplan dem Lenkungsausschuss präsentiert und erhält die Aufgabe, diesen um einen bestimmten Zeitraum zu kürzen. Max L. J. Wolf erklärt in seinem Tipp, mit welchen Maßnahmen man dieses Ziel erreichen kann.

Der Projektleiter hat seinen Terminplan dem Lenkungsausschuss präsentiert und erhält die Aufgabe, diesen um einen bestimmten Zeitraum zu kürzen, damit das Projektergebnis noch auf einem wichtigen Messe- oder Kundentermin vorgestellt werden kann. In dieser Situation reagieren viele Projektleiter spontan und ergreifen Maßnahmen auf Ressourcenseite, verhängen also z.B. Urlaubssperren, ordnen Überstunden an oder stocken das Projektteam auf. Oft wird auch der Versuch unternommen, das Problem zu verlagern und z.B. Zulieferern kürzere Fristen zu setzen oder Arbeitsleistung zuzukaufen.

Meist gelingt es mit solchen Maßnahmen auch, eine gewisse Beschleunigung zu erzielen. Aber sie erhöhen die Kosten und vergiften langfristig das Arbeitsklima oder die Geschäftsbeziehungen. Es ist sinnvoller, die einzelnen möglichen Maßnahmen systematisch hinsichtlich Wirksamkeit und Konsequenzen zu überprüfen und dann gezielt stufenweise einzusetzen.

Führungsverantwortung

Bereits in der Sitzung des Lenkungsausschusses sollte der Projektleiter der Verkürzung des Terminplans nicht widerspruchslos zustimmen. Seine Führungsverantwortung besteht zunächst darin, die Mitglieder des Lenkungsausschusses davon zu überzeugen, dass auch sie das Projekt aktiv unterstützen müssen. Dazu gehört, dass die Priorität des Projekts gegenüber anderen Projekten deutlich erhöht wird, damit es z.B. nicht durch Ressourcenkonflikte blockiert werden kann. Weiterhin sollte der Projektleiter im Lenkungsausschuss über den Gegenwert der Terminplanstraffung verhandeln und z.B. ein höheres Budget, eine Verringerung des Projektergebnisses oder eine höhere Ressourcenverfügbarkeit einfordern.

Analyse des Terminplans

Wer sein Projekt gut strukturiert und den Terminplan in einem Projektmanagement-Werkzeug abgebildet hat, wird als erstes den kritischen Weg des Projektablaufs identifizieren. Eine Verkürzung des Terminplans muss die Abwicklung der darauf liegenden Arbeitspakete beschleunigen. Die im Folgenden aufgeführten Maßnahmen entfalten nur für diese ihre volle Wirkung.

Kostenneutrale Maßnahmen

Es ist zu prüfen, welche Maßnahmen sich durchführen lassen, ohne dass die Projektkosten steigen:

  • Zeitreserven kürzen oder herausnehmen. Diese werden oft eingebaut, um Projektrisiken abzusichern. Ggf. müssen andere Maßnahmen zur Risikoabsicherung getroffen werden.
  • Arbeitspakete verkleinern: Der Projektleiter sollte die einzelnen Arbeitspakete gemeinsam mit den Arbeitspaketverantwortlichen dahingehend prüfen, ob bestimmte Aufgaben oder Arbeiten weggelassen werden können, ohne dass
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