Der Weg zu qualifizierten Projektentscheidungen

Teil 1:
Fundierte Entscheidungen treffen

Bei jeder Entscheidung während eines Projekts muss der Projektleiter eine Vielzahl von Interessen aus allen Fachbereichen, seitens des Kunden, Lieferanten und regulativen Institutionen berücksichtigen. Dabei sind Qualität und Schnelligkeit der Entscheidungen von großer Bedeutung; fällt eine Projektentscheidung nicht optimal aus, lässt sich das durch eine noch so effiziente Projektumsetzung in der Regel nicht mehr kompensieren. Die Fähigkeit eines Unternehmens zu systematischen, schnellen Projektentscheidungen ist deshalb ein essentielles Merkmal der Wettbewerbsfähigkeit, das auch in Führungskreisen häufig unterschätzt wird. Christian Wilkens erläutert in seinem Artikel Wesen und Bedeutung von Projektentscheidungen und erklärt, auf welcher Grundlage qualifizierte Projektentscheidungen möglich sind.

Der Weg zu qualifizierten Projektentscheidungen

Teil 1:
Fundierte Entscheidungen treffen

Bei jeder Entscheidung während eines Projekts muss der Projektleiter eine Vielzahl von Interessen aus allen Fachbereichen, seitens des Kunden, Lieferanten und regulativen Institutionen berücksichtigen. Dabei sind Qualität und Schnelligkeit der Entscheidungen von großer Bedeutung; fällt eine Projektentscheidung nicht optimal aus, lässt sich das durch eine noch so effiziente Projektumsetzung in der Regel nicht mehr kompensieren. Die Fähigkeit eines Unternehmens zu systematischen, schnellen Projektentscheidungen ist deshalb ein essentielles Merkmal der Wettbewerbsfähigkeit, das auch in Führungskreisen häufig unterschätzt wird. Christian Wilkens erläutert in seinem Artikel Wesen und Bedeutung von Projektentscheidungen und erklärt, auf welcher Grundlage qualifizierte Projektentscheidungen möglich sind.

Der folgende Beitrag zum Thema Projektentscheidungen befasst sich mit der Bedeutung und Struktur der Entscheidungsfindung in Projekten. Projektentscheidungen werden zu Recht als "Höhepunkte" im Projektverlauf bezeichnet, denn just durch die Entscheidung, das Projekt in der einen oder anderen Variante fortzusetzen, werden die erfolgskritischen Weichenstellungen vorgenommen. Eine suboptimale Projektentscheidung (z.B. für ein spezielles Produktdesign, eine Technologie, einen Vertriebsweg etc.) lässt sich durch eine noch so effiziente Projektumsetzung in der Regel nicht mehr kompensieren.

Im ersten Teil des Beitrages wird die "Einbettung" von Projektentscheidungen in das Gesamtprojekt beschrieben und der Zusammenhang der Entscheidungsfindung mit anderen Facetten des Projektmanagements wie zum Beispiel der Gliederung eines Projektes in Phasen hergestellt. Ferner zeigt Teil 1 die besondere Bedeutung einer fundierten Situationsdiagnose für qualifizierte Projektentscheidungen auf und benennt wichtige themenspezifische Situationsdiagnosen, die im Einzelfall helfen, entscheidungsrelevante Fragestellungen schneller und präziser zu identifizieren.

In Teil 2 des Beitrags werden die eigentlichen Schritte der Entscheidungsfindung genauer untersucht und die typischen Herausforderungen für Projektleiter und -team bei der korrekten Bearbeitung der insgesamt neun Schritte der Entscheidungsanalyse aufgezeigt.

Zum einen soll der Leser befähigt werden, "sein" Projekt kritisch auf die gewählte Struktur und die zu bearbeitenden Entscheidungen zu überprüfen - zum anderen werden klare Maßstäbe für die Qualität des Entscheidungsfindungsprozesses vorgestellt, die der Leser heranziehen kann, um seinen Entscheidungsfindungsprozess weiterzuentwickeln und hohe Qualität bei gleichzeitig schneller Durchlaufzeit in der Entscheidungsfindung zu erreichen.

Wesen und Bedeutung von Projektentscheidungen

Entscheidungen im Projekt

Entscheidungen sind grundsätzlich Prozesse, die zur Auswahl einer Lösung aus mehreren Alternativen führen. In Projekten hat die Entscheidungsfindung eine zentrale Bedeutung; schließlich geht es in Projekten darum, bestmögliche Lösungen für komplexe, neuartige Themenstellungen zu erarbeiten. Man kann die wesentlichen Entwicklungsergebnisse eines Projekts durchaus als die Summe von komplexen Entscheidungen begreifen, die in der "richtigen" Reihenfolge, unter Berücksichtigung ihrer Abhängigkeiten getroffen wurden.

Das stark vereinfachte Beispiel in Bild 1 veranschaulicht, wie die Entscheidungen den Projektverlauf steuern; die wesentlichen Projektentscheidungen werden den einzelnen Projektphasen zugeordnet.

Bild1: Projektentscheidungen bei der Entwicklung eines neuen Automobils.

Die Darstellung verdeutlicht auch die besonderen Anforderungen an Qualität und Schnelligkeit der Entscheidungsfindung im Projekt. Nur wenige suboptimale Entscheidungen können den gesamten Projekterfolg gefährden. Zu langsame Entscheidungen gefährden Meilensteine und letztlich eine marktgerechte Produkteinführung. Inhaltlich fehlerhafte Entscheidungen rächen sich beispielsweise durch Verfehlung von Kundenbedürfnissen, Kostenzielen oder Qualitätsanforderungen. Dabei müssen die Projektbeteiligten, insbesondere der Projektleiter bzw. die Teilprojektleiter, bei jeder einzelnen Entscheidung eine Vielzahl von Interessen aus allen Unternehmenshierarchien und Fachbereichen, seitens der Kunden, Lieferanten, regulativen Institutionen und Stakeholder berücksichtigen.

Aus diesem Grund implementieren führende Unternehmen zunehmend Spielregeln und Standards, um erfolgreiche Entscheidungsfindungsprozesse im Projekt methodisch und institutionell sicherzustellen. Die durchgängige Fähigkeit eines Unternehmens zu systematischen, schnellen Projektentscheidungen wird so zu einem essentiellen Merkmal der Wettbewerbsfähigkeit, das auch in Führungskreisen häufig unterschätzt wird.

Folgende, scheinbar paradoxe Fragestellungen lassen sich beispielsweise durch eine überdurchschnittliche Qualität von Projektentscheidungen erklären:

  • Wie gelingt es einem kleinen Automobilhersteller, mehrmals in Folge mit wenig Kapital und Ressourcen marktführende Neuprodukte auf höchstem Qualitätsniveau zu realisieren und dabei gleichzeitig Profite zu maximieren?
  • Wieso gewinnt eine relativ kleine außereuropäische Bank die Mehrzahl der attraktiven Mandate im Investmentbanking gegen eine Überzahl nationaler Wettbewerber mit bestem Beziehungsnetz?
  • Warum vermag ein kleines Pharmaunternehmen ohne eigene Entwicklungsabteilung die Zahl der Außendienstmitarbeiter alle zwei Jahre mit dem Verkauf von Produkten zu verdoppeln, die von namhaften Konzernen wegen Stagnation abgestoßen werden?

Von außen ist diese Qualität nur schwer erkennbar, zumal die Prozesse von wichtigen Projektentscheidungen nur in wenigen spektakulären Fällen öffentlich transparent gemacht werden.

Der instrumentelle Charakter von Projektentscheidungen

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 2:
Die neun Schritte der Entscheidungsanalyse
Wer optimale Entscheidungen treffen möchte, braucht einen standardisierten Prozess der Entscheidungsfindung. Im Rahmen dieses Prozesses müssen alle Entscheidungsalternativen auf der Grundlage objektiver Kriterien bewertet und verglichen werden.