IT-Projektverträge

Die Abnahmeregelung: Wichtiger Hebel für erfolgreiches IT-Outsourcing

Lagert ein Unternehmen IT-Systeme und Services aus, werden diese zunächst an den externen Dienstleister übertragen. Mit der Abnahme bestätigt der Kunde, dass diese Migration erfolgreich verlaufen ist und alle Voraussetzungen für einen erfolgreichen Regelbetrieb vorliegen. Die Abnahme ist somit ein wichtiger Schritt im Projektverlauf. Um Streitigkeiten, teure Nachbesserungen und Probleme beim Regelbetrieb zu vermeiden, sollte der Kunde nicht nur eine ausdrückliche Abnahme sondern auch das Abnahmeverfahren mit dem Dienstleister vertraglich festlegen. Thorsten Reuter erläutert, was der Kunde dabei beachten sollte, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Eine erfolgreiche Abnahme ist für den Kunden von entscheidender Bedeutung. Mit der Abnahme erkennt er das Werk des Dienstleisters im Wesentlichen als vertragsgemäß und mängelfrei an. In der Folge hat der Dienstleister grundsätzlich einen Anspruch auf Vergütung und wird von seiner Leistungsverpflichtung befreit; die Beweislast für erkennbare Mängel geht auf den Kunden über. Es liegt also im Interesse des Kunden, eine sorgfältige und detaillierte Abnahme vorzunehmen, um Streitigkeiten zu vermeiden und sich vor teuren Nachbesserungen zu schützen. Der Kunde kann sich absichern, indem er mit dem Dienstleister eine ausdrückliche Abnahme vereinbart und das konkrete Abnahmeverfahren vertraglich festlegt.

Im Folgenden wird dargelegt, wie in IT-Outsourcing-Projekten eine Absicherung erfolgen kann. Lagert ein Unternehmen Geschäftsprozesse aus, die von der IT unterstützt werden, überträgt es oft auch die IT-Systeme und Services ganz oder teilweise einem externen Dienstleister. Im ersten Schritt muss der Dienstleister alle für die Migration erforderlichen Leistungen einwandfrei erbringen, damit er im zweiten Schritt den Regelbetrieb reibungslos durchführen kann. Für den Kunden ist die Abnahme der Migrationsleistungen die Grundlage und der zentrale Stellhebel, um das Outsourcing erfolgreich durchzuführen, da in diesem Moment die Weichen für den Regelbetrieb gestellt werden.

Vertragsart für Migration und Regelbetrieb

IT-Projektvertrag als Werkvertrag

Sollen IT-Systeme und Services auf den zukünftigen externen Betreiber übertragen werden, beschreiben die Partner in einem IT-Vertrag, welche Leistungen der Dienstleister im Rahmen des Migrationsprojekts konkret erbringen muss. Dabei ist es egal, ob die Desktop Services, der Server-Betrieb oder die Applikationsbetreuung ausgelagert werden.

Der Dienstleister schuldet den Erfolg im Projekt. Er muss also dafür sorgen, dass er betriebsfähig ist und die betreffenden Systeme und Services übernehmen kann. Der Kunde schuldet die Vergütung der Migration und muss ggf. seinen vereinbarten Mitwirkungspflichten nachkommen oder Beistellleistungen erbringen (z.B. Übergabe von Handbüchern und Betriebsdokumentationen). Die Leistungserbringung des Dienstleisters hat somit in der Regel einen Erfolgscharakter. Aus vertragsrechtlicher Sicht sowie aus Sicht des Kunden wird ein Werk erstellt. Daher findet das Werkvertragsrecht nach den §§ 631 ff BGB Anwendung, d.h. der Dienstleister wird erst von seinen im Vertrag vereinbarten Verpflichtungen befreit, wenn die Abnahme erfolgreich durchgeführt wurde.

Bild 1: Pflichten von Kunde und Dienstleister aus dem IT-Projektvertrag.

IT-Betriebsvertrag als Dienstverhältnis

Die Leistungsbeschreibungen für den Regelbetrieb der IT-Systeme und -Services werden oft in einem IT-Betriebsvertrag oder Betriebsleistungsschein beschrieben. Während der Werkvertrag auf eine einmalige Handlung ausgerichtet ist, soll der Betriebsvertrag das dauerhafte Tätigwerden des Dienstleisters regeln. Es handelt sich um ein auf Dauer angelegtes Schuldverhältnis.

Bild 2: Gegenüberstellung von Projekt- und Betriebsvertrag.

Abnahme: Voraussetzung für die Betriebsübernahme

Erfahrungen aus diversen IT-Outsourcingprojekten zeigen, dass

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