Die zentrale Projektakte: So bringen Sie mit den richtigen Tools Ordnung in Ihr Projekt

In vielen Projekten gibt es keine zentrale Datenhaltung. Dokumente und Informationen sind oft schwer aufzufinden, mühsame Suchaktionen kosten Zeit und Geld. Stefan Gregorzik empfiehlt deshalb: "Kein Projekt ohne zentrale, softwaregestützte Projektakte." In seinem Beitrag erklärt er, wie Sie mit der richtigen Tool-Kombination für Ordnung im Projekt sorgen können. Er zeigt Möglichkeiten auf, um Projektdaten konsistent und aktuell zu halten, einen zentralen Datenzugriff für alle Projektbeteiligten zu ermöglichen und eine Projektplanung und -verfolgung einfach anzulegen.

Die zentrale Projektakte: So bringen Sie mit den richtigen Tools Ordnung in Ihr Projekt

In vielen Projekten gibt es keine zentrale Datenhaltung. Dokumente und Informationen sind oft schwer aufzufinden, mühsame Suchaktionen kosten Zeit und Geld. Stefan Gregorzik empfiehlt deshalb: "Kein Projekt ohne zentrale, softwaregestützte Projektakte." In seinem Beitrag erklärt er, wie Sie mit der richtigen Tool-Kombination für Ordnung im Projekt sorgen können. Er zeigt Möglichkeiten auf, um Projektdaten konsistent und aktuell zu halten, einen zentralen Datenzugriff für alle Projektbeteiligten zu ermöglichen und eine Projektplanung und -verfolgung einfach anzulegen.

Das letzte Projektmeeting fiel wegen Terminüberschneidungen aus, zum aktuellen Termin können leider nicht alle Kollegen kommen. Zur festgelegten Uhrzeit treffen sich immerhin noch vier Projektmitglieder im großen Besprechungszimmer. Sie legen zusammen fünf Ausdrucke der eigentlich gleichen Excel-Datei mit dem Projektstatus auf den Tisch. So viel zum Thema Organisation im Projekt. Sie kennen das? Na dann ein herzliches "Willkommen im Club".

In den letzten Jahren haben Unternehmen zunehmend (teils notgedrungen) erkannt, dass viele Vorhaben Projektcharakter haben und dementsprechend gehandhabt werden müssen. Auf der Strecke blieb jedoch die nötige systematische Infrastruktur, um Projektmanagement zu unterstützen. Es gibt zwar gute Konzepte für Projektplanung, Teamentwicklung usw. Wenn es aber darum geht, den Projektstatus zu verfolgen, Aufgabenlisten zu führen oder Ergebnisdokumente abzulegen, fühlt man sich oft in die informationstechnische Steinzeit zurückversetzt. Der Projektleiter, der alle Dokumente und Informationen zum Projekt in einem zentralen Aktenordner vorfindet, kann sich schon glücklich schätzen - obwohl Papier nicht gerade verarbeitungsfreundlich ist.

Oft existiert keine zentrale Datenhaltung. Jeder Mitarbeiter pflegt seine Statusliste, Aufgabenliste und seinen Projektplan selbst, Abstimmung: Fehlanzeige. Den Microsoft Project-Plan mit Vorwärts- und Rückwärts-Verknüpfungen und Personenzuordnungen kann mangels Zeit niemand auf dem aktuellen Stand halten.

Für die Projektdokumentation muss ein Ordner in der Inbox von Notes oder Microsoft Outlook herhalten, der Rest erfolgt auf Zuruf. Und für die Dinge, die "ganz überraschend" zum Problem werden, bildet man "Aufgabenverfolger" oder "Task-Forces" - früher nannte man so etwas Krisenmanagement.

Würde ich Ihnen jetzt versprechen, dass Sie am Ende dieses Artikels die Lösung für alle diese Probleme gefunden haben, könnten Sie zu Recht sofort mit dem Lesen aufhören. Was kann ich Ihnen also bieten? Es gibt vernünftige informationstechnische Möglichkeiten um

  • Ihre Projektdaten konsistent und aktuell zu halten,
  • einen zentralen Datenzugriff für alle Projektbeteiligten zu ermöglichen und
  • unkompliziert eine Projektplanung und -verfolgung ohne großen Pflegeaufwand anzulegen.

Diese Optionen gehen wir im Folgenden kurz durch. Vielleicht ist etwas für Sie dabei.

Wohin soll die Reise gehen?

Bevor wir Werkzeuge einsetzen, sollten wir uns überlegen, was wir damit erreichen wollen. Lassen Sie uns einmal die typischen Tätigkeiten beim Projektmanagement betrachten:

1. Projektplanung

  • Projektgliederung aufstellen (Teilprojekte, Work-Breakdown-Structure, etc.)
  • Zeitbedarf und Meilensteine festlegen
  • Kosten, Ressourcenbedarf und Verantwortlichkeiten festlegen
  • Rückmeldung (z.B. geleisteter Arbeitsstunden)

2. Reporting

  • Projektstatus zur Orientierung des Projektteams und zur Be(un)ruhigung der Auftraggeber und Sponsoren verdichtet darstellen
  • Relevante Parameter (Zeit - Kosten - Qualität) darstellen

3. Steuerung und Aufgabenverfolgung

  • Aufgaben für die Abarbeitung von Arbeitspaketen definieren und Personen zuordnen
  • Statusverfolgung (erledigt - in time - problematisch - ...)
  • Workflows verfolgen z.B. nach vorgegebener Problemlöse-Systematik

4. Dokumentation und Kommunikation

  • Richtlinien und Entscheidungen für die Durchführung des Projekts festhalten
  • Protokolle mit Vereinbarungen mit dem Auftraggeber archivieren
  • Ergebnisse und den Weg zu ihrer Erreichung oder Wiederherstellung dokumentieren

Am Anfang unserer Reise zu den Projekt-Infrastrukturen steht also die Frage, wo im Projekt Sie der Schuh drückt. Mehr Tools machen noch keine besseren Projekte. Aber Tools, die dort helfen, wo es wirklich brennt, können die Projektarbeit erleichtern. Um Ihre Daten zum Projekt zu erfassen sollten Sie sich allerdings auf wirklich notwendige Tools beschränken.

Setzen Sie dort Software ein, wo Sie Änderungsstände verfolgen oder Daten an mehrere Personen verteilen müssen und wo Sie mit großen Datenmengen oder Mengengerüsten von Daten - also beispielsweise viele einzelne Budgetpositionen - operieren. In diesen Fällen haben Sie gute Chancen, dass sich der Aufwand zur Systemeinführung durch weniger Arbeit im Tagesgeschäft amortisiert.

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