Im Rahmen des Toyota Produktionssystems (TPS) entwickelte der Japaner Taiichi Ohno die Regeln und Prozesse von Kanban. Grundprinzip von Kanban ist die Organisation eines mehrstufigen Produktionsprozesses in verknüpfte Regelkreise, die jeweils aus einer Fertigungsstufe und einem vorgelagerten Materiallager (Puffer) bestehen. Jeder Fertigungsprozess entnimmt seinem Materiallager die momentan benötigte Materialmenge. Die vorgelagerte Fertigungsstufe füllt selbständig, d.h. ohne zentrale Aufforderung, die dadurch entstandene Lücke im Materiallager auf. Entnahme und Fertigung werden mit Hilfe entsprechender Karten dokumentiert, woraus sich auch die Namensgebung von Kanban ableitet. Während sich der Materialfluss somit von Rohmaterial bis zum Endprodukt bewegt, fließt die Information umgekehrt von der letzten zur ersten Produktionsstufe.

Auf diese Weise entsteht ein sich selbst organisierendes System, das einerseits möglichst geringe Lagerhaltung benötigt und andererseits die Fertigungskapazitäten stets auf den aktuellen Engpass konzentriert. (Zollondz, Hans-Dieter: Lexikon Qualitätsmanagement, 2001; Kamiske, Gerd F. u. Brauer, Jörg-Peter: Qualitätsmanagement von A bis Z, 2003)

Kanban in Projekten

Insbesondere bei Software-Entwicklungsprojekten ist es möglich, Kanban auch auf die Steuerung der Projektarbeit anzuwenden. Hierbei stellen die Aufgaben (bzw. Arbeitspakete) den Materialfluss dar. Jede Aufgabe erhält eine (reale oder virtuelle) Karte, die einer bestimmten Entwicklungsstufe zugeordnet wird (z.B.: Entwicklung, Test). Sobald ein Arbeitsteam eine Aufgabe erledigt hat, holt es sich selbständig die nächste Aufgabe aus dem entsprechenden Kartenpool (Roock, Arne: Software-Kanban – eine Einführung, Projekt Magazin 04/2011).

Der Vorteil für die Projektarbeit liegt darin, dass der Managementaufwand reduziert und die Abarbeitungsgeschwindigkeit steigt.

Voraussetzung für die Verwendung von Kanban für die Aufgabensteuerung in Projekten ist, dass die Arbeitspakete in zwar aufeinanderfolgende, aber ansonsten unabhängige Arbeitsschritte gegliedert werden können.