Schluss mit nutzlosen Todo-Listen

"Getting Things Done®" im Projektmanagement

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass um Sie herum alles drunter und drüber geht, Sie nicht mehr hinterherkommen und nicht mehr wissen, wo Ihnen der Kopf steht? Viele Projektmitarbeiter kennen das aus ihrem Projektalltag. Knut Sterrenberg und Oliver Gassner empfehlen daher die Selbstmanagementmethode Getting Things Done. Mithilfe eines systematischen Vorgehens gelingt es Ihnen, schnell wieder Herr der Lage bzw. Ihrer Todo-Listen zu werden.
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"Ich gucke meine Stapel an, nehme Papiere in die Hand, starre sie an und bin vollkommen planlos, was ich tun soll. Dann schiebe ich sie wieder in den Stapel. Das fühlt sich schrecklich an." Kennen Sie Situationen wie diese vielleicht aus Ihrem eigenen Projektalltag? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen Projektmitarbeitern auch: Womöglich haben Sie teilweise das Gefühl, den Überblick zu verlieren, Dinge mit sich herumzuschleppen, die Sie dringend erledigen müssen, es aber nicht können, weil der Beitrag eines Kollegen / Mitarbeiters fehlt. Manchmal wissen Sie aber auch einfach nur nicht mehr genau, was in einer Angelegenheit zu tun war und es kostet Sie daher erstmal einige Mühen und Zeit, es sich wieder in Erinnerung zu rufen.

Obwohl Sie mit Todo-Listen versuchen, Herr der Lage zu werden, verbessert sich dieses ungute Gefühl kaum. Im Gegenteil: Es fühlt sich vielmehr so an, als würden Sie dadurch nur Mehraufwand haben und weniger von Ihren eigentlichen Aufgaben schaffen. Hier setzt die Getting Things Done-Methode (im Folgenden GTD) an. Eine klare Struktur, konkrete Formulierungen sowie sinnvolles Priorisieren und Aktualisieren sorgen dafür, dass Sie mit dem Tempo, der Komplexität und den wechselnden Prioritäten der heutigen Zeit Schritt halten können.

Entwickelt wurde die Methode von David Allen, Produktivitätsberater und Autor des Buchs "Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity". Wir möchten Ihnen in diesem Beitrag die Methode näher vorstellen und beispielhaft zeigen, wie Sie sie anwenden. Doch zu allererst verraten wir Ihnen, was GTD ausmacht und warum es sich lohnt, damit zu arbeiten.

Vorteile der GTD-Methode

Durch die systematische Vorgehensweise von GTD verbessert sich Ihre Produktivität: Sie gehen Aufgaben schneller an, da Sie z.B. nicht erst lang überlegen müssen, was in einer Sache zu tun ist oder ob dafür gerade alle Bedingungen erfüllt sind. Somit sind Sie auch schneller im Abarbeiten Ihrer Aufgaben und werden nicht ständig abgelenkt von Fragen wie "Irgendwas wollte ich doch noch machen, aber was war das nur?" Dadurch haben Sie mehr Kapazitäten für beispielsweise strategisches oder kreatives Denken.

Je mehr Erfahrung Sie mit der Methode sammeln, desto souveräner werden Sie auch mit kurzfristig aufkommenden Themen umgehen und selbst große Stapel an Eingängen – wie der Posteingang nach dem Urlaub – in absehbarer Zeit geklärt und organisiert haben.

Das alles führt zu einer deutlichen Stressreduktion und sorgt dafür, dass es Ihnen in Ihrer Freizeit einfacher fällt, vollkommen abzuschalten. Was sich letztlich auch positiv auf Ihr allgemeines Wohlbefinden ausübt.

Aber was unterscheidet GTD von anderen Methoden?

GTD setzt bei der Ursache des Stresses an, den viele Leute erleben. Dieser stammt zum größten Teil aus dem unangemessenen Umgang mit Verpflichtungen, die sie mit sich selbst eingehen oder von anderen übernehmen.

Die Methode basiert auf den folgenden drei Tätigkeiten und Verhaltensweisen:

  • Um einen "klaren Kopf" zu bekommen, müssen die Gedanken aus dem Kopf und in einem zuverlässigen System festgehalten werden.
  • Die Verpflichtungen und sich daraus ergebende Aufgaben müssen genau geklärt werden.
  • Diese Aufgaben und Erinnerungshilfen müssen in ein System gebracht werden, das regelmäßig durchgesehen wird.

Nachteile herkömmlicher Vorgehensweisen mit ToDo-Listen

Klären wir zunächst einmal, warum viele mit ToDo-Listen scheitern.

Zu den fünf häufigsten Fehlern zählen:

  • Nicht notierte Aufgaben
    Solange wir Aufgaben und Termine "im Kopf haben", können wir nie sicher sein, ob wir ihnen zu viel Aufmerksamkeit widmen – z.B. indem sie uns nachts um drei in den Sinn kommen – oder zu wenig, sodass wir sie schlicht vergessen. Beides wäre nicht "produktiv" und v.a. letzteres kann fatale Folgen haben. Die Wahrscheinlichkeit, dass uns eine Aufgabe genau dann zufällig einfällt, wenn der beste Zeitpunkt für sie ist, ist niedrig. Häufiger ist es der Fall, dass die Tür gerade zu und der Hörer gerade aufgelegt ist und wir sagen
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