High-Speed-Projektmanagement bei 1&1

Teil 1: Vertrauen übertrumpft Methodik
Der Verzicht auf Methodik kann die Projektarbeit beschleunigen. Das zeigt die Erfahrung der 1&1 Internet GmbH: Von ihren erfolgreichen Projekten waren jene besonders schnell und gut abgeschlossen worden, die man mit wenig Methodeneinsatz durchgeführt hatte. Voraussetzung für den Verzicht auf Methodik ist allerdings, dass man auf die Kooperationsbereitschaft und Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter vertrauen kann. Wolfram Müller, Manager des Project Office bei 1&1, erläutert, wie und unter welchen Bedingungen sich der Methodeneinsatz reduzieren lässt.

Der Pool an methodisch durchgeführten und fertig gestellten Projekten umfasst bei 1&1 derzeit etwa 500 Projekte. Vom Auftraggeber als qualitativ hochwertig bewertet wurde davon jedoch nur ein kleiner Teil. Positiv fielen vor allem solche Projekte auf, die nicht nur sehr gut und schnell, sondern auch mit minimalem Methodeneinsatz durchgeführt wurden. Die schnellsten darunter wurden typischerweise sogar weit gehend ganz ohne den Einsatz üblicher PM-Methoden gefahren. Aus diesen Beobachtungen lassen sich folgende Schlüsse ziehen:

  1. Es besteht offensichtlich ein Unterschied zwischen "der Plan wurde eingehalten" und "das Projektergebnis ist im Sinne des Auftraggebers sehr gut".
  2. Es gibt einen Faktor, der jenseits vom Einsatz herkömmlicher PM-Methoden wesentlich zu einem sehr guten Projektergebnis beiträgt.

Im Folgenden erfahren Sie, welcher Faktor das bei 1&1 ist und wie er wesentlich dazu beiträgt, Projekte effizient, Kosten sparend und zur Zufriedenheit des Auftraggebers fertig zu stellen.

Abweichende Erwartung des Auftraggebers

Die erste Schlussfolgerung führt zu der Erkenntnis, dass das magische Zieldreieck aus Qualität, Geschwindigkeit und Kosten in Wirklichkeit nicht nur aus einem, sondern aus drei unterschiedlichen Zielsystemen besteht (Bild 1). Einerseits ergeben die zwischen Projektmanager und Auftraggeber verhandelten Eckdaten (der Plan) ein Zieldreieck. Dem gegenüber steht der ursprüngliche Wunsch des Auftraggebers. Zwischen beiden liegt meist das physikalisch oder physiologisch maximal Erreichbare.

Bild 1: Der Auftraggeber wünscht sich ursprünglich mehr, als sich realisieren lässt. Die Planungen bleiben unter dem, was möglich ist. Was maximal erreichbar ist, liegt dazwischen.

Projektmanagement-Methoden, die sich damit befassen, wie sich die maximal möglichen Ziele erreichen lassen, gibt es kaum. Stattdessen geht es vorwiegend darum, mit dem Auftraggeber ein Zielsystem zu verhandeln, das aller Wahrscheinlichkeit nach erreicht werden kann. Darüber hinaus konzentriert sich ein Großteil der Methoden auf die Früherkennung von Planabweichungen während der Durchführung. Wie weit der verhandelte Plan aber von den maximal möglichen und damit auch von den erwarteten Zielen abweicht, wird oft nicht betrachtet. Die Abweichungen werden stattdessen als gegeben hingenommen.

Zusätzlich gibt es dabei einen Konflikt: Je methodischer der Projektmanager vorgeht, umso mehr Verwaltungs- und Kommunikationsaufwand entsteht. Dieser Aufwand, der die Geschwindigkeit senkt und die Kosten erhöht, muss bei der Planung berücksichtigt werden und beeinflusst das Zieldreieck (den Plan). Das heißt, je größer der Methodeneinsatz ist, desto wahrscheinlicher wird es, dass das verhandelte Zieldreieck vom maximal möglichen oder gewünschten negativ abweicht.

Schlüsselfaktoren: Mitarbeiterverhalten und Vertrauen

Die zweite Schlussfolgerung erfordert eine Analyse, worin der wirksame Unterschied zwischen den weniger guten und den sehr guten Projekten besteht. Die Erfahrungen bei 1&1 zeigen, dass sehr gute, schnelle und qualitativ hochwertige Projekten zwei Merkmale aufweisen:

  • Die Teammitglieder zeigen hohe Kooperationsbereitschaft
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