High-Speed-Projektmanagement bei 1&1

Teil 2:
So funktioniert es in der Praxis
Eine Projektorganisation, die in hohem Maß auf Eigenverantwortlichkeit, Kooperationsbereitschaft und vollständiges Vertrauen zwischen den Teammitgliedern setzt, ermöglicht, Projekte in einer Geschwindigkeit durchführen, die mit traditionellen Methoden nur schwer erreichbar wäre. Wolfram Müller stellt ein Vorgehensmodell für ein solches High-Speed-Projektmanagement vor und verdeutlicht die Vorgehensweise anhand eines ehrgeizigen Projekts bei der 1&1 Internet AG, bei dem die Projektlaufzeit von sechs Monaten auf sechs Wochen verkürzt werden konnte.

 

High-Speed-Projektmanagement bei 1&1

Teil 2:
So funktioniert es in der Praxis
Eine Projektorganisation, die in hohem Maß auf Eigenverantwortlichkeit, Kooperationsbereitschaft und vollständiges Vertrauen zwischen den Teammitgliedern setzt, ermöglicht, Projekte in einer Geschwindigkeit durchführen, die mit traditionellen Methoden nur schwer erreichbar wäre. Wolfram Müller stellt ein Vorgehensmodell für ein solches High-Speed-Projektmanagement vor und verdeutlicht die Vorgehensweise anhand eines ehrgeizigen Projekts bei der 1&1 Internet AG, bei dem die Projektlaufzeit von sechs Monaten auf sechs Wochen verkürzt werden konnte.

 

Trotz einer Vielzahl an Projekten, die bei 1&1 methodisch geplant und termingerecht abgeschlossen wurden, bewertete der Auftraggeber diese nur in wenigen Fällen als hochwertig. Positiv fielen vor allem diejenigen Projekte auf, die nicht nur gut und schnell, sondern auch mit minimalem Methodeneinsatz durchgeführt wurden. Der weitgehende Verzicht auf PM-Methodik beschleunigte die Durchführung und reduzierte so die Kosten.

Wesentlich für den Projekterfolg waren in den untersuchten Fällen die besonders ausgeprägte Eigenverantwortlichkeit und Kooperationsbereitschaft der Teammitglieder, die zu einem hohen Vertrauenslevel führten. Dieser erst ermöglichte den weitgehenden Verzicht auf herkömmliche PM-Methoden, was wiederum zu der beschriebenen Beschleunigung führte.

Der erste Teil des Beitrags beschäftigt sich mit der Frage, welche Grundprinzipien einer kooperativen und eigenverantwortlichen Zusammenarbeit zugrunde liegen und wie sich die Mitarbeiter auf dieses Verhalten "einschwören" lassen. Im vorliegenden zweiten Teil wird daraus eine Methodologie für "High-Speed-Projekte" abgeleitet und deren Umsetzung an einem konkreten Beispiel aus dem IT-Umfeld von 1&1 beschrieben.

Projektmethodologie für High-Speed-Projekte

Um ein hohes Maß an Kooperationsbereitschaft und Eigenverantwortlichkeit im Projektteam sicherzustellen, müssen folgende vier Verhaltensprinzipien (siehe Teil 1 des Artikels) erfüllt sein:

  • Jeder Projektmitarbeiter meldet Probleme und Informationsbedarf sofort ("Sofort-Prinzip").
  • Am Projekt beteiligte Fachabteilungen kommunizieren direkt miteinander und beschaffen sich notwendige Vorleistungen selbst ("Direkt-Prinzip").
  • Vereinbarungen werden mit einer besonders hohen Verbindlichkeit getroffen ("Vertrags-Prinzip").
  • Eine schnelle, lösungsorientierte Kommunikation sorgt für hohe Transparenz (Prinzip "keine Überraschungen").

Aus diesen Prinzipien lässt sich eine einfache Methodologie für High-Speed-Projekte ableiten. Sie wurde bereits bei einigen Projekten erfolgreich angewandt und damit verifiziert.

Der Projektmanager wird durch das eigenverantwortliche und zielorientierte Verhalten der Teammitglieder deutlich entlastet und kann sich auf die drei folgenden wesentlichen Projektmanagement- und Projektprozesse konzentrieren:

  1. Vertrauenslevel steigern:
    Das Verhalten der Teammitglieder im Sinne der vier Verhaltensprinzipien verbessern.
  2. Arbeitspakete bearbeiten:
    Arbeitspakete klären, strukturieren, delegieren, priorisieren, bearbeiten, integrieren
  3. Klarheit schaffen, wo es der Verantwortliche des Arbeitspakets selbst nicht kann:
    Offene Punkte priorisieren, eskalieren und klären.

Die drei Prozesse zeigen folgende Eigenschaften (Bild 1):

  1. lose Kopplung
  2. viele Instanzen des gleichen Prozesses
  3. rekursive Anwendung des Prozesses "Arbeitspakete erledigen"

Lose Kopplung: Die drei Prozesse sind nur lose miteinander gekoppelt - sie haben wenige Schnittstellen und müssen nur wenig Information austauschen. Aus dem Prozess #1 "Vertrauenslevel steigern" wird nur die Information über den aktuellen Vertrauenslevel eines Teammitglieds in Prozess #2 "Arbeitspakete bearbeiten" zur Steuerung der Arbeitspaketgröße verwendet. Der Prozess #3 "Klarheit schaffen" erhält seinen Input in Form von Eskalationen aus den beiden anderen.

Bild 1: Die drei Prozesse im High-Speed-Projektmanagement.

Viele Instanzen: Der Paradigmenwechsel des hier vorgestellten High-Speed-Projektmanagements besteht darin, dass es viele Instanzen (Kopien) des gleichen Prozesses gibt, die jeweils ein Element des betreffenden Arbeitsvorrates behandeln.

Das bedeutet, dass die drei Prozesse nicht phasenweise Schritt für Schritt nacheinander abgearbeitet werden. Vielmehr hat jeder Prozess stets einen Arbeitsvorrat an Elementen, auf die er wiederkehrend angewendet wird. Der Arbeitsvorrat des Prozesses "Vertrauenslevel steigern" besteht aus den Teammitgliedern, beim Prozess "Arbeitspakete bearbeiten" aus den Arbeitspaketen und beim Prozess "Klarheit schaffen" aus den Eskalationen. Jedes Element kann sich dadurch in einem anderen Prozessschritt befinden. Die Elemente müssen laufend neu priorisiert werden, so dass die Prozesse ihren Arbeitsvorrat stets nach Dringlichkeit und Wichtigkeit behandeln. Es ist jederzeit möglich, dass neue Elemente in den Arbeitsvorräten auftauchen und sich damit in den Prozess einreihen.

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Fortsetzungen des Fachartikels

Teil 1:
Vertrauen übertrumpft Methodik
Der Verzicht auf Methodik kann die Projektarbeit beschleunigen.