High-Speed-Projektmanagement bei 1&1

Teil 2:
So funktioniert es in der Praxis

Eine ProjektorganisationProjektorganisationDie Projektorganisation umfasst die Aufbauorganisation und Ablauforganisation eines Projekts., die in hohem Maß auf Eigenverantwortlichkeit, Kooperationsbereitschaft und vollständiges Vertrauen zwischen den Teammitgliedern setzt, ermöglicht, Projekte in einer Geschwindigkeit durchführen, die mit traditionellen Methoden nur schwer erreichbar wäre. Wolfram Müller stellt ein VorgehensmodellVorgehensmodellEin Vorgehensmodell stellt Methoden und Elemente des Projektmanagements zu Prozessen und Phasen eines standardisierten Projektablaufes zusammen. für ein solches High-Speed-Projektmanagement vor und verdeutlicht die Vorgehensweise anhand eines ehrgeizigen Projekts bei der 1&1 Internet AG, bei dem die ProjektlaufzeitProjektlaufzeitProjektlaufzeit ist der in kalendarischen Einheiten (Tag, Woche, Monat, Jahr) bemessene Zeitraum zwischen Projektstart und Projektende . von sechs Monaten auf sechs Wochen verkürzt werden konnte.

High-Speed-Projektmanagement bei 1&1

Teil 2:
So funktioniert es in der Praxis

Eine ProjektorganisationProjektorganisationDie Projektorganisation umfasst die Aufbauorganisation und Ablauforganisation eines Projekts., die in hohem Maß auf Eigenverantwortlichkeit, Kooperationsbereitschaft und vollständiges Vertrauen zwischen den Teammitgliedern setzt, ermöglicht, Projekte in einer Geschwindigkeit durchführen, die mit traditionellen Methoden nur schwer erreichbar wäre. Wolfram Müller stellt ein VorgehensmodellVorgehensmodellEin Vorgehensmodell stellt Methoden und Elemente des Projektmanagements zu Prozessen und Phasen eines standardisierten Projektablaufes zusammen. für ein solches High-Speed-Projektmanagement vor und verdeutlicht die Vorgehensweise anhand eines ehrgeizigen Projekts bei der 1&1 Internet AG, bei dem die ProjektlaufzeitProjektlaufzeitProjektlaufzeit ist der in kalendarischen Einheiten (Tag, Woche, Monat, Jahr) bemessene Zeitraum zwischen Projektstart und Projektende . von sechs Monaten auf sechs Wochen verkürzt werden konnte.

Trotz einer Vielzahl an Projekten, die bei 1&1 methodisch geplantGeplantAttribut für alle Größen der Zeit- und Kostenplanung. Der englische Begriff "Scheduled" bezieht sich nur auf Größen der Zeitplanung. und termingerecht abgeschlossen wurden, bewertete der AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte (Stakeholder). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. diese nur in wenigen Fällen als hochwertig. Positiv fielen vor allem diejenigen Projekte auf, die nicht nur gut und schnell, sondern auch mit minimalem Methodeneinsatz durchgeführt wurden. Der weitgehende Verzicht auf PM-Methodik beschleunigte die Durchführung und reduzierte so die Kosten.

Wesentlich für den ProjekterfolgProjekterfolgGrundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es seine Ziele (Ergebnis, Termintreue, Budgettreue) erreicht oder übertroffen hat. Neben diesen objektiv messbaren Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs aber auch vom Standpunkt des jeweiligen Stakeholders ab. waren in den untersuchten Fällen die besonders ausgeprägte Eigenverantwortlichkeit und Kooperationsbereitschaft der Teammitglieder, die zu einem hohen Vertrauenslevel führten. Dieser erst ermöglichte den weitgehenden Verzicht auf herkömmliche PM-Methoden, was wiederum zu der beschriebenen Beschleunigung führte.

Der erste Teil des Beitrags beschäftigt sich mit der Frage, welche Grundprinzipien einer kooperativen und eigenverantwortlichen Zusammenarbeit zugrunde liegen und wie sich die Mitarbeiter auf dieses Verhalten "einschwören" lassen. Im vorliegenden zweiten Teil wird daraus eine Methodologie für "High-Speed-Projekte" abgeleitet und deren Umsetzung an einem konkreten Beispiel aus dem IT-Umfeld von 1&1 beschrieben.

Projektmethodologie für High-Speed-Projekte

Um ein hohes Maß an Kooperationsbereitschaft und Eigenverantwortlichkeit im ProjektteamProjektteamDas Projektteam umfasst alle Personen, die aktiv am betrachteten Projekt beteiligt sind. Dies umfasst u.A. den Lenkungsausschuss , den Auftraggeber , den Projektmanager und alle Projektmitarbeiter sicherzustellen, müssen folgende vier Verhaltensprinzipien (siehe Teil 1 des Artikels) erfüllt sein:

Aus diesen Prinzipien lässt sich eine einfache Methodologie für High-Speed-Projekte ableiten. Sie wurde bereits bei einigen Projekten erfolgreich angewandt und damit verifiziert.

Der ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung. wird durch das eigenverantwortliche und zielorientierte Verhalten der Teammitglieder deutlich entlastet und kann sich auf die drei folgenden wesentlichen Projektmanagement- und Projektprozesse konzentrieren:

  1. Vertrauenslevel steigern:
    Das Verhalten der Teammitglieder im Sinne der vier Verhaltensprinzipien verbessern.
  2. Arbeitspakete bearbeiten:
    Arbeitspakete klären, strukturieren, delegieren, priorisieren, bearbeiten, integrieren
  3. Klarheit schaffen, wo es der Verantwortliche des Arbeitspakets selbst nicht kann:
    Offene Punkte priorisieren, eskalieren und klären.

Die drei Prozesse zeigen folgende Eigenschaften (Bild 1):

  1. lose Kopplung
  2. viele Instanzen des gleichen Prozesses
  3. rekursive Anwendung des Prozesses "Arbeitspakete erledigen"

Lose Kopplung: Die drei Prozesse sind nur lose miteinander gekoppelt - sie haben wenige Schnittstellen und müssen nur wenig Information austauschen. Aus dem Prozess #1 "Vertrauenslevel steigern" wird nur die Information über den aktuellen Vertrauenslevel eines Teammitglieds in Prozess #2 "Arbeitspakete bearbeiten" zur SteuerungSteuerungPlanen, Überwachen und Steuern sind die Haupttätigkeiten des/der Projektmanager(in). Überwachung und Steuerung sind eine untrennbare Einheit, "Controlling" integriert sie weitgehend zu einem einzigen Begriff. Dabei umfasst Controlling alle Aspekte der Überwachung. Steuerung kann jedoch deutlich über Controlling hinausgehen, insbesondere wenn man den in der HOAI definierten Begriff der Projektsteuerung (s.d.) betrachtet. der Arbeitspaketgröße verwendet. Der Prozess #3 "Klarheit schaffen" erhält seinen Input in Form von Eskalationen aus den beiden anderen.

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