Sünden im Projekt

Kein Ersatz für Spitzenkräfte

Es passiert immer wieder, dass wichtige Teammitglieder das Projekt von heute auf morgen verlassen. Gibt es keinen Ersatz – was oft der Fall ist – gerät das Projekt in eine Krise. Klaus Schuster erklärt, was ein Projektleiter tun kann, um den Personalausfall zu kompensieren und die Krise zu meistern. Außerdem gibt er Empfehlungen für Präventionsmaßnahmen.

Es passiert immer wieder, dass wichtige Teammitglieder das Projekt plötzlich verlassen - sei es, dass sie kündigen, entlassen werden oder für längere Zeit erkranken. Eine unbesetzte Schlüsselposition gefährdet das gesamte Projekt. Manche Projektleiter würden in dieser Situation in ihrer Verzweiflung am liebsten die Projektleitung abgeben. Doch da dies unweigerlich das vorzeitige Karriereende bedeuten würde, ist das keine Option. Stattdessen muss der Projektleiter einen Weg finden, um den Ausfall zu kompensieren und das Projekt doch noch "on time", "on budget" und "on target" abzuschließen.

Ich bin dann mal weg

Ein Beispiel: Eine Bank in Osteuropa, die ausschließlich Unternehmen als Kunden hatte, begann im Herbst 2003, ein Privatkundengeschäft aufzubauen. Die Handelsbank hatte für Privatkunden keine IT, keine Konten, Produkte, Prozesse, Filialen und auch keine entsprechend qualifizierten Mitarbeiter. All dies musste erst entwickelt und aufgebaut werden. Im Projektteam arbeiteten 20 interne und viele externe Mitarbeiter. Die Externen kamen u.a. aus der österreichischen Bankzentrale, von IT-Providern und Architekturbüros. Mir wurde als Vorstand der Auslandstocher die Projektleitung übertragen. Der Zeitplan war sehr eng: Ende März 2004 sollten drei Filialen gleichzeitig eröffnet werden – als Marketing-Highlight zur Markteinführung. Der Termin für die Eröffnungsveranstaltungen war unverrückbar.

Im Projektteam gab es drei Schlüsselpositionen:

  • Abteilungsleiterin des Zahlungsverkehrs: Sie war zuständig für die Produktentwicklung und die Koordination der IT-Bausteine. Außerdem verantwortete sie die Konzeptionierung der Einstellung und Ausbildung neuer Mitarbeiter für den Privatkundenbereich.
  • Leiterin der Organisationsabteilung: Sie war verantwortlich für die Definition aller Prozesse im Privatkundenverkehr.
  • Leiter der Logistikabteilung: Er verantwortete den Aufbau der Infrastruktur, insbesondere die Koordination des Baus und der Inneneinrichtung der neuen Filialen.

Eines Morgens rief mich die Abteilungsleiterin des Zahlungsverkehrs an und informierte mich, dass sie heute nicht zur Arbeit komme, sie sei krank. "Das tut mir leid. Von hier aus gute Besserung", sagte ich und fragte, wann sie voraussichtlich wiederkommen werde. "Gar nicht mehr. Ich kündige nämlich gleichzeitig." Sie hatte ein attraktives Job-Angebot erhalten und angenommen.

Die Projektsünde

Spitzenkräfte und Personen in Schlüsselpositionen sind für das Projekt erfolgskritisch. Wer sich als Projektleiter nicht gegen den Ausfall dieser Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen absichert, begeht eine Projektsünde. Die Wahrscheinlichkeit eines Ausfalls ist je nach Projekt, Unternehmen und Land unterschiedlich - aber immer gegeben.

In Entwicklungs- und Schwellenländern, besonders in Brasilien, Russland, Indien und China (BRIC-Staaten), ist es gängig, dass Führungskräfte das Unternehmen kurzfristig verlassen. Es gibt chinesische Hierarchieebenen, die eine jährliche (!) Fluktuation von über 50% aufweisen. Dennoch haben viele Projektteams in Schwellenländern ihre Schlüsselpositionen nicht abgesichert. Ein schwerer Fehler. Wenn

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