Jedes komplexe Großprojekt birgt Überraschungen. Doch wenn das Unvorhergesehene eintritt, droht die Situation zu kippen und das Gefühl des Kontrollverlusts stellt sich ein. Ich selbst habe das mehrfach erlebt, z.B. als auf einer Großbaustelle ein massiver Wasserschaden kurz vor Übergabe auftrat (mehr dazu weiter unten).

In diesem Moment entsteht oft reiner Aktionismus, und allzu oft wird nach dem Schuldigen gesucht. Anstatt eine fundierte Entscheidung zu treffen, wird reflexartig gehandelt, aus Gewohnheit oder Selbstschutz. Die Kommunikation ist gereizt, das Denken verengt sich (Bild 1). Genau dieser unvorbereitete Schockzustand ist der Augenblick, den wir als erfahrene Projektleiter:innen erkennen und abwenden müssen.

Warum in der Krise der Kopf blockiert

Wenn der Druck von außen steigt – durch Auftraggeber, Geschäftsführung, Nachunternehmer oder eben eine handfeste Krise, schaltet das Nervensystem auf Alarm: Die Amygdala, unser Stresszentrum, übernimmt das Kommando. Der präfrontale Cortex, der für Planung, Überblick und kluge Entscheidungen zuständig ist, wird heruntergefahren. Von den drei bekannten Stressreaktionen Fight, Flight und Freeze (Kampf, Flucht und Totstellen) wählen wir als verantwortliche Projektmanager:innen natürlich den Kampf.

Die Folge: Unser Fokus richtet sich nur noch auf das Dringende, nicht mehr auf das Wichtige. Wir reagieren nur noch, anstatt vorausschauend zu führen. Wahre Projektrettung beginnt damit, diesen Kampfmodus bewusst zu unterbrechen.

Die 3 Sofortmaßnahmen für mentale Klarheit

Genau dort, wo der Projektstrudel droht, uns mitzureißen, greifen drei einfache, aber enorm kraftvolle Sofortmaßnahmen. Sie sind das mentale Handwerkszeug, um das Chaos im Kopf zu beenden und Klarheit zu gewinnen.

1. Atmen Sie durch, bevor Sie entscheiden

Die erste Maßnahme ist die simpelste und wirkungsvollste: atmen, bevor wir entscheiden. Bereits ein einziger bewusster Atemzug unterbricht den Alarmzustand der Amygdala. Dieser kurze Moment der bewussten Pause gibt uns die entscheidende Sekunde, um nicht reflexartig, sondern mit einer bewussten Absicht zu handeln.

2. Visualisieren Sie sich als stabilen Ankerpunkt

Als Projektleiter:in sind wir jetzt der Anker. Die zweite Sofortmaßnahme ist, sich selbst bewusst als ruhigen Fixpunkt zu visualisieren. Das Projekt ist hektisch, doch unsere innere Haltung muss stabil sein. Diese mentale Klarheit strahlt auf das Team aus, hilft den Überblick zu behalten und ist die Voraussetzung, um das Ruder wieder in die Hand zu nehmen.

3. Fokussieren Sie sich auf maximal drei Dinge

In einer Krise fühlen sich zehn, zwanzig und mehr Aufgaben gleichzeitig dringend an. Die dritte Maßnahme lautet deshalb: Wir begrenzen den Fokus auf maximal drei Dinge. Nicht mehr. Nur auf die zwei oder drei Punkte, die wirklich zählen, um die akute Situation zu entschärfen. Diese bewusste Begrenzung bringt Struktur und Vertrauen ins Team zurück.

Projektrettung beginnt mit Verstehen und Miteinander