Kleine Projekte

Teil 1:
Wichtige Planungsschritte

Die klassischen Methoden und Verfahren des Projektmanagements sind häufig nur bei größeren Projekten sinnvoll, kleine Projekte bereiten dagegen oft Probleme. Dieser Artikel widmet sich deshalb speziell den kleineren Projekten und ihrer Planung. Er ist Teil einer Serie von Olaf Clausen, die sich mit verschiedenen Aspekten des Projektmanagements für kleine Projekte von der Angebotserstellung bis zur Auswertung befasst. Clausen stellt Ihnen diesmal neben wichtigen Planungsschritten das Projektmanagement-Konzept 'AnKer Pro' für kleine Projekte vor. In der nächsten Folge erfahren Sie mehr über die Besonderheiten bei der Projektdurchführung und erhalten Tipps zur Optimierung der Arbeitsabläufe.

Kleine Projekte

Teil 1:
Wichtige Planungsschritte

Die klassischen Methoden und Verfahren des Projektmanagements sind häufig nur bei größeren Projekten sinnvoll, kleine Projekte bereiten dagegen oft Probleme. Dieser Artikel widmet sich deshalb speziell den kleineren Projekten und ihrer Planung. Er ist Teil einer Serie von Olaf Clausen, die sich mit verschiedenen Aspekten des Projektmanagements für kleine Projekte von der Angebotserstellung bis zur Auswertung befasst. Clausen stellt Ihnen diesmal neben wichtigen Planungsschritten das Projektmanagement-Konzept 'AnKer Pro' für kleine Projekte vor. In der nächsten Folge erfahren Sie mehr über die Besonderheiten bei der Projektdurchführung und erhalten Tipps zur Optimierung der Arbeitsabläufe.

Gerade kleinere Projekte bereiten oftmals Probleme, insbesondere wenn sie einen positiven Deckungsbeitrag zum Betriebsergebnis leisten sollen. Die klassischen Methoden und Verfahren des Projektmanagements sind häufig nur bei größeren Projekten sinnvoll einsetzbar. Zwar können diese Methoden generell auf die Problematik kleinerer Projekte transferiert werden, es fragt sich nur, ob man dann nicht mit Kanonen auf Spatzen schießt. Im diesem Artikel wollen wir uns mit den kleineren Projekten genauer beschäftigen und Ihnen das für sie speziell entwickelte Projektmanagement-Konzept AnKer Pro vorstellen.

Er ist Teil einer Artikelserie im Projekt Magazin, die sich ausführlich mit den verschiedenen Aspekten des Projektmanagements von der Angebotserstellung bis zur Auswertung speziell für kleinere Projekte beschäftigt. Wert gelegt wurde insbesondere darauf, das keine Projektmanagement-Software angeschafft werden muss, sondern alle Ansätze mit Bordmitteln umgesetzt werden können. Die Beispiele orientieren sich an der Durchführung von Software-Projekten. Selbstverständlich können viele Vorgehensweisen auch auf größere Projekte übertragen werden.

Was sind kleine Projekte?

Eine genaue Definition von kleinen Projekten ist in der Literatur nicht zu finden. Wir bezeichnen Projekte mit einem abrechenbaren Aufwand von höchstens 10 Tagen, die mit einem Team von maximal 3 Mitarbeitern durchgeführt werden können, als kleine Projekte. Dies sind Projekte, die ihres geringen Volumens wegen nur wenig Zeit für administrative Tätigkeiten lassen.

Der Sinn und Zweck

Vielleicht haben Sie sich nach einigen zeitaufwändigen kleineren Projekten ein Minimalvolumen für den Umfang Ihrer Projekte gesetzt. Wenn dies auf Grund der Auftragslage möglich ist, ist dies ein gangbarer Weg. Aber verschenken Sie damit nicht eventuell Potenzial?

Wer im Softwarebereich als "Einzelkämpfer" gestartet ist, hat sich insbesondere in der Anfangsphase über jedes auch noch so kleine Projekt gefreut. Natürlich führen die meisten gerne Projekte mit größeren Volumina durch, aber häufig ist es notwendig, sich über kleinere Projekte zu profilieren, bevor man für große Aufträge rekrutiert wird. Kleine Projekte können also aus strategischen Gesichtspunkten durchaus Sinn machen. Mit der Profilierung und der strategischen Ausrichtung ist es allerdings meist nicht getan, denn schließlich müssen Sie aus Ihrer Arbeit Ihren Lebensunterhalt bestreiten. Es ist demnach wichtig, auch die kleinen Projekte erfolgreich, also mit positivem Deckungsbeitrag, durchzuführen.

Potenzial für Folgeprojekte

Kleine Projekte können neben der Verbesserung der eigenen Auftragslage und der gleichmäßigeren Auslastung vorhandener Arbeitskräfte auch zur Finanzierung von F&E dienen. Allerdings sollte, wenn dies der Fall ist, es auch dem Kunden mitgeteilt werden. Sonst hat er womöglich das Gefühl, dass er lediglich als Versuchskaninchen dient. Entscheidend ist allerdings, dass das Potenzial für Folgeprojekte nicht unterschätzt werden darf. Gehen Sie einmal Ihre Gesprächsnotizen durch: Waren nicht bei jedem Kunden noch Wünsche offen?

Projekte mit großem Volumen vereinfachen zwar die langfristige Planung, aber gerade für sehr kleine Unternehmen hat die Übernahme von sehr großen Projekten nicht nur Vorteile. Hierzu ein schönes Zitat aus Artikel [1]: "Dont get comfortable with longterm projects. Remember, you are out the market. People will forget you. If you prefer long-term assignments, then you are really an employee at heart, not a consultant."

Es kann also aus folgenden Gründen sinnvoll sein, kleine Projekte durchzuführen:

  • zur Kapazitätsauslastung
  • für die strategische Positionierung
  • zur Finanzierung des F&E Aufwandes
  • zum Geldverdienen

Tipp: Kleine Projekte sind nichts für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Sie dafür oder zum Testen neuer Mitarbeiter zu nutzen ist in der Praxis nicht empfehlenswert. Denn gerade kleinere Projekte lassen keinen Spielraum für individuelle Fehler. Auch wenn Sie einen erfahrenen Softwareentwickler "eingekauft" haben, ist es besser, diesen über Teilaufgaben in ein größeres Projekt einzubinden oder in internen Projekten einzusetzen.

Ist Ihr Interesse am Kunden eher gering, dann beschränken Sie sich lieber von vornherein auf eine Vermittlungsprovision und lassen externe Mitarbeiter das Projekt eigenständig (also auch auf eigene Rechnung) abwickeln. Ein Einsatz von freien Mitarbeitern in Ihrem Auftrag führt unweigerlich zu Koordinationsaufwand, der möglicherweise nicht vom Projektvolumen gedeckt ist.

Zeit sparen im Vergleich zur klassischen Projektplanung

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