Kleine Projekte stehen fast immer unter Zeitdruck. Darunter leidet oft die allgemeine Verwaltung - vor allem während der Durchführung des Projekts. Doch auch wenn wenig Zeit bleibt, können wir auf Verwaltung nicht verzichten, denn der Kunde erwartet auch bei einem kleineren Projektvolumen eine professionelle Begleitung. Schließlich wollen wir uns für größere Projekte empfehlen. Effizient gestalten Sie die administrative Überwachung des Projekts, wenn Sie sich während der Projektdurchführung auf die Erfassung der wichtigsten Daten beschränken: auf die Erfassung und Überwachung der für dieses Projekt aufgewandten Zeit (im folgenden Zeitdaten), der Projektkosten (Ausgaben) und die Beurteilung des Projektfortschritts (Grad der Fertigstellung).

Als Leitfaden für die Projektdurchführung dient uns der aus dem Angebot abgeleitete Projektplan (siehe auch "Kleine Projekte - Teil 1: Wichtige Planungsschritte" von Olaf Clausen, Projekt Magazin 22/00). Die Positionen des Angebots enthalten alle Informationen, die wir für die Projektdurchführung benötigen. Sie beschreiben die einzelnen Arbeitsschritte, definieren die Zeitvorgaben und stellen durch die Verwendung der Fertigstellungstermine auch den Meilensteinplan dar (siehe auch "Professionelle Angebotserstellung leicht gemacht" von Olaf Clausen, Projekt Magazin 14/00). Ein weiterer Vorteil: Gut vorbereite Angebote verringern die Zeit für die Projektadministration erheblich.

Zu diesem Artikels stelle ich Ihnen kostenlos ein erprobtes Tool zur Projektadministration zur Verfügung, das Sie sofort ausprobieren können. Dieses Tool finden Sie gepackt in der ZIP-Datei: klProjekte_2.zip (267 kb).

Entwurf des Layouts an zentraler Stelle

Vor der Zuordnung der einzelnen Arbeitspakete an die Mitarbeiter werden die Benutzeroberfläche oder das Layout entworfen. Wünschenswert wäre, wenn Sie auf eine Projektvorlage für ein einheitliches Design zurückgreifen könnten (z.B. könnte das Design an den Office-Assistenten angelehnt werden). Besteht das Projektteam aus mehr als einem Mitarbeiter, sollte das Design nur von einer Person, z.B. dem Projektverantwortlichen, gestaltet werden. Zwar möchte jeder Entwickler seine Vorstellungen einbringen und sich im Design wiederfinden, aber gerade diese Individualität gefährdet den Projekterfolg. Unweigerlich führt sie zu langwierigen Diskussionen, bei kleinen Projekten ist dafür leider keine Zeit. Daher sollten Sie darauf verzichten.

Arbeitspakete verteilen

Tragen Sie nun die geplanten Arbeitsschritte als Termine in einen Kalender ein, zum Beispiel in Outlook. Denken Sie daran, dass Sie immer nur 60% eines Arbeitstags verplanen. Der Zeitaufwand einer Position im Angebot muss daher auf unseren internen Zeitplan entsprechend umgerechnet werden. Steht im Angebot ein Zeitaufwand von einem Tag mit acht Stunden, erscheinen diese acht Stunden im internen Zeitplan an zwei Tagen, verteilt z.B. auf einmal fünf und einmal drei Stunden. Jeder Mitarbeiter, der mit diesem Projekt betraut wird, erhält einen Projektplan, und die zugeordneten Aufgaben werden mit ihm besprochen.

Die Beispielvorlage (BspAngebot_V4.doc) demonstriert, wie Sie die Angebotspositionen direkt aus dem Winword-Angebot in Outlook an die einzelnen Mitarbeiter als Aufgabe verschicken können. Klicken Sie in der Vorlage auf die Schaltfläche "Positionen als Aufgaben übernehmen". Anschließend werden Sie nach der E-Mail-Adresse des Empfängers und dem Fertigstellungstermin gefragt. Die Aufgabe wird automatisch an den Mitarbeiter versandt.

Für jeden Mitarbeiter sind die Aufgaben nun klar definiert. Woher weiß der Projektleiter aber, wie weit das Projekt fortgeschritten ist? Von seinen Mitarbeitern, die ihm die relevanten Informationen liefern.

Notwendige Daten für die Projektüberwachung

Im Wesentlichen benötigt der Projektleiter zur Überwachung des Projektfortschritts drei Arten von Informationen:

1. Zeitdaten (Erfassung der für das Projekt aufgewandten Zeit)
2. Ausgaben (Projektkosten)
3. Grad der Fertigstellung (Beurteilung des Projektsfortschritts)

Diese Informationen werden vom Projektleiter verdichtet, so dass er feststellt, welche Gesamtkosten bisher im Projekt angefallen sind. Er kann prüfen, ob der Fertigstellungsgrad und der verbrauchte Zeitaufwand im Plan liegen.

1. Zeitdaten - Grundlage für jedes Projektcontrolling

Nach dem Konzept von AnkerPro (Angebotsbasierendes Konzept für erfolgreiches Projektmanagement) - sehen Sie dazu auch Teil 1 dieser Serie) werden Zeitdaten immer einer Position des Projektplans zugeordnet. Der Projektplan kann individuell angepasst und beispielsweise um zusätzliche Positionen wie Akquisition und Support ergänzt werden.