KLUSA 8 – Projektlandschaften in neuer Optik

Die modular aufgebaute PM-Software KLUSA ist auf Portfolio-Planung und Multiprojekt-Steuerung spezialisiert, bietet aber auch viele nützliche Funktionen für die Planung und Steuerung von Einzelprojekten. Damit eignet sich das Tool als integriertes Werkzeug für alle Projektbeteiligten. Die auffälligsten Neuerungen in der mittlerweile achten Version sind die grundlegend überarbeitete Bedienoberfläche und das neue Navigationskonzept. Dr. Mey Mark Meyer stellt die Neuerungen sowie die wichtigsten Funktionen von KLUSA 8 vor.

Mit der Web-Software KLUSA erweiterte das Münchner Beratungsunternehmen OPUS im Jahr 2002 sein Produktportfolio um eine Lösung für das Multiprojekt- und Projektportfolio-Management. Mittlerweile ist die Software bei der Versionsnummer 8 angekommen. Längst bietet das Produkt auch viele nützliche Funktionen für das operative Projektmanagement und eignet sich damit als integriertes Werkzeug für alle Projektbeteiligten. Zu den Anwendern der Software zählen inzwischen namhafte Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen, wie z.B. Infineon Technologies, Intel, Jenoptik und Swiss Life.

Version 8 mit neuem Navigationskonzept

OPUS hat der neuesten KLUSA-Version eine gründlich überarbeitete Bedienoberfläche spendiert, die neben dem aufgefrischten Design mit dem Umstieg auf HTML5 auch technologisch neue Wege geht. Vor allem aber kommt KLUSA nun aufgeräumter und klarer strukturiert daher. Dazu trägt vor allem das neue Navigationskonzept bei.

KLUSA ist in Module aufgeteilt, die jeweils unterschiedliche Zielgruppen ansprechen. Das Projektideen-Modul ermöglicht z.B. jedem Anwender, eigene Ideen zu erfassen und diese unter anderem mit Blick auf Ressourcen, Kosten oder Nutzen zu bewerten. Das Portfolio-Modul bietet dem PMO Funktionen, mit denen die Entscheidung unterstützt wird, welche Projektideen umgesetzt werden. Das Projekt-Modul ist den Projektplanern gewidmet. Hier erfolgt die Planung und Steuerung der einzelnen Projekte. Die Module Management und Ressourcen wenden sich dagegen eher an die Verantwortlichen in der Linienorganisation. Ihnen stellt KLUSA Multiprojekt- und Statusberichte zur Verfügung. Auch Personalanfragen aus den Projekten werden hier analysiert, um den Projekten dann geeignete Mitarbeiter zuzuweisen. "Mein KLUSA" dient Projektmitarbeitern dazu, die eigenen Aufgaben im Blick zu behalten sowie Aufwand und Fortschritt zurückzumelden.

Alle Module findet der Anwender leicht in einem zentralen Menü am oberen rechten Rand des Fensters (Bild 1). Wer besonders schnell zwischen den Modulen wechseln möchte, kann sich entsprechende Links nebeneinander in der Kopfzeile der Software anzeigen lassen. Jedes Modul verfügt über mehrere Themenbereiche, die wiederum einzelne Ansichten bündeln. So unterteilt sich etwa das Modul "Projekte" unter anderem in die Themenbereiche Basisdaten, Projektgegenstand, Team, Terminplan, Ressourcen und Änderungsanträge. Im Bereich Basisdaten finden sich dann auf mehreren Karteireitern Ansichten zu den Projektattributen, den Schlüsselpersonen und den Anforderungen, die dem Projekt zu Grunde liegen. Diese dreistufige Aufteilung ist nach etwas Einarbeitung leicht verständlich. Welche Module, Themenbereiche und Ansichten tatsächlich sichtbar sind, richtet sich zudem immer nach der Anwender-Rolle. Nicht benötigte Ansichten werden ausgeblendet. Das erleichtert die Navigation.

Das zentrale Menü führt zu den einzelnen Modulen

Bild 1: Über das zentrale Menü erreicht der Anwender die einzelnen Module.
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Die neue Oberfläche ist in Bezug auf die Bedienungsfreundlichkeit ein deutlicher Schritt nach vorne. Eingabefelder sind nun mit passenden Werkzeugen verbunden, z.B. mit einem Kalender für Datumsfelder oder einer Auswahlliste zum Nachschlagen von zulässigen Eingabewerten. Weil die Eingabefelder mittels Gruppen strukturiert sind und sich diese Gruppen ein- und ausklappen lassen, bleiben auch umfangreiche Eingabemasken übersichtlich. Insgesamt bietet KLUSA 8 mit der neuen Oberfläche den zeitgemäßen Bedienkomfort moderner Webanwendungen.

Multiprojektmanagement-Portale und Portfolio-Szenarien

KLUSA ist bereits seit langem auf das Multiprojekt- und Projektportfolio-Management spezialisiert. Schon die ersten Versionen boten entsprechende Übersichten und auch das Projektideen-Management fand 2004 bereits früh den Weg in die Software. Den Ablauf von der Projektidee zur Freigabe eines Projekts im Projektportfolio unterstützt die Software heute mit einer ganzen Reihe von Funktionen.

Hilfe auf dem Weg zum optimalen Projektportfolio

Im Ideen-Modul werden nicht nur konkrete Projektideen erfasst, sondern auch solche Ideen, die für sich alleine noch kein Projekt rechtfertigen würden. Sie können bewertet und gebündelt werden. So lassen sich etwa ähnliche Ideen, die unabhängig voneinander eingereicht wurden, verbinden. Ist die Entscheidung gefallen, die Ideen näher zu analysieren, können sie – einzeln oder gebündelt – in ein Projekt bzw. einen Projektantrag umgewandelt werden.

Um über einen solchen Projektantrag fundiert entscheiden zu können, muss er zunächst bewertet werden. Mit den Bewertungstabellen im Portfolio-Modul werden die qualitativen Bewertungskriterien abgefragt. So ist gewährleistet, dass jedes Projekt systematisch auf die wichtigsten Kriterien hin abgeklopft wird, etwa auf die Öffentlichkeitswirksamkeit oder den Beitrag zur Gewinnung weiterer Marktanteile. Welche Kriterien konkret herangezogen werden, konfigurieren die Administratoren des PMO. Sie können die Kriterien somit an strategische Ziele anpassen. Aus der Bewertung der einzelnen Kriterien errechnet KLUSA anschließend eine zusammenfassende Gesamtpunktzahl für das potentielle Projekt. Neben dieser qualitativen Bewertung können auch quantitative Kennzahlen erfasst werden, etwa zu Kosten- und Rentabilitätsaspekten.

Bei der Entscheidung, welche Projektideen und Projekte in das Portfolio aufgenommen werden, hilft die Szenario-Funktion. In einer Übersicht stellt die Software alle Projekte dar, sowohl die laufenden als auch jene im Ideenstadium (Bild 2). Um die Aufnahme eines Projekts in das Portfolio zu simulieren, wird einfach ein entsprechendes Häkchen gesetzt. Wie sich diese Auswahl auf Ressourcen und Budget auswirkt, zeigt ein Histogramm. Mit der Maus können Projekte zudem verschoben werden, um z.B. Lastspitzen auszugleichen. KLUSA simuliert die Änderungen am Portfolio lediglich, sodass sich die Planung laufender Projekte dadurch nicht verändert. Die Projektbeteiligten bleiben von solchen Gedankenspielen somit zunächst einmal unbehelligt. Erst wenn die Portfoliozusammensetzung komplett ist, werden die notwendigen Anpassungen mit den Projektleitern abgestimmt. Die Portfolio-Planung ist damit ein hilfreiches Werkzeug, um vor einer Entscheidung zunächst Was-Wäre-Wenn-Szenarien durchzuspielen.

Übersicht über alle laufenden und potentiellen Projekten

Bild 2: Für die Portfolioplanung stellt KLUSA alle laufenden und potentiellen Projekte in einer Übersicht zusammen. Pro- und Contra-Entscheidungen können ebenso wie Verschiebungen simuliert werden. Die Konsequenzen verdeutlicht das Histogramm.
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Gut vorbereitete Entscheidungen dank Szenarien

Da in den wenigsten Unternehmen Entscheidungen direkt während der Simulation der Varianten getroffen werden, bietet KLUSA die Möglichkeit, jede Portfoliovariante als Szenario zu speichern und zu drucken. So lässt sich die Portfolio-Entscheidung mit mehreren Szenarien vorbereiten. Nachdem das entsprechende Gremium dann entschieden hat, wird einfach das ausgewählte Szenario wieder geladen und in den Zustand "Genehmigt" gesetzt. Die weiteren, nicht verwendeten Szenarien können dann als "Abgelehnt" markiert werden.

Falls komplett unterschiedliche Projektportfolios zu steuern sind, können in KLUSA unabhängige Portale eingerichtet werden. Für jedes Portal sind dann unterschiedliche Zugriffsrechte und Konfigurationen möglich. So können z.B. andere Bewertungskriterien und Statusberichte für interne IT-Projekte verwenden werden als für externe Kundenprojekte. Die einzelnen Portale erfordern keine strikte Mandantentrennung – gemeinsam genutzte Informationen, etwa die Kontaktdaten von Kunden oder Projektphasen, können auch in mehreren Portalen zur Verfügung gestellt werden.

Operatives Projektmanagement im Griff

Mit KLUSA lassen sich Portfolio-Planung und Multiprojekt-Steuerung effektiv umsetzen. Im Idealfall bietet eine Projektmanagement-Software allerdings auch Werkzeuge, um die Planung und Steuerung der einzelnen Projekte zu integrieren. Das vermeidet doppelte Eingaben: Die Projektleiter können Projektdaten, die sie für die eigene Planung bereits erfasst haben, direkt für das Berichtswesen des Multiprojektmanagements benutzen.

Dass die Software diese grundlegenden Aufgaben des Einzelprojektmanagements ebenfalls abdeckt, soll nur kurz erwähnt werden: Die einfache Ablauf- und Terminplanung im interaktiven Gantt-Diagramm reicht für viele Projekte aus (Bild 3). Wer allerdings Projekte plant, die in diesem Bereich differenzierte Anforderungen stellen, wie z.B. bei Bauzeitenplänen, dürfte Funktionen wie Termineinschränkungen und spezielle Vorgangskalender vermissen. Das Ressourcenmanagement deckt KLUSA dagegen recht umfangreich ab. So ist z.B. auch die Planung nach Skills möglich. Für Anfragen aus dem Projekt steht das Ressourcen-Modul zur Verfügung, in dem Ressourcen-Manager die passenden Mitarbeiter für eine Projektaufgabe suchen können, um sie dann dem Projekt zuzuweisen.

Detailplanung der Projektaktivitäten

Bild 3: Die Detailplanung der Projektaktivitäten erfolgt in KLUSAs Terminplanungs-Ansicht.
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Gesteuerte Informationen statt Automatismen

Wichtig ist bei einer integrierten Lösung für Einzel- und Multiprojektmanagement, dass die Projektleiter die Kontrolle darüber behalten, welche Informationen sie mit Ihren Berichten weitergeben. KLUSA kann einerseits Auswertungen und Kennzahlen direkt aus den aktuellen Projektdaten ableiten. Für Berichte und Dashboards, die z.B. aktuelle Kosteninformationen und Ist-Aufwände zeigen sollen, ist dies auch oft der sinnvollste Ansatz. Wer möchte, kann sich solche Auswertungen der Software sogar direkt als PowerPoint-Präsentationen erstellen lassen. Neben diesen Live-Daten-Auswertungen unterstützt KLUSA auch ein regelmäßiges Statusberichtswesen aus den Projekten, bei dem die Projektleiter die berichteten Daten bewusst zusammenstellen und mit eigenen Kommentaren ergänzen können. Auch wenn die Freigabe des Berichts noch nicht mit einem Workflow unterstützt wird, so hat der Anwender doch die Möglichkeit, die aktuellen Zahlen aus der Projektplanung nochmals zu bewerten, bevor er den Projektbericht als gültig markiert und damit abgibt.

Um Abhängigkeiten zwischen verschiedenen (Teil-)Projekten zu berücksichtigen, können Meilensteine aus anderen Projekten als Kopien in das eigene Projekt übernommen werden. Dort lassen sie sich nicht verändern, geben dafür aber immer den aktuellen Stand des anderen Projekts wieder. Somit werden Terminkonflikte zwischen den Projekten deutlich, ohne dass dies die Planung des jeweils anderen Projekts beeinflusst. KLUSA unterstützt stattdessen die Abstimmung im Team: Projektleiter, die einen solchen Terminkonflikt beheben wollen, können sich eine Planvariante erstellen. Diese ist zunächst nur für sie sichtbar. Erst wenn sie mit den anderen Beteiligten besprochen und abgestimmt wurde, wird sie als aktive Variante gewählt und damit für alle anderen Anwender sichtbar.

All diese Funktionen helfen den Projektplanern, die Kontrolle über die freigegebenen Informationen ihres Projekts zu behalten. Damit kann die Projektelandschaft in KLUSA integriert betrachtet werden, ohne dass dies zu unvorhergesehenen Effekten führt.

Auch abseits der klassischen PM-Software-Aufgaben bietet KLUSA zusätzliche Funktionen, die im Projektalltag nützlich sind. Dazu gehören z.B. ein Dokumentenmanagement, die Verwaltung von Änderungsanträgen sowie das Risiko- und Chancen-Management inklusive angeschlossenem Maßnahmenmanagement.

Die Managementperspektive im Blick

Im Management-Modul wird der Ursprung der Software als Werkzeug für das Multiprojekt-Berichtswesen auch heute noch deutlich. Das Modul richtet sich vor allem an Führungskräfte (Bild 4). Ihnen und dem PMO liefert es in kompakter Form wichtige Informationen über die Projekte in ihrem Bereich. Neben den Projektstatusberichten finden sich im Management-Modul z.B. Risiko-Einschätzungen, Projekt-Ecktermine und Phasenübersichten für alle Projekte.

Management-Modul mit Informationen zur Projektlandschaft

Bild 4: Das Management-Modul liefert zusammengefasste Informationen zur Projektlandschaft.
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Für den schnellen Überblick eignet sich auch das neue Maßnahmenmanagement, mit dem sich projektübergreifend bestimmte Typen von Aktivitäten und Maßnahmen darstellen lassen. So könnten z.B. alle Testvorgänge in den Projekten klassifiziert werden. In der Ansicht kann der Anwender dann aus einer Projektliste die Projekte und Programme auswählen, die ihn interessieren und sich mit Filtern sämtliche Testaktivitäten aus diesen Projekten sowie deren Statusinformationen ansehen. Solche nützlichen Auswertungen sind mit wenigen Klicks erstellt. Noch lassen sich die Einstellungen allerdings nicht als unterschiedliche Varianten speichern, um sie später schneller wieder aufrufen zu können.

Das Management-Modul wird durch das Unternehmens-Modul ergänzt. Als CRM- und Kontaktdatenbank sammelt es die Informationen zu Kunden, Lieferanten und Projektpartnern. Welche Projekte gerade für einen bestimmten Kunden durchgeführt werden, wie die Kontaktdaten des Teilprojektverantwortlichen beim Projektpartner lauten und welche Produkte ein Lieferant zu welchen Konditionen anbietet – all diese Informationen stehen dem Anwender direkt in KLUSA zur Verfügung. Mit der Lieferantenbewertung können Erfahrungen von einem Projekt zum nächsten weitergegeben werden. Das integrierte Dokumentenmanagement-System verbindet Angebote, Verträge und sonstige Dokumente direkt mit dem zugehörigen Kontakteintrag.

Systemvoraussetzungen und Lizenzbedingungen

KLUSA arbeitet sowohl beim Server als auch bei den Clients mit Microsoft-Betriebssystemen. Als Datenbank kommt Oracle zum Einsatz. Anwender benötigen lediglich einen Browser – seit Version 8 läuft die Software nicht nur auf dem Internet Explorer sondern auch auf weiteren gängigen Browsern wie Chrome, Firefox, Opera und dem neuen Microsoft-Browser Edge. Auch wenn in der Version 8 der Umstieg auf HTML5 begonnen wurde und an vielen Stellen bereits umgesetzt ist, basieren einzelne Funktionen derzeit noch auf Adobes Flex-Technologie. Für den Betrieb der Software ist daher auf den Arbeitsplatzrechnern derzeit noch der Adobe Flash Player erforderlich.

Bei der Lizenzierung besteht die Wahl zwischen drei Varianten: Eine kostenlose Demo-Version ermöglicht den kostenfreien Zugang zur Software und ist damit vor allem für Tests geeignet. Für den produktiven Einsatz in Multiprojektumgebungen eignet sich die Professional-Edition. Sie umfasst die Ablauf- und Terminplanung, Änderungsanträge, Aufgabenmanagement und einige Berichtsfunktionen. Die Enterprise-Edition bietet den vollen Funktionsumfang inklusive Ideen-, Portfolio- und Ressourcenmanagement. Preise nennt der Anbieter auf Anfrage.

Neben der Möglichkeit, das System auf eigenen Servern zu betreiben, ist KLUSA auch als Software as a Service (SaaS) verfügbar. Der Hersteller, OPUS, übernimmt die komplette Verwaltung aller Serverkomponenten, dabei werden sämtliche Komponenten im OPUS-eigenen Rechenzentrum in Deutschland betrieben.

Fazit

Die Stärke von KLUSA besteht darin, Projekt-Informationen aus einer umfangreichen Projektlandschaft in übersichtlicher Form zusammenzutragen. Von den kleineren Ideen und deren Bündelung über konkrete Projektideen und ‑anträge bis zur Projektdurchführung bietet die Software auch viele Funktionen für das operative Projektmanagement und das Einzelprojektmanagement. Von besonderer Bedeutung ist dabei aber immer die projektübergreifende Auswertung. Dies wird nicht nur im Portfolioplanungs-Modul sondern auch im Management-Modul mit seinen zahlreichen Multiprojektmanagement-Ansichten deutlich. Wo es vor allem darauf ankommt, eine größere Zahl von Projekten mit einheitlichen Planungsmethoden und Auswertungen im Blick zu behalten, dürfte die Software ihre Stärken ausspielen. Dank der recht unabhängig voneinander zu konfigurierenden Projektportale kann KLUSA auch dann als einheitliche Lösung eingesetzt werden, wenn unterschiedliche Projekttypen in mehreren Bereichen verschiedenartige Anforderungen an das Projektmanagement stellen. Eine Gesamtübersicht über F&E-, IT- und Kundenprojekte in einem Unternehmen ist somit möglich, ohne dass diese deswegen zwingend einer einheitlichen PM-Methodik folgen müssten.

Dank der klar strukturierten Oberfläche fällt die Einarbeitung in KLUSA leicht. Die einzelnen Module fassen jeweils die Funktionen für einen bestimmten Anwenderkreis sinnvoll zusammen. Dadurch kommen viele Benutzer mit wenigen Modulen aus, was die Orientierung vereinfacht. Bei der Bedienung hat die aktuelle Version 8 nochmals einen deutlichen Sprung nach vorne gemacht. Bis alle Module auf HTML5 umgestellt sind, wird es noch eine Weile dauern, doch die neue Version 8 liefert bereits eine klare Antwort des Herstellers auf die Möglichkeiten der neuen Web-Technologien.

Kontakt

OPUS GmbH, Landsberger Straße 290, 80687 München, Deutschland, Tel: +49 (0) 89 45229 100, E-Mail:  info@klusa.com, Internet:  www.klusa.com

 
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