Microsoft Excel - Offene Aufgaben auf einen Blick

Wenn Sie Aufgaben oder Arbeitspakte in einem Projekt mit Hilfe von Microsoft Excel-Listen verwalten, werden Sie in regelmäßigen Abständen wissen wollen, welche der Aufgaben oder Arbeitspakete noch nicht beendet wurden. Dazu brauchen Sie aber nicht Zeile für Zeile Plan- und Ist-Daten miteinander zu vergleichen, sondern können Microsoft Excel die Arbeit überlassen. Dieter Schiecke zeigt in diesem Tipp, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen müssen, damit Microsoft Excel alle unerledigten Aufgaben farbig hervorhebt. Guido Fergin, ein Leser des Projekt Magazins, hat uns einen Vorschlag geschickt, wie man die hier vorgestellte Lösung um eine praktische Funktion erweitern kann. Er beschreibt, wie sich zusätzlich auch Aufgaben hervorheben lassen, deren Termin bereits überschritten wurde. Wie das im Einzelnen geht, lesen Sie am Ende dieses Tipps.

Wenn Sie Aufgaben oder Arbeitspakte in einem Projekt mit Hilfe von Excel-Listen verwalten, werden Sie in regelmäßigen Abständen wissen wollen, welche der Aufgaben oder Arbeitspakete noch nicht beendet wurden. Dazu brauchen Sie aber nicht Zeile für Zeile Plan- und Ist-Daten miteinander zu vergleichen, sondern können Excel die Arbeit überlassen. Dieser Tipp zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen müssen, damit Excel alle unerledigten Aufgaben optisch hervorhebt.

Lösung planen

Die fertige Lösung sehen Sie in Bild 1. Bei allen nicht abgeschlossenen Aufgaben in der Tabelle wird die zugehörige Nummer in Spalte B rot und fett dargestellt. Die Funktion, die Routinearbeiten dieser Art automatisch erledigt, ist die Bedingte Formatierung. Sie müssen nur festlegen, unter welchen Bedingungen Excel die Nummer in Spalte B hervorheben soll.

Bild 1: nicht erledigten Posten werden farbig hervorgehoben.

Im Beispiel müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  1. Zum einen muss in der Spalte "geplant am" (Spalte K) bereits ein Datum für die Fertigstellung festgelegt worden sein. Das können Sie in dem Fall mit Hilfe der Funktion "ISTZAHL" überprüfen, denn ein Datum ist für Excel eine Zahl.
  2. Zum anderen muss die Spalte "erledigt am" (Spalte L) leer sein. Würde dort ein Datum im Sinne eines Erledigt-Vermerks stehen, dann wäre die Aufgabe bereits erledigt. Hier hilft die Funktion "ISTLEER".

Da beide Kriterien gleichzeitig zutreffen müssen (Planungsdatum vorhanden, aber noch kein Erledigt-Vermerk), ist es notwendig, dass Sie diese während der Prüfung verknüpfen. Verwenden Sie dazu die Funktion "UND".

Die Lösung verbindet diese genannten drei Funktionen mit dem Befehl Bedingte Formatierung.

Anzeige
Jetzt kostenlos weiterlesen!
Abonnenten des Projekt Magazins wissen mehr!
Starten Sie jetzt unser 4-wöchiges Kennenlern-Angebot: Die Anmeldung dauert nur ein paar Minuten – Sie können also gleich weiterlesen.
  • KostenlosDas Kennenlern-Angebot kostet Sie nichts.
  • Kein RisikoSie können jederzeit kündigen, ohne dass Ihnen Kosten entstehen.
  • Einen Monat lang alles lesen4 Wochen Online-Zugriff auf alle Inhalte des Projekt Magazins.
Tech Link