Microsoft Excel - Offene Aufgaben auf einen Blick

Wenn Sie Aufgaben oder Arbeitspakte in einem Projekt mit Hilfe von Microsoft Excel-Listen verwalten, werden Sie in regelmäßigen Abständen wissen wollen, welche der Aufgaben oder Arbeitspakete noch nicht beendet wurden. Dazu brauchen Sie aber nicht Zeile für Zeile Plan- und Ist-Daten miteinander zu vergleichen, sondern können Microsoft Excel die Arbeit überlassen. Dieter Schiecke zeigt in diesem Tipp, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen müssen, damit Microsoft Excel alle unerledigten Aufgaben farbig hervorhebt. Guido Fergin, ein Leser des Projekt Magazins, hat uns einen Vorschlag geschickt, wie man die hier vorgestellte Lösung um eine praktische Funktion erweitern kann. Er beschreibt, wie sich zusätzlich auch Aufgaben hervorheben lassen, deren Termin bereits überschritten wurde. Wie das im Einzelnen geht, lesen Sie am Ende dieses Tipps.

Microsoft Excel - Offene Aufgaben auf einen Blick

Wenn Sie Aufgaben oder Arbeitspakte in einem Projekt mit Hilfe von Microsoft Excel-Listen verwalten, werden Sie in regelmäßigen Abständen wissen wollen, welche der Aufgaben oder Arbeitspakete noch nicht beendet wurden. Dazu brauchen Sie aber nicht Zeile für Zeile Plan- und Ist-Daten miteinander zu vergleichen, sondern können Microsoft Excel die Arbeit überlassen. Dieter Schiecke zeigt in diesem Tipp, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen müssen, damit Microsoft Excel alle unerledigten Aufgaben farbig hervorhebt. Guido Fergin, ein Leser des Projekt Magazins, hat uns einen Vorschlag geschickt, wie man die hier vorgestellte Lösung um eine praktische Funktion erweitern kann. Er beschreibt, wie sich zusätzlich auch Aufgaben hervorheben lassen, deren Termin bereits überschritten wurde. Wie das im Einzelnen geht, lesen Sie am Ende dieses Tipps.

Wenn Sie Aufgaben oder Arbeitspakte in einem Projekt mit Hilfe von Excel-Listen verwalten, werden Sie in regelmäßigen Abständen wissen wollen, welche der Aufgaben oder Arbeitspakete noch nicht beendet wurden. Dazu brauchen Sie aber nicht Zeile für Zeile Plan- und Ist-Daten miteinander zu vergleichen, sondern können Excel die Arbeit überlassen. Dieser Tipp zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen müssen, damit Excel alle unerledigten Aufgaben optisch hervorhebt.

Lösung planen

Die fertige Lösung sehen Sie in Bild 1. Bei allen nicht abgeschlossenen Aufgaben in der Tabelle wird die zugehörige Nummer in Spalte B rot und fett dargestellt. Die Funktion, die Routinearbeiten dieser Art automatisch erledigt, ist die Bedingte Formatierung. Sie müssen nur festlegen, unter welchen Bedingungen Excel die Nummer in Spalte B hervorheben soll.

Bild 1: nicht erledigten Posten werden farbig hervorgehoben.

Im Beispiel müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  1. Zum einen muss in der Spalte "geplant am" (Spalte K) bereits ein Datum für die Fertigstellung festgelegt worden sein. Das können Sie in dem Fall mit Hilfe der Funktion "ISTZAHL" überprüfen, denn ein Datum ist für Excel eine Zahl.
  2. Zum anderen muss die Spalte "erledigt am" (Spalte L) leer sein. Würde dort ein Datum im Sinne eines Erledigt-Vermerks stehen, dann wäre die Aufgabe bereits erledigt. Hier hilft die Funktion "ISTLEER".

Da beide Kriterien gleichzeitig zutreffen müssen (Planungsdatum vorhanden, aber noch kein Erledigt-Vermerk), ist es notwendig, dass Sie diese während der Prüfung verknüpfen. Verwenden Sie dazu die Funktion "UND".

Die Lösung verbindet diese genannten drei Funktionen mit dem Befehl Bedingte Formatierung.

Lösung umsetzen

Da die Nummern in Spalte B hervorgehoben werden sollen, muss die Bedingte Formatierung für diese Spalte angewendet werden. Gehen Sie für das oben abgebildete Beispiel wie folgt vor:

  • Markieren Sie die Nummern, in dem Fall B3 bis B12.
  • Rufen Sie anschließend den Menübefehl Format / Bedingte Formatierung auf (Bild 2).
  • Ändern Sie zuerst oben links den Eintrag von "Zellwert ist" zu "Formel ist". So können Sie nicht nur Zahlenwerte, sondern ganze Formeln als Kriterien für die durchzuführende Formatierung festlegen.
  • Tragen Sie in das freie Eingabefeld daneben die folgende Formel ein:
    =UND(ISTZAHL(K3);ISTLEER(L3)).
  • Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche "Format".
  • Wechseln Sie im nun folgenden Dialogfeld zur Registerkarte "Schrift". Wählen Sie dort im Feld "Farbe" das "Rot" und unter Schriftschnitt den Eintrag "Fett".
  • Schließen Sie den Vorgang mit zweimal OK ab.

Bild 2: Die Formel im Dialogfeld Bedingte Formatierung.

Auf diese Weise haben Sie stets einen aktuellen und schnellen Überblick über alle Aufgaben oder Arbeitspakete, die noch nicht abgeschlossen sind.

Lösung erweitern

Folgende Ergänzung stammt von unserem Leser Guido Fergin. Er schlug vor, die bedingte Formatierung so zu erweitern, dass man nicht nur alle offenen Aufgaben auf einen Blick erkennt, sondern auch feststellen kann, bei welchen Aufgaben der geplante Termin bereits überschritten ist (Bild 3).

Bild 3: Die erweiterte Lösung, bei der alle überschrittenen Termine rot hervorgehoben werden.

Um die beiden Fälle "Aufgabe nicht erledigt" und "Aufgabe nicht erledigt und Termin liegt in der Vergangenheit" durch verschiedene Formatierungen zu unterscheiden, benötigt man eine zweite Bedingungen im Dialogfeld "Bedingte Formatierung" (Bild 4). Sie wird vor die bereits vorhandene Formel eingefügt und prüft durch die Abfrage "E3<=HEUTE()", ob der Termin in der Spalte "Planung" in der Vergangenheit oder in der Zukunft liegt. Die vollständige Formel lautet: =UND(ISTZAHL(E3);ISTLEER(F3);E3<=HEUTE()).

Bild 4: Durch eine zusätzliche Bedingung werden auch Terminüberschreitungen gekennzeichnet.

Zu beachten ist bei dieser Lösung, dass man die bedingte Formatierung für jede Spalte einzeln eintragen bzw. anpassen muss, wenn sich die Formatierung über die gesamte Tabelle erstrecken soll.

Bewertungen und Kommentare

(nur angemeldete Benutzer)

Diese Funktion steht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung. Jetzt einloggen
Gesamt
Bewertungen 2
Alle anzeigen